Virtuele kantoren getest in drie delen

Het lokaal draaien van kantoorsoftware is snel, maar kent ook beperkingen. Zo is informatie delen niet altijd even eenvoudig, zeker niet voor mobiele medewerkers en telewerkers. Bovendien kun je niet met elke pc of notebook vanaf elke locatie bij je data.

Met ContactOffice en Viadesk kun je je data ook in de cloud plaatsen. Google pakt het met Apps Premier nog anders aan: ook de applicaties bevinden zich in de cloud. Welke aanpak werkt het best?

Zowat elk bedrijf heeft desktop-pc's met Windows en Office draaien. Dat is de standaard. Maar dat is een probleem voor werknemers die uithuizig zijn en geen bedrijfsnotebook ter beschikking hebben. Of die niet via het internet bij hun data kunnen. Daarnaast vereist lokaal geïnstalleerde software ook aardig wat licenties en extra onderhoud. Bovendien weten we allemaal dat werken onder Windows allerlei beveiligingsrisico's met zich meebrengt, dus moet je ook nog eens investeren in de noodzakelijke beveiligingssoftware en de updates en upgrades daarvan. Medewerkers die regelmatig de baan op moeten, kunnen wel via vpn's documenten, e-mails en kalenderinformatie uitwisselen met de thuisbasis, maar wat als die notebook defect raakt of gestolen wordt? En informatie echt synchroon houden tussen een notebook en een desktop-pc loopt ook niet altijd van een leien dakje.

Geen wonder dus, dat er steeds meer interesse komt voor 'hosted' oplossingen, ook wel clouddiensten of cloudapplicaties genoemd. Hierbij bevinden de gegevens en/of kantoortoepassingen zich op een internetserver van een dienstenleverancier of van je eigen bedrijf. De gebruikers van die applicaties hoeven dan alleen maar een pc of notebook met internettoegang en een browser te hebben en na een inlog kunnen ze meteen aan de slag. De webinterface heeft nog andere voordelen: je kunt gebruik maken van thin clients, of van pc's of notebooks die onder Linux werken en dus veel veiliger zijn, zonder dat je noodzakelijkerwijze moet investeren in beveiligingssoftware voor op de desktop. Bovendien hoef je je hardware ook veel minder vaak of zelfs zo goed als niet te upgraden als er op een desktop-pc of een notebook alleen maar een webbrowser draait. Het is immers de processorkracht van de server(s) die bepaalt hoe vlot de hosted applicaties werken.

Minpunten

Ook al lijken cloudapplicaties en -diensten erg modern en nieuw, in feite zijn ze dat niet. Door de jaren heen is dat concept al verschillende keren van naam veranderd. Herinner je je nog de netwerkcomputer uit de jaren '90, 'service based computing', het 'virtuele kantoor', ASP, thin clients, SaaS, noem maar op? In feite gaat dat allemaal over gehoste applicaties en diensten. Om de populariteit van deze benadering nieuw leven in te blazen, wordt het van tijd tot tijd opnieuw 'uitgevonden'. Dat doet natuurlijk de vraag rijzen waarom die populariteit dan steeds taant. Dat heeft vooral te maken met prestaties. Je hebt echt een bijzonder pittige breedbandinternetverbinding om geen problemen met de werksnelheid te hebben. Dat is zeker het geval als ook de applicaties via het internet worden aangesproken.

Een ander nadeel heeft te maken met updates en upgrades. In de cloud gebeuren die immers volledig buiten jouw controle om. Je zult het vast niet op prijs stellen als zo'n upgrade wijzigingen in de functionaliteit of de gebruikersinterface tot gevolg heeft. En het verdwijnen van eigen software kan ook heel wat kennis en bekwaamheid in verband daarmee doen verdwijnen in je onderneming. Als je hiermee rekening houdt bij het nemen van een weloverwogen beslissing, kan werken in de cloud een meerwaarde betekenen.

In dit artikel bespreken we drie gehoste kantooroplossingen. ContactOffice en Viadesk zijn producten van lokale Belgische en Nederlandse spelers en bestaan al sinds 1999. Hun aanbod neemt het op tegen Apps Premier van de Amerikaanse gigant Google. Microsoft Office Live Small Business is nog steeds niet bij ons beschikbaar en hebben we dus niet behandeld.

ContactOffice

ContactOffice komt uit België, maar heeft ook een specifiek op Nederland gericht aanbod. Het bedrijf is sinds 1999 met gehoste kantoordiensten bezig. Volgens eigen zeggen heeft ContactOffice enkele honderdduizenden abonnementen lopen plus enkele honderden gepersonaliseerde versies van ContactOffice. Dat personaliseren is een optie, om je eigen stempel op de interface te drukken, met inbegrip van je eigen bedrijfsnaam en logo's. Gehost werken is overigens niet verplicht, al zullen we hier alleen die optie behandelen: je kunt er ook voor kiezen de dienst op je eigen servers te draaien.

ContactOffice is een vrij volledig virtueel kantoor. Het verwacht wel dat je alle benodigde applicaties zelf hebt draaien. Bij ContactOffice gaat het immers voornamelijk om centrale en beveiligde opslag en het delen van gegevens, niet om het in de cloud draaien van de kantoorapplicaties zelf. Je hebt dus behalve je webbrowser ook een kantoorsuite nodig. Dat hoeft niet die van Microsoft te zijn: een moderne Linux met bijvoorbeeld OpenOffice.org werkt ook prima, net als Gnome of KDE Office. Er is ook ondersteuning voor mobiele toestellen zoals pda's en smartphones.

Abonnementen

Je betaalt een maandelijks abonnement per actieve gebruiker. Je hoeft overigens niet dezelfde abonnementsformule voor al die gebruikers te kiezen: er zijn vijf formules en een daarvan is volkomen gratis. Alle gebruikers die slechts de minimumdienst – dadelijk meer hierover – nodig hebben, kun je dus volledig gratis met ContactOffice laten werken.

ContactOffice kent vijf abonnementsformules: Free (gratis), Light (5 euro/maand/gebruiker), Regular (10 euro/m/g), Advanced (20 euro/m/g) en Hyper (50 euro/m/g). De gratis versie biedt 100 adressen en 100 afspraken, 100 MB opslagruimte voor e-mails en nog eens 100 MB voor documenten en ontbeert sms-functionaliteit. Voor ieder abonnementstype kun je nog kiezen tussen de individuele, groeps- of gepersonaliseerde versie. De groepsversie laat toe om informatie en documenten te delen. De gepersonaliseerde drukt zoals we eerder al vermeldden je eigen bedrijfsstempel en -identiteit op de dienst. Als je gebruikers in je bedrijf hebt die hieraan voldoende hebben, dan kun je ze gratis met ContactOffice laten werken. Heb je meer nodig, dan kies je een van de betaalde formules. De exacte specificaties van elke formule zijn op de website van ContactOffice te vinden. Er is overigens ook nog een onderwijsversie met daarop afgestemde functionaliteit en prijsbepaling. Ze is – voor alle duidelijkheid – bedoeld voor academisch personeel, niet voor de studenten.

Functionaliteit

Wat krijg je nu precies bij ContactOffice? Een verrassend volledig pakket van kantoordiensten die we kunnen onderverdelen in een aantal hoofdrubrieken: berichten, agenda's, fora, documenten en groepen. Er is ook nog een 'home'-rubriek die alle andere rubrieken bundelt. Je kunt contact met mensen leggen via e-mail, fax en sms. Er is deelname aan fora en je kunt onderling chatten. Voor het werken met documenten heb je zoals eerder aangehaald wel een geïnstalleerde kantoorsuite nodig. De gehoste data kun je vanaf je locale applicaties exporteren van en naar ContactOffice. Dat kan zowel met je e-mailadresboek als met je browserbladwijzers of -favorieten. Hierbij biedt ContactOffice ook een synchronisatiemogelijkheid om je gegevens zoveel mogelijk lokaal en in ContactOffice gelijk te houden. Je kunt gegevens per applicatie exporteren of alles in één keer.

Praktijk

ContactOffice zorgt voor constante spam- en malwarefiltering voor alle mails. Je kunt meerdere bestaande mailaccounts in één ContactOffice-venster weergeven en gebruiken. Desgewenst kun je een bestaand e-mailprogramma herconfigureren om al die mail aan te spreken via de mailserver van ContactOffice. Agenda's en documenten kun je delen met andere gebruikers of een hele groep. Je kunt hierbij zelf beslissen wie toegang heeft tot welke gegevens en die toegangsrechten op elk moment uitbreiden, inkrimpen of intrekken. De adresboekfunctie omvat een vrij volledig contactbeheer, maar het is geen CRM, al kun je eventueel wel informatie uitwisselen met bestaande CRM-software. ContactOffice biedt verder een virtuele schijf waarop de gebruikers allerlei bestanden kunnen opslaan om die dan overal ter wereld te gebruiken. Je kunt ook andere gebruikers toegang geven tot die virtuele schijf. Deze virtuele schijf wordt getoond als een folder op de desktop. Het systeem is compatibel met alle besturingssystemen die WebDAV ondersteunen.