Al meer dan negentig jaar is Niesten Schoolservices uit Heumen (bij Nijmegen) hét adres voor de meest uiteenlopende onderwijsartikelen voor zowel het primair en voortgezet onderwijs als voor het beroepsonderwijs en universiteit. Als totaalleverancier voor het onderwijs biedt Niesten schoolservices een gevarieerd, compleet en kwalitatief hoogstaand assortiment schoolboeken (nieuw en gebruikt), schoolmaterialen, kantoormaterialen, schoolmeubilair en schooldiensten.
Dit alles is terug te vinden op de website en in hun winkels op Curaçao en Aruba. Niesten schoolservices streeft ernaar als educatief distributeur een betrouwbare en innovatieve partner te zijn voor onderwijsinstellingen, studenten en particulieren op de Nederlandse Antillen, Aruba en in Nederland. Goede dienstverlening staat bij Niesten schoolservices centraal. Suppliance uit Molenhoek ondersteunt Niesten schoolservices inmiddels meer dan tien jaar met haar ICT diensten en producten op maat. De benodigde kennis hiervoor is opgedaan gedurende de 14 jaar dat Suppliance netwerkinfrastructuur,hardware en financieel en logistieke software levert (bedrijfssoftware). Het uitgangspunt van Suppliance is, om door middel van het ontwikkelen van ICT processen de winstgevendheid, productiviteit en het aantal benodigde fte te optimaliseren.
In 2001 is Suppliance begonnen met de implementatie van Unit 4 Multivers bij Niesten schoolservices. Door de jaren heen bleek het nodig te zijn dat Suppliance verschillende add-ons ging ontwikkelen om de missende schakels in te vullen die de standaardsoftware van Unit 4 met zich mee bracht. Doordat de bedrijfssoftware van Unit 4 achterbleef bij de steeds vernieuwende ICT processen van Niesten schoolservices heeft de directie er voor gekozen om te starten met de ontwikkeling van een financieel logistiek softwarepakket dat voldoet aan de huidige maatstaven. Een vereiste was dat het pakket "company brede" invulling moest geven en vanuit Nederland de vestigingen in Aruba en Curaçao op hybride basis zou koppelen. Doordat Suppliance de missende schakels in standaardsoftware van Unit 4 kent en op de hoogte is van alle nog in te vullen wensen, was het al snel duidelijk dat Suppliance de juiste partner was om het ontwikkeltraject voor de vervangende software voor Unit 4 in te zetten.
Bij de ontwikkeling van het nieuwe softwarepakket is het bestaande softwarepakket van Unit 4 en de modulesamenstelling daarvan grondig onder de loep genomen. Vervolgens zijn de processen van Niesten schoolservices opnieuw in kaart gebracht en is er in nauw overleg met het intern begeleide team van Niesten schoolservices een gedegen functioneel ontwerp opgesteld dat de basis heeft gevormd van het huidige vervangende softwarepakket. Hierbij zijn de modules Inkoop,Verkoop, Relatiebeheer, Management Assistent, Facturering, Import,Voorraad en Bestelregistratie, Offertes, Prijzen en Kortingen, Vaste orders, Samengestelde artikelen, Projecten, Abonnementen en Multi users van Unit 4 Multivers vervangen door modules naar wens. Al deze modules zijn geïntegreerd in een flexibel en gebruiksvriendelijk systeem waarbij enkel de module Financieel van Unit 4 Multivers gebruikt wordt en gekoppeld is middels de Unit 4 Business Connector. Het softwarepakket is een zogeheten Point of Sale pakket waarmee het gehele proces van binnenkomst tot aflevering van de producten doorlopen kan worden. Hiervoor bevat het pakket de benodigde aansturing van inkoop,verkoop en magazijn en webwinkel koppelingen inclusief alle afhandeling. Het pakket bevat de vereiste buitenlandse rapportages en ondersteuning voor vreemde valuta. Contante, bank en Ideal betalingen kunnen worden verwerkt door het pakket en het pakket bevat de juiste indicatoren op verschillende niveaus voor bijvoorbeeld openstaande posten en beschikbaarheid van voorraad. Zo weet de klant op elk gewenst moment waar hij aan toe is. Het pakket is ook middels barcodescanning gekoppeld aan meerdere magazijnen waardoor de voorraad altijd actueel is. Het beheer is dus gemakkelijk en eenduidig. De vernieuwde webshop van Niesten Schoolservices vormt het frontend van het gehele systeem. Het softwarepakket synchroniseert constant met de website waardoor geplaatste bestellingen snel ingezien en verwerkt kunnen worden in de nieuwe software. Door de snelle verwerking van webshop bestellingen kon de levertijd flink verbeterd worden waardoor de winstgevendheid en productiviteit uiteraard wordt verhoogd. Het pakket is op basis van slimme technieken opgebouwd waardoor het beheer van debiteuren, crediteuren en artikelen versimpeld en versneld wordt. Ook zijn er uitgebreide rapportage en export mogelijkheden naar bijvoorbeeld Microsoft Excel en PDF bestanden. De winkels van Niesten schoolservices zijn ingericht met een kassasysteem dat via hybride koppelingen synchroniseert met de centrale administratie. Deze fail safe omgeving wordt in Nederland onderhouden en de data is veilig gesteld op de Nederlandse moeder vestiging.
Investering:
Zoals het voor iedere bedrijfsmatige investering geldt, is het belangrijk dat de gedane investering terug te verdienen moet zijn. Deze zogeheten "return on investment" (R.O.I) is te danken aan de expertise van Suppliance op het gebied van snelle en prijsgunstige software ontwikkeling met als uitgangspunt, verbetering en automatiseren van bedrijfsprocessen. De berekende terugverdientijd voor Niesten Schoolservices ligt rond de 3 jaar. Als je dit vergelijkt met een project op basis van het Unit4 Omnivers product (Wholesale), blijkt dat dit standaard product, factor twee maal meer kost en dat er jaarlijks onderhoud betaald zal moeten worden (tussen de 13 en de 30% van de aanschaf waarde). Een standaard product voldoet nooit volledig aan de specifieke wensen van een klant Dit is in het geval van Niesten schoolservices gebleken. Ook heeft de ontwikkeling geresulteerd in het terug brengen van de fte’s. Bij Niesten schoolservices is de terugverdientijd berekend zonder fte winst. De daling in het aantal fte is geschat op ongeveer twee en maakt dat de terugverdientijd nogmaals met 50% verhoogd kan worden. Graag brengen wij u in contact met de directie van Niesten schoolservices om hun bevindingen met u te bespreken, ook nodigen wij u uit om middels een calculatiemodel het voordeel van maatwerksoftware te berekenen.
Waarom kiezen voor goed passende software en niet gaan voor dezelfde keuze als je buurman?.
Ieder bedrijf heeft zijn eigen unieke bedrijfsproces, 20% van de Nederlandse bedrijven passen in een standaard basis omgeving, 30% van de ondernemingen kan met aangepaste standaard software leven en 50% van de bedrijven kan nog steeds een grove vooruitgang boeken op de partijen die kiezen voor het leven met standaard oplossingen. Het blijkt dat veel bedrijven beter en goedkoper uit zijn met maatwerk software dan de in de eerste instantie goedkoper ogende en bijna passende standaard bedrijfssoftware. (Bron, deelsamenstelling NWO)
