Ruim een jaar nadat de Europese Commissie zijn voorstel publiceerde om de facturatieregels te vereenvoudigen, zijn de Europese lidstaten het eens geworden over de inhoud van de nieuwe richtlijn.
Wie elektronische facturen opmaakt en verstuurt, weet dat daar strengere eisen aan verbonden zijn dan aan de traditionele papieren versies: meteen een van de belangrijkste belemmeringen voor de massale doorbraak van e-facturatie. Om e-facturatie te stimuleren, lanceerde de Europese Commissie daarom vorig jaar een voorstel dat radicaal komaf maakte met alle bijkomende vereisten die werden gesteld rond het elektronisch verzenden, ontvangen en archiveren van facturen.
Al snel bleek echter dat niet alle Europese lidstaten op één lijn zaten met de Europese Commissie. Verschillende lidstaten waren slechts bereid zich akkoord te verklaren met een nieuwe tekst indien deze toeliet om hun eigen regels te handhaven. Ook gingen er stemmen op om dan maar de vereisten voor papieren facturen op te krikken tot het niveau van elektronische facturen. Uiteindelijk is de Europese Commissie tot een goedgekeurde compromistekst gekomen.
Het belangrijkste voordeel van de nieuwe richtlijn is dat zowel de elektronische als papieren versie van een factuur wettelijk toegelaten zal zijn en dezelfde waarde zal hebben. Het bewijs van een elektronische facturatie kan nu ook deel uitmaken van de financiële supply chain, wat nog niet mogelijk was bij het gebruik van e-signatures of EDI – wat het moeilijk maakte om transacties over de grenzen heen uit te voeren. Wel zal de ontvanger nog steeds uitdrukkelijk zijn toestemming moeten geven om met e-invoicing te starten.
PwC en Deloitte gematigd positief
Bedrijven kunnen er voor kiezen om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen door middel van technologie. Als voorbeeld wordt uitdrukkelijk de geavanceerde elektronische handtekening op basis van certificaten genoemd, zoals onze Belgische e-id. Ine Lejeune, Partner bij PwC België, was verantwoordelijk voor de tweede studie rond e-facturatie die in 2008 door PricewaterhouseCoopers werd uitgevoerd voor de Europese Commissie. "Natuurlijk valt het te betreuren dat de uiteindelijke tekst niet even verregaand is als oorspronkelijk vooropgesteld. Toch zal de richtlijn een grote stimulans zijn om op Europees vlak elektronisch te factureren. Het strikte keurslijf dat vroeger werd opgelegd verdwijnt", reageert ze in een persbericht.
Marc Hoessels, Partner van Deloitte en hoofd van de e-invoicing groep in Europa, is eveneens gematigd positief. "Het is een eerste stap om de ‘technologische last’ met betrekking tot facturatie, te verminderen. We hopen nu dat de lidstaten van de Europese Unie een gezamenlijke position paper zullen opstellen, waarin ze een specifieke wetgeving rond e-invoicing voor hun land uitwerken. België kan hier als EU-voorzitter misschien een rol in spelen om dit te stimuleren", klinkt het.
Goedkeuring Financiën nodig
De nieuwe richtlijn moet door alle lidstaten tegen uiterlijk 2013 worden geïmplementeerd, waarbij hun nationale wetgeving gealigneerd moet worden. Marc Hoessels drukt alvast de hoop uit dat onze FOD Financiën de richtlijn snel zal goedkeuren – als het even kan voor 2013. Overigens is er op Europees vlak sowieso nog nood aan nieuwe voorschriften rond de archivering van de boekhouding. Zo is ieder bedrijf in ons land nog steeds verplicht om elektronische documenten 7 jaar lang te bewaren, terwijl dat in andere Europese landen lang niet altijd het geval is
