Goed samenwerken is knap lastig

Lang niet iedereen is er goed in: samenwerken. Toch gaan de chief information officers van Amsterdam, Rotterdam en Den Haag het doen. De ict-directeuren gaan elkaar adviseren over het gebruik van ict binnen de gemeentelijke organisatie. Om dat project te laten slagen, moeten ze wel weten welke potentiële valkuilen een goede samenwerking in de weg kunnen staan.

Botsende karakters

Wie werken in teamverband tot een succes wil laten worden, moet kunnen omgaan met verschillende meningen, diverse werkwijzen onder de loep nemen en rekening houden met botsende karakters. Dat dit lang niet altijd even gemakkelijk is, blijkt bijvoorbeeld uit de gestrande samenwerking tussen netwerkleverancier Cisco en ict-leverancier HP. Cisco maakte in februari van dit jaar een eind aan het partnerschap, omdat de visies van de bedrijven te veel van elkaar verschilden.

Een ander voorbeeld is de samenwerking tussen chipmaker NXP en Getronics. NXP besteedde het werkplekbeheer aan Getronics, maar vond het bij nader inzien toch handiger om die taak over te laten aan Atos Origin, de partner die de rekencentrumdiensten uitvoert.

Ook binnen de overheid ging het al eens mis. Twee jaar geleden besloten zeven Brabantse gemeentes hun ict-zaken zoveel mogelijk samen aan te pakken. Na Boxtel haakte vorig jaar ook de gemeente Schijndel af. De samenwerking zou niet goed passen bij het lokale beleid.

Advocaat van de duivel

Onderzoekers van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) concludeerden in hun rapport 'Samenwerken met ict' dat het op diverse punten kan misgaan. 'Het risico bestaat dat ict niet goed wordt voorbereid, uitgewerkt of ingevoerd', stellen de onderzoekers die vooral problemen zien ontstaan door slechte conversies, onbetrouwbare netwerkverbindingen en ongestructureerde bedrijfsprocessen.

Computable-expert en loopbaanadviseur Peter Ambagtsheer denkt dat het zou helpen wanneer betrokkenen voor de start van een project kritiek durven te geven. Dat zou voor veel werknemers nu nog moeilijk zijn. 'Veel managers selecteren hun team en hun adviseurs op conformisme en enthousiasme, niet op scherpte en oprechte kritiek', stelt hij. Hierdoor houden werknemers liever hun mond wanneer ze tijdens een project zien dat er iets niet helemaal goed gaat. Jammer, want daardoor komen fouten pas aan het licht als het te laat is.

Volgens de loopbaanadviseur doen managers er dan ook goed aan niet alleen enthousiaste volgelingen om zich heen te verzamelen, maar ook enkele critici bij de samenwerking te betrekken. Ambagtsheer: 'In elk managementteam zou iemand advocaat van de duivel moeten spelen. Hij of zij kan bij elk plan en voornemen haarfijn uitleggen waarom het mis zal gaan. Dat scheelt onnodige verliezen.'

Slagkracht

 Toch zijn medestanders belangrijk voor het ontwikkelen van een gezamenlijke visie. Als niemand het eens is over de manier waarop het doel bereikt moet worden, is de samenwerking bij voorbaat al verloren. Directeur van ict-dienstverlener e-office weidt er een hoofdstuk aan in zijn boek 'Klein receptenboek voor het nieuwe werken'. 'Het best kun je partners zoeken die dezelfde filosofie aanhangen als jij en die je kunt vertrouwen', schrijft hij.

Dat weten de cio's van Amsterdam, Rotterdam en Den Haag ook. Om te voorkomen dat er te veel verschillende visies in het team ontstaan, doen ze het werk met z'n drieën. 'Als te veel partijen aanschuiven, verliest de samenwerking aan slagkracht', zegt cio van Rotterdam Hans Nijman. 'Als je met zeven of acht mensen rond de tafel moet, wordt het veel te druk en krijg je te veel visies. Samenwerkingsverbanden zijn dan niet altijd succesvol.'

Op de rails

Ten slotte is het belangrijk op vastgestelde momenten de samenwerking te evalueren. Op zulke momenten kan bijvoorbeeld besproken worden of alle neuzen nog dezelfde kant op staan of het project nog op schema ligt en welke struikelblokken zich aandienen. De gemeenten hebben in juni het eerste evaluatiemoment op de agenda staan. De ict-managers bespreken dan wat zij precies voor elkaar kunnen betekenen.

Aan het eind van dit jaar worden de resultaten van de samenwerking geanalyseerd. Als alles volgens plan verloopt, worden later andere gemeenten aan het samenwerkingsverband toegevoegd. Tot die tijd is het aan de drie cio's om hun plan op de rails te houden.