Gezondheidszorg richt zich te veel op systemen

Gedreven door toegenomen marktwerking zijn er de afgelopen jaren grote veranderingen geweest in de gezondheidszorg. De rol van ict is daarbij steeds groter geworden en dat is niet verwonderlijk: de overheid, patiëntenorganisaties maar met name de politiek en de verzekeraars stellen steeds hogere eisen aan kwaliteit, veiligheid en efficiency. Experts zijn het erover eens dat ict een groot deel van de oplossingen moet bieden om aan de gestelde eisen tegemoet te komen.

Hoewel zorginstellingen zwaar hebben geïnvesteerd in software-applicaties van verschillende leveranciers in de afgelopen decennia, hebben zij nog maar relatief weinig aandacht besteed aan de efficiency-slag die zij kunnen maken op het gebied van informatie-uitwisseling. Door de uitwisseling van informatie beter te orchestreren kunnen zorgaanbieders de productiviteit en efficiency aanzienlijk verbeteren. Dit is een uitstekende manier om ‘Smart-IT' binnen de gezondheidszorg naar een hoger plan te krijgen.

Interoperabiliteit

Informatie-uitwisseling is een essentieel onderdeel van het zorgproces. Om efficiënt te kunnen werken moet informatie voor iedereen binnen de zorgketen toegankelijk zijn. Daarnaast is het belangrijk te kijken naar de duurzaamheid van informatie. Als bron van informatie over het handelen van mensen en organisaties zijn archieven namelijk niet alleen vandaag relevant, maar ook morgen, overmorgen en lang daarna. Er moet voorkomen worden dat informatie in de toekomst verloren gaat doordat het niet goed bewaard of zelfs niet meer geopend kan worden. Door gebruik te maken van (open) standaarden kunnen veel problemen voorkomen worden en effiency-slagen gemaakt worden.

Er zijn verschillende documentstandaarden die kunnen worden ingezet, zoals odf, pdf/A en pdf 1.7. Een voordeel van het gebruik van pdf is dat het de mogelijkheid biedt om verschillende informatiebronnen zoals aantekeningen van artsen, röntgenfoto's en analyses van bloedmonsters, op een veilige manier te delen. Hiermee raakt pdf aan het hete hangijzer van interoperabiliteit. Te vaak is het nog te lastig om gegevens op een uniforme manier uit te wisselen. Niet iedereen in de keten beschikt over eenzelfde soort systemen en eenzelfde soort applicaties. Iedereen die een gratis pdf-reader gebruikt, kan die informatie bekijken en ermee interacteren.

Documentbeveiliging

Een belangrijk struikelblok voor volledige implementatie en acceptatie van Elektronische Patiënten Dossiers (epd's) is beveiliging. De zorgen daaromheen richten zich nagenoeg altijd op de systemen en bijna nooit op documenten. Toch zal ook epd-informatie vroeg of laat in het proces een keer moeten condenseren in een documentformaat. Pdf is dan een logische keuze omdat daarmee de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van documenten beter worden beschermd. Ppdfdocumenten kunnen op een veiligere manier worden gedistribueerd en beschikbaar gesteld, zowel intern binnen de zorginstelling als voor de buitenwereld, omdat de beveiliging die aan het pdf-document wordt toegekend, permanent in het bestand zelf is ingebouwd. Het toegangsbeheer en de machtigingen reizen mee met het document en zorgen ervoor dat onbevoegde gebruikers de vertrouwelijke informatie niet kunnen bekijken of doorsturen. Dit biedt de volgende voordelen:
– Een permanente integriteit van het document door middel van digitale handtekeningen is gewaarborgd,
– Veranderingen in het document zijn te registreren,
– Inhoud is beschermd tegen toegang door onbevoegden,
– Voorkomen wordt dat auteurs of afzenders weerleggen dat zij documenten hebben gemaakt of verzonden.

PDF-formulieren

Het is een goede zaak dat de zorgsector bewust bezig is met innovatie, maar dit zal niet het gewenste resultaat opleveren als er niet ook wordt gekeken naar de mogelijkheden die er zijn om de efficiëntie van documentgerelateerde processen te verbeteren. Ook het slimmer inzetten van elektronische formulieren wordt nog vaak over het hoofd gezien, terwijl het een mooie kans is om kosten te reduceren.

Niet zelden komt het voor dat er bij een bezoek aan een zorginstelling een formulier moet worden ingevuld. Lastig, want niet iedereen beschikt altijd over de benodigde informatie of heeft een mooi handschrift. Als er een fout wordt gemaakt bij het invullen dan moeten items worden doorgekrast waardoor het formulier rommelig wordt. Het daadwerkelijke probleem is echter dat er totaal niet voldaan wordt aan de vraag voor self-service. Een patiënt is meer-en-meer een klant en klanten zijn gewend om thuis, via de pc een formulier in te vullen wanneer hen dat het beste uitkomt. Hoeveel zorginstellingen bieden invulbare pdf-formulieren aan via het web? Wanneer je Google laat zoeken op de term "patiëntenformulier" dan vind je momenteel 201.000 hits. Kijkend naar de eerste tien resultaten van alle gevonden hits, ontstaat al vrij snel een representatief beeld van de huidige situatie:
– 6 formulieren worden aangeboden als niet invulbare pdf,
– 1 formulier wordt aangeboden als Microsoft Word document,
2 formulieren worden aangeboden als html,
1 formulier wordt aangeboden als invulbare pdf,

De enige echt invulbare pdf was nota bene een bezwaarformulier voor het elektronische patiëntendossier. Die ironie terzijde betekent dit dus dat het leeuwendeel van de formulieren nog steeds uitgeprint moet worden om vervolgens met de hand in te vullen. Dat is niet een grote verbetering ten opzichte van het terplekke invullen van een formulier bij de zorginstelling en dat terwijl er veel voordelen zitten aan het aanbieden van invulbare pdf-formulieren:
– Blije patiënten die niet twintig minuten eerder aan hoeven te komen om formulieren in te vullen ,
– Leesbare formulieren…geen noodzaak om slecht handschrift van patiënten te ontcijferen,
– Bespaar geld door formulieren niet te printen,
– Wees groen! Minder printen is goed voor het milieu,
– Gegevens kunnen worden geëxtraheerd uit het formulier om te herbruiken in databases of systemen,
– Tijd en geld wordt bespaard omdat de informatie niet handmatig opnieuw hoeft te worden ingevoerd

Het gebruik van pdf heeft gelukkig al een forse opmars gemaakt binnen de gezondheidszorg, maar de toepassing ervan is nagenoeg altijd nog gericht op het idee dat pdf 'zomaar' een bestandsformaat is. Door anders te kijken naar pdf en te onderkennen dat het niet een statische representatie van een document is maar een dynamisch documentformaat, ontstaan er nieuwe workflows die uiteindelijk kunnen bijdragen aan een professionele gezondheidszorg tegen lagere kosten. Daar worden we allemaal beter van.