De implementatie van een erp-systeem bij bestekgroothandel Amefa heeft geleid tot een financiële strop van 732.000 euro. Dat bedrag komt bovenop de 178.000 euro aan licentie- en implementatiekosten waarop het systeem aanvankelijk was begroot. De implementatietijd, die volgens de offerte drie maanden zou duren, liep uit tot drie jaar. Dat meldt advocaat Jop Fellinger die namens het bedrijf juridische stappen onderneemt tegen ict-dienstverlener Atos Origin, de onderaannemer van de erp-implementatie.
De 732.000 euro omvat extra kosten die door Atos Origin en erp-leverancier IFS zijn gefactureerd. De indirecte schade is volgens het bedrijf nog vele malen groter. Het gaat dan bijvoorbeeld om claims van klanten die door problemen met het erp-systeem niet op tijd hun bestelling geleverd krijgen, of kosten voor de inzet van extra personeel.
Het systeem dat nu draait, voldoet volgens Fellinger niet aan de verwachtingen. Bovendien is hij verbolgen over het feit dat, hoewel het contract is gesloten voor een vaste prijs, er toch extra kosten in rekening worden gebracht.
Fellinger vertelt dat Amefa in 2008 onder protest een aantal rekeningen betaalde omdat Atos Origin, dat de servers van het bedrijf stalde, dreigde de stekker uit de databases te trekken. Fellinger nam stappen voor het aanspannen van een kort geding. De advocaat: 'Atos ging er vervolgens mee akkoord dat de servers bij een andere dienstverlener werden ondergebracht.'
Volgens de overeenkomst met Atos Origin zou tussen 28 februari en 31 mei 2006 bij Amefa een erp-pakket geïmplementeerd worden van de Zweedse leverancier IFS. Het ging om een implementatie op het hoofdkantoor. Daarna zou de software gefaseerd worden ingevoerd bij de buitenlandse vestigingen. Dat liep anders. Pas in juni 2007 werd het erp-systeem in gebruik genomen op de hoofdvestiging in Apeldoorn. Vervolgens is het systeem stap voor stap ingevoerd bij de buitenlandse vestigingen van het bedrijf. Door allerlei complicaties draait het erp-systeem nog steeds niet op alle vestigingen van de groothandel.
Oproep aan ERP-slachtoffers
Amefa roept in een advertentie in Computable en het Financieele Dagblad bedrijven die slachtoffer zijn geworden van een erp-implementatie op zich te melden. Het bedrijf wil in contact komen met lotgenoten. Naast uitwisseling van informatie en ervaringen wordt mogelijk gezamenlijk actie ondernomen tegen leveranciers.
Volgens Fellinger houden veel bedrijven de problemen die ze hebben met erp-implementaties liever binnenshuis omdat ze niet met die problemen in de belangstelling willen staan. Hij hoopt gezamenlijk een vuist te maken tegen wanpraktijken in de erp-branche.
Goh, waarom verbaast me dit niks van Atos Origin?
Ik wil niet aan zwart-makerij doen, maar ik heb Sales Managers van Atos origin letterlijk horen zeggen dat ze vooraf alles beloven waar te maken en pas later gaan bekijken of dat ook echt lukt. Jammer, want je noemt zo’n partij zelfs (even) je partner.
En nu allemaal je klep dicht! Eerst een deskundige, onafhankelijke partij laten uitzoeken wat er fout is gegaan. Wat waren de belangrijkste oorzaken van de uitloop, de meerkosten etc, Daarna kunnen ‘we’ er pas echt iets nuttigs over zeggen. Nu is het speculeren, uitgaan van de summiere info in het persbericht. Oké?
Als e.e.a. duidelijk is gaan voortaan alle erp implementaties goed, want dan hoeven dezelfde fouten niet meer gemaakt te worden en kunnen onverwachte tegenvallers voorkomen worden. De case van het jaar!
IFS heeft een andere kijk op de zaak: http://www.ifsworld.com/nl/customers/amefa.asp
Best wel een positief verhaal. Inhoudelijk is een en ander natuurlijk lastig te beoordelen maar dit soort overschrijdingen zijn wel heel bijzonder. Druk uitoefenen op de klant om een rekening betaald te krijgen getuigd niet van gezond ondernemersschap. Benieuwd wat hier uit gaat komen …
@Sven
Misschien dat een deskundige, onafhankelijke partij niet bestaat? (Deze problemen zouden niet meer voorkomen als dat wèl zo was . . . )
@Allen
Misschien dat deze zoveelste mislukking eindelijk aanleiding is om eerst het probleem correct in beeld te brengen en dan pas met een oplossing te komen. Een functioneel (ERP) systeem hoeft namelijk niet een goede oplossing te zijn voor een operationeel bedrijfsproces. Het benadrukken van het verschil tussen functioneel aanbod (leverancier) en operationeel proces (klant) kan eindelijk leiden tot een volwassen verhouding van onze branch met haar klanten.
Wellicht een aardige om het volgende te overwegen.
(Uit eigen ervaring)
Als Atos in dit geval een goede, realistische en betrouwbare offerte had neergelegd, dan had de klant voor de goedkopere leverancier gekozen die wel beloofde het in de gestelde 3 maanden te doen voor een interessant laag bedrag.
Atos probeerde het na het missen van die klant nog 5 keer, maar helaas elke keer koos de prospect voor de snelle goedkope (maar niet zo heel erg realistische) optie van de concurrent.
Wat doe je dan?
Ga je alleen de klanten benaderen waarvan je weet dat ze genaaid zijn en die proberen van hun verkeerd gekozen leverancier los te weken? Da’s lastig EN het grootste gedeelte van het budget van de klant is op dat punt al verdwenen.
Ga je 100 artikelen als deze uit de Computable verzamelen en als bijlage bij je offertes leveren?
Nee, je gaat het ook eens proberen met ietwat minder realistische offertes, en HUP, nu scoor je wel nieuwe klanten. Ja, inderdaad, je hebt later nog wat weg te “managen”, maar goed, je bent binnen, hebt het grootste gedeelte van het budget in je eigen portemonai gestoken en je hoeft niet bang te zijn voor je reputatie; daar kijken de volgende prospects toch niet naar als je een schitterende, vlammende, glinsterende offerte hebt gemaakt.
Wie is er de schuldige?
Robin
ERP PM
Ik vind dat je van een ICT-bedrijf een fatsoenlijke aanbieding mag verwachten. En dat is een aanbieding die haalbaar is of een redelijke marge ruimte voor uitloop al aangeeft. Je mag van het ICT-bedrijf ervaring met het product verwachten.
Is de eerste les van prince2 niet iets over business case?
Gelukkig dat dit niet bij de overheid is gebeurd. Dan zouden de kosten nog veel verder uit de hand zijn gelopen zonder dat er een haan naar had gekraaid.
Dit soort projecten heb je natuurlijk al jaren. Waar 3 jaar geleden nog geschikt zou zijn, (meestal is het tenslotte niet de fout van 1 partij) wordt er nu om het laatste dubbeltje gevochten. De enige die hier echt mee opschieten zijn de advocaten van beide partijen, maar iedereen is bang voor precedent werking.
Als je projectmatig werkt, heb je toch meerdere go /nogo’s op basis van tijd en budget in je project opgenomen, welke een tussentijds alarmsignaal moeten afgeven? Waarom komt deze absurde overschrijding dan pas op het eind naar boven?
Als ik Amefa was, dan durfde ik dit artikel niet te plaatsen, het is wel erg makkelijk om de schuld bij de leverancier te leggen. Primair ligt de schuld bij Amefa , het is al mis gegaan bij de pakketselectie, de selectie van de implementatie partner, business proces mapping en projectmanagement. Ik heb veel erp-implementties gedaan, echter nog nooit in drie maanden in een bedrijf met de omvang van Amefa. Nee Amefa, eerst naar je zelf kijken en dan een opnieuw beginnen met een goed georganiseerde projectorganisatie.