Woningcorporatie Stichting Clavis uit Terneuzen schaft samen met stadgenoot Woongoed Zeeuws-Vlaanderen nieuwe bedrijfsinformatiesystemen van Centric aan. Opvallend is dat het woningbedrijf eerst migreert naar een oude versie, Wocas/X, voordat het een paar jaar later naar het moderne pakket Wocas4all overstapt. Wim Poortvliet, manager financiële administratie en ict, vindt dat dit een verstandige tussenstap is.
Waarom werken jullie samen?
Wim Poortvliet: Bij ons bestond de wens om op ict-gebied de kosten te verlagen en de kwetsbaarheid op het vlak van bemensing te verminderen. Wij zijn een relatief kleine corporatie met 2500 woningen en kunnen functies niet dubbel uitvoeren. Wij werken bijvoorbeeld maar met één systeembeheerder. Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is met 6300 woningen een grotere corporatie die vlakbij, op zo'n vier kilometer in de buurt is gehuisvest. Het bedrijf heeft een ander werkgebied en zit niet in ons vaarwater, maar kent op hoofdlijnen wel dezelfde problematiek, alleen werkt het op een grotere schaal. Eind 2008 hebben we gesproken over een ict-samenwerking.
En dat resulteerde in een nieuw primair systeem?
We hebben ons eerst op de werkplekinfrastructuur gericht. Dat leidde tot een gezamenlijk te beheren omgeving waarbij ons serverpark naar Woongoed Zeeuws-Vlaanderen verhuisde en er een glasvezelverbinding tot stand werd gebracht. Alleen, kantoorautomatisering is slechts een beperkt deel van de ict. Wij hebben ons vervolgens gebogen over een samenwerking op het gebied van primaire informatiesystemen.
Daarbij viel de keuze op Centric?
Ja. Woongoed Zeeuws-Vlaanderen werkt met Wocas/X van Centric en is daar heel tevreden over. Bij Clavis draait nog BIS van NCCW. Dat is een verouderd systeem, al heeft NCCW het wel een opknapbeurt gegeven. Maar het is nog steeds een weinig flexibel, uithuizig systeem, waarbij onze medewerkers in het weekeinde niet kunnen inloggen en eigenlijk ook doordeweeks na zes uur regelmatig op problemen stuiten. Het nieuwe systeem willen we dan ook weer 'in huis' laten draaien, met in de buurt de 'frontsoldaten', de ondersteunende ict'ers.
Toch is het opmerkelijk dat jullie overstappen van het ene oudere systeem, BIS, naar het andere, Wocas/X, terwijl de opvolger, Wocas4all, al beschikbaar is. Pas in 2014 schakelen jullie over op dit moderne systeem. Dat klinkt niet logisch.
Daaraan liggen twee redenen ten grondslag. De eerste is een praktische: het contract voor Wocas/X bij Woongoed Zeeuws-Vlaanderen loopt nog een paar jaar door en ons contract met NCCW loopt eind 2010 af. Dan ligt het voor de hand dat we vanaf 1 januari 2011op het platform van Woongoed stappen.
Het andere, zwaarwegender punt is inhoudelijk. De overstap naar een nieuw primair systeem is niet eenvoudig. Als we aanhaken op het Wocas/X-platform kunnen we terugvallen op de expertise van de collega's bij Woongoed. Bovendien hebben zij in de loop der jaren een aantal extra modules ontwikkeld waarvan wij kunnen profiteren. Kijk, voor een huurder maakt het weinig uit wat het achterliggend systeem is van zijn corporatie. En voor ons geldt in wezen: als we de huur er maar mee kunnen innen en het onderhoud kunnen plannen.
Maar jullie hadden samen met Woongoed ook kunnen besluiten om vanaf 1 januari 2011 gezamenlijk over te stappen op het moderne Wocas4all.
Dat doen we ook, maar dan vanaf 2014. Het aanhaken op Wocas/X zien wij als een tussenstap. Nu is er bij Woongoed nog voldoende kennis beschikbaar over dit pakket. We starten met een basis-Wocas/X en daar hangen we de applicaties van Woongoed aan, zoals voor datawarehousing. Het geeft ons ook de gelegenheid om de komende drie jaar het Wocas/X-systeem goed te leren hanteren en samen met Woongoed na te denken hoe we het beste kunnen converteren naar Wocas4all. Een paar modules van dit nieuwe systeem gebruikt Woongoed overigens al.
Centric heeft bij de ontwikkeling van Wocas4all bewust gekozen voor Microsoft-tooling. Verwacht je problemen bij de overstap van het gesloten Wocas/X naar dit meer open systeem?
Natuurlijk zal het even wennen zijn, maar het zijn beide standaardpakketten die dezelfde soort activiteiten ondersteunen. De eerlijkheid gebiedt me wel te zeggen dat Clavis rond 1999 een zelfstandige poging heeft ondernomen om Wocas/X in te voeren. Die mislukte, omdat er het nodige schortte aan de inrichting. Maar we zijn inmiddels tien jaar verder en we doen het nu samen met het ervaren Woongoed.
Hoeveel denk je door de ict-samenwerking op de kosten te kunnen besparen?
Dat blijft altijd een inschatting, maar ik verwacht dat de exploitatiekosten jaarlijks zo'n 30.0000 euro lager zullen uitvallen.
Implementatietrajecten bij woningcorporaties lijken altijd een eeuwigheid te duren. Pas in 2014 gaan jullie Wocas4all gebruiken. Tegen die tijd is het systeem toch alweer verouderd?
Ik vind niet dat het traject zo lang duurt. Tenslotte starten wij op 1 januari 2011 al met een nieuw systeem, namelijk Wocas/X. Ik ben ook niet bang dat Wocas4all in 2014 is verouderd, want Centric blijft dit pakket doorontwikkelen. Wel heeft het bedrijf laten weten op termijn te stoppen met Wocas/X. Dat lijkt me een goede zaak. NCCW kiest ervoor om de markt twee pakketten aan te bieden: BIS en het nieuwe First Housing. Volgens mij is dat niet handig; de focus verdwijnt dan en kost het veel energie om beide oplossingen goed in de markt te zetten.
