Europese aanbestedingen in de ICT-branche

Al een flink aantal jaren is er vanuit Brussel de verplichting voor overheidsinstellingen om de producten en diensten die ze in willen kopen (als de totale besteding een bepaald geldbedrag overschrijdt), Europees aan te besteden. Dit houdt in dat ze publiek moeten maken wat ze willen inkopen, welke eisen ze daaraan stellen en welke criteria ze gebruiken om uiteindelijk een aanbieder te kiezen. Geïnteresseerde leveranciers krijgen de gelegenheid een aantal vragen te stellen en uiteindelijk kunnen zij een offerte uitbrengen. Deze regels zijn door Brussel ingesteld om open en eerlijke concurrentie tussen leveranciers uit heel Europa te bevorderen en iedereen gelijke kansen te geven bij het verwerven van overheidsopdrachten ook over landsgrenzen heen.

De praktijk van Europese aanbestedingen leidt echter ook tot een aantal nadelige gevolgen. Ten eerste moet de aanbestedende partij (de overheidsinstelling) alle eisen en wensen die men stelt aan de in te kopen producten of diensten heel goed in kaart brengen. Dat is natuurlijk altijd verstandig, maar in dit geval wordt dat nog een stuk belangrijker omdat er in een later stadium geen aanvullende eisen meer gesteld mogen worden. Het kan natuurlijk heel gemakkelijk voorkomen dat de ene leverancier een bepaald voordeel heeft dat niet in het oorspronkelijke pakket van eisen, wensen en criteria opgenomen was (omdat de aanbestedende instantie er eenvoudigweg niet aan gedacht had). In dat geval mag dat voordeel niet meespelen in de uiteindelijke gunning van de opdracht. Dit heeft als nadeel dat de aanbestedende partij veel tijd moet investeren in het inventariseren en het precies beschrijven van de eisen, wensen en beoordelingscriteria. Dat kost veel tijd en dus geld.

Een ander nadeel is dat als men toch een criterium vergeten blijkt te zijn, dit niet meer meegenomen mag worden en de kans dus bestaat dat de opdracht niet aan de meest geschikte partij gegund kan worden. Ook de leverancier zal veel tijd moeten steken in het maken van de offerte; alle zaken die van belang zijn voor de gunning moeten netjes op papier gezet worden (de vragen die de aanbestedende partij stelt, moeten allemaal beantwoord worden). Dit leidt tot een dermate grote hoeveelheid werk dat kleinere leveranciers het bijna niet meer kunnen opbrengen hieraan deel te nemen en dat zij dus hierdoor in feite in de praktijk worden uitgesloten. Als alle kosten (zowel aan de kant van de aanbestedende partij als aan de kant van de leveranciers) bij elkaar geteld worden, is het de vraag of de kosten nog wel tegen de baten opwegen.

Een ander nadeel is de juridische procedures die op een Europese aanbesteding kunnen volgen. Een partij die niet geselecteerd is, kan naar de rechter stappen en vaak moet de levering van het product of de dienst dan uitgesteld worden. Omdat dergelijke procedures lang kunnen duren (inclusief het in hoger beroep gaan van beide partijen), kan hierdoor een onacceptabele vertraging in een project optreden. Het Electronisch Kind Dossier is hier een voorbeeld van (zie kader). Dit project heeft jaren vertraging opgelopen door juridische procedures rondom aanbesteding.

Ook blijkt vaak dat leveranciers, omdat ze erg graag aan de gestelde criteria willen voldoen, creatief omgaan met het beantwoorden van de vragen. Ze hopen dan dat, als ze eenmaal geselecteerd zijn, in de praktijk de soep niet zo heet gegeten zal worden als ze is opgediend. Een recente rechtelijke uitspraak heeft vastgesteld dat de aanbestedende instantie niet verplicht is de door een leverancier gegeven antwoorden te checken op realiteitsgehalte zolang er geen gerede twijfel is. De rechter beschermt dus de leverancier die creatief met de beantwoording van de vragen omgaat ten koste van andere inschrijvers.

Al met al is de vraag of we met deze Europese aanbestedingen niet een beetje doorgeschoten zijn. De uitgangspunten zijn goed en de doelstellingen (gelijke kansen voor alle leveranciers) zijn ook prima, maar de uitwerking in de praktijk blijkt toch zoveel nadelen te hebben, dat de vraag zich opdringt of het middel ondertussen niet erger aan het worden is dan de kwaal.