Gratis tips voor grip op content management

Om grip te krijgen op content management is het noodzakelijk om het proces in een aantal fasen op te knippen. Dat stelt ecm-specialist Erik Hartman van Hartman Communicatie. Dat advies- en onderzoeksbedrijf voor content management maakte een model dat de levenscyclus van content management visualiseert. Uitgangspunt voor het model is dat het content management-proces een levenscyclus heeft van vijf fasen. Het model is gratis te downloaden via de website van het bureau en kan op posterformaat worden afgedrukt.

De fasen in de levenscyclus voor content management zijn volgens Hartman:

Plan: In deze fase worden de bedrijfsdoelen vertaald in een content management-strategie. Ontwerp een informatiearchitectuur en installeer een contentbeleid (governance).

Ontwikkel: Creëer, bewerk, scan, verzamel of verkrijg content op een andere manier. Voeg er metadata aan toe voor een betekenisvolle context.

Beheer: Sla de content in een repository (plaats voor het opslaan en beheren van digitale informatie red.) en stel een autorisatiematrix of audit trail (controle-planred.) op ter waarborging van de integriteit. Beoordeel de content en geef het vrij voor publicatie.

Distribueer: Personaliseer en localiseer de content voor verschillende individuen en culturen. Assembleer en biedt het aan bij diverse publicatiemechanismen.

Behoud: Bescherm waardevolle content tegen wijziging en verlies door deze duurzaam op te slaan. Vernietig overbodige of bij wet verordonneerde content.

Evalueer: Onderzoek of men de content kan gebruiken, vinden en bereiken. Bepaal of de contentstrategie of architectuur moet worden aangepast of herzien.

Hartman Gids

Het bureau geeft jaarlijks de Hartman-gids uit. Dat naslagwerk biedt een inleiding in content management en het zoeken naar en analyseren van bedrijfsinformatie. De gids geeft een overzicht van de meest gebruikte content management, web- en analytische systemen in de Benelux.