Gestructureerde methoden voor projectbeheer zoals Prince2 en referentiekaders voor het inrichten van de beheerprocessen binnen een ict-organisatie zoals ITIL, moeten nooit een doel op zich worden. Dat vinden de meeste experts in Computable's panel Beheer.
Zij reageren op de stelling 'Mijn organisatie begint nooit aan een ict-project zonder een vooraf besproken beheermethodiek (zoals Prince2 en ITIL3)'. Deze werd voorgelegd in het kader van de ICT Services Guide 2010.
Een kwart van de ict-projecten krijgt te maken met een budgetoverschrijding. Die overschrijding is in 10 procent van de gevallen boven de 50 procent. Dat bleek vorig jaar uit onderzoek van TNS Nipo in opdracht van Computable.
In hoeverre kan het gebruik van een gestructureerde methode voor projectmanagement zoals Prince2 dit percentage helpen verlagen? Wie projecten beheert volgens deze methode definieert vooraf een zakelijke rechtvaardiging van het project (de business case). Hij maakt een planning die de oplevering van de producten (tussentijds en aan het eind) centraal stelt. Daarnaast moet de organisatiestructuur helder zijn, en moet het project worden opgesplitst in beheersbare en controleerbare managementfasen.
Geen doel op zich
In hoeverre helpt zo'n gestructureerde aanpak? We legden deze vraag voor aan de leden van het expertpanel Beheer van Computable. Volgens principal consultant Paul Leenards van Getronics Consulting moet de keuze voor een project-beheermethodiek nooit tot belangrijkste doel worden verheven. 'Voordat een ict-project wordt gestart is het eerst belangrijk om helderheid te krijgen over de resultaten die het project moet opleveren.'
Pas wanneer dat duidelijk is, is het raadzaam naar de te voeren methodiek te kijken, zo adviseert Leenaards: 'Als duidelijk is wat het project moet doen, moet het ‘hoe' (de te voeren methodiek) besproken worden. Wij kiezen voor het gebruik van leidende standaarden als Prince2 en ITIL, zodat we niet uitgebreid stil hoeven te staan bij de methodiek. We kunnen dan alle energie stoppen in discussies over het resultaat en hoe dat bereikt moet worden.'
Weglaten is de kunst
Directeur Arnaud de Wilde van PST Business Solutions wijst erop dat projectbeheermethoden zoals Prince2 zeker geen strak keurslijf zijn. 'Prince2 laat de projectmanager juist vrij in de keuzes om zaken wel of juist niet mee te nemen in het projectmanagement. Weglaten is de kunst!'
'Projecten van enkele weken hoef je niet op te tuigen met projectadministratie voor een meerjarentraject', vervolgt De Wilde. 'Bij ITIL geldt dat ook. ITIL is overigens geen methode, maar een set best practises. Het is een kwestie van de juiste (!) best practise kiezen. Dan pak je winst. Als je het zo uitlegt, is mijn ervaring dat de klant de voordelen ervan inziet en zich realiseert dat zijn partner de kunst begrijpt van kiezen en weglaten.'
Het bedrijf van De Wilde werkt zelf volgens Prince2 voor projecten en volgens ITIL V3 voor beheer, services en incidentafhandeling. 'Wij praten daar met onze relaties wel over. Het is fijn als je kunt uitleggen hoe je te werk gaat. Sommige relaties hebben slechte ervaringen met servicepartners die Prince2 of ITIL hebben toegepast. Wij leggen uit dat beide geen wet van Meden en Perzen zijn.'
Nodeloos trage besluitvorming
Ook volgens adviseur Jordi Recasens van TOPdesk Consultancy is het belangrijk om niet door te schieten in besluitvormingsprocessen. 'Deze stelling laat precies zien waarom ict-projecten vaak mislukken of uitlopen in tijd en kosten. Voor de duidelijkheid: er worden hier twee verschillende soorten beheermethodieken genoemd, één voor projecten en één voor service management. Voor beide gevallen is het zeker belangrijk om te bepalen hoe het beheer geregeld is.'
Recasens: 'Het gevaar dat in deze stelling schuilt, is echter dat de beheermethodieken tot doel worden verheven. Het project loopt vertraging op door nodeloos trage besluitvorming en teveel projectdocumentatie. De service management oplossing is te complex en sluit niet aan bij de ict-afdeling en de business. Conclusie: gebruik zeker een beheermodel als uitgangspunt, maar verhef dit nooit tot doel!'
ITIL
Information Technology Infrastructure Library, meestal afgekort tot ITIL, is ontwikkeld als een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen binnen een ict-organisatie. ITIL is geen methode of model, maar eerder een reeks van best practices (de beste praktijkoplossingen) en concepten. Het resultaat van procesimplementatie met behulp van ITIL is vergelijkbaar met de ISO 9000-regulering in de niet-ict-branche, waarbij alle onderdelen van de organisatie zijn beschreven en in een bepaalde hiërarchie qua bevoegdheid/verantwoordelijkheid zijn gerangschikt.
Bron: Wikipedia
Prince2
Prince2 (Projects in Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor projectmanagement. Deze methode is ontstaan door het bundelen van praktijkervaringen (zogenaamde best practices). De methode bestaat uit acht processen, acht componenten en drie technieken. Het uitgangspunt van deze methode is dat beslissingsbevoegden alleen bij elkaar komen als het project buiten de vooraf gestelde limieten qua doorlooptijd of investering dreigt te gaan. Wie projecten volgens deze methode beheert, definieert vooraf een zakelijke rechtvaardiging van het project (de business case). Hij maakt een planning die de oplevering van de producten (tussentijds en aan het eind) centraal stelt. Daarnaast moet de organisatiestructuur helder zijn, en moet het project worden opgesplitst in beheersbare en controleerbare managementfasen.
Bron: Wikipedia
ICT Services Guide 2010
Dit artikel is opgenomen in de Computable ICT Services Guide 2010. Deze verschijnt op 21 mei 2010.
Computable formuleerde vijf prikkelende stellingen over de onderwerpen projectbeheer (methodieken), contractbeheer (service-level agreements), cloud computing, outsourcing en open source. Elke stelling is voorgelegd aan deskundigen in het veld. Computable maakte daarvoor een nauwkeurige selectie uit zijn duizendkoppige expertpanel en keek daarbij naar hun ervaring met het onderwerp, eventueel in combinatie met hun rol en functie binnen hun werkomgeving. Daarnaast werden de stellingen ook voorgelegd aan de respondenten uit het onderzoek.
Bovendien worden in de gids leveranciers per ict-deelgebied door respondenten beoordeeld op zaken als kennis, betrouwbaarheid, prijs en klantcontact.
Was dit niet al jaren genoegzaam bekend? In elk geval vertel ik dit al jaren in mijn cursussen ASL en BiSL.
Frameworks/modellen/methoden zijn hulpmiddelen. Ook ik ken natuurlijk (vaak kwaliteits)managers die een methode tot doel verhieven, maar hoopte dat zij ondertussen tot inzicht waren gekomen.
In elk geval goed te weten dat de experts op dit gebied het inmiddels met elkaar eens zijn.
Stap 2 is: methodes zijn geen doel, hoe gebruiken we ze dan wel optimaal. Ik zou zeggen: neems eens contact op.
Als reactie op een ander artikel schreef ik het volgende:
PRINCE2 beschrijft hoe de klant een project dient te managen. En niet, zoals ICT schijnt te denken, de leverancier. Lees het hoofdstuk over Organisatie er maar op na. Dit heeft te maken met het feit dat klant en (interne) leverancier altijd een verschillende visies hebben, vaak zelfs financieel tegengestelde belangen. Het doel van de leverancier is het middel van de klant. De omzet van de leverancier is kostenpost van de klant.
Wanneer een (interne) leverancier PRINCE2 zegt toe te passen, is er vrijwel altijd sprake van ineffectief PINO (PRINCE In Name Only): templates en rigide procedures.
Het valt mij toch vaak op dat in de discussie over PRINCE2 de ICT-ers toch wel erg vaak een klok hebben horen luiden maar geen idee hebben van de klepel… Met alle gevolgen van dien…
Zoals? Ik zou graag de heren/dames deskundigen willen uitnodigen om minstens 3 alternatieve methoden voor projectmanagement naast Prince2 en drie andere procesmanagementmethoden naast ITIL te noemen vermelden. Zodat ik echte alternatieve keuzes heb, die echt onderscheidend zijn van elkaar. En dat kunnen ze niet, want die zijn er niet, of slechts in hun onderscheidendheid marginaal. En daar zit ‘m de kneep: er bestaan geen concurrerende methoden, en daardoor zijn de bekende (Prince en ITIL) per definitie goed, en zullen ze nooit beter worden omdat er geen competitie is, geen keuze. En geen drang vanuit die ontbrekende competitie om eens écht iets goed te verzinnen. Prince 2 is alleen goed te gebruiken om gestructureerd te kunnen verklaren waarom een project niet goed loopt (en gestructureerd de schuld aan een ander of iets anders te kunnen geven), en ITIL left een claim op best practices zonder die ooit waar te maken (de best practices zijn nog steeds very bad in de praktijk).
@luc: De strekking van het artikel en/of de reacties (voor zover ik dat kan inschatten) is ook niet om te beweren dat ITIL en Prince2 niet bruikbaar zijn, ze worden niet goed ingezet.
Elk model is een vereenvoudiging van de werkelijkheid en zal nooit één-op-één ingezet kunnen worden in de praktijk. De reden dat dit vaak wel geprobeerd wordt, komt door een gebrek aan ervaring waardoor men teveel afhankelijk wordt van het model. Dit is de oorzaak waarom het beheersmodel vaak tot doel wordt verheven!
Het zoeken naar alternatieven voor Prince2 en ITIL zal naar mijn idee dan ook niet ineens alle problemen gaan oplossen. Het zoeken naar mensen met voldoende ervaring met en kennis over deze modellen wel. 😉
Volgens Luc zijn er geen alternatieven? Nu ben ik niet bekend in de ITIL/Beheerskant, maar voor PRINCE2 zijn er massa’s alternatieven. En PRINCE2 (de echte versie, niet de door een IT bril ineffectieve PINO versie) is onderscheidend van de meeste omdat niet de “delivery” (korte termijn) maar de Business Case (lange termijn) voorop staat. Onderscheidend omdat de klant sturend moet zijn en niet de leverancier/specialist.
Afgezien daarvan heeft Jordi (en het artikel) gelijk. De methode is een middel, geen doel. En dat geldt ook voor IT, tenzij je een IT-er bent.
Hoe dan ook: A fool with a tool is still a fool. En in de IT wereld gecombineerd met PRINCE2 gaat dat zeer zeker op.
@luc timmers,
PRINCE2I alternatieven voor ICT-gerelateerde projecten zijn onder andere PROBAAT2 (KPN), IPMA projectmanagement, PMW (Twijnstra Gudde), Open Projectmanagement (gebaseerd op het Open Business-model), Enterprise Project Management Methodology (Programma management), AgileEvolution, PMBoK. Voor software projectmanagement kan je HERMES, DSDM2, SDM, Scrum en Extreme Programming gebruiken. Die zijn als methode minder generiek en gaan niet over de eerste en laatste fasen van een project.
In het buitenland zijn vast nog veel meer methoden vinden.
Naast de best practices van ITIL bestaan ook nog het Microsoft Operations Framework, CobiT voor het gestructureerd inrichten en beoordelen van een IT-beheeromgeving, Application Services Library voor het onderhoud en beheer van software en Business Information Services Library voor functioneel beheer.
Natuurlijk zijn methoden en best practices niet meer dan een tool en A Fool With a Tool is Still a Fool.
En als jullie een betere tool maken, maak ik gewoon een betere fool (geen princeII) voor nodig.
Processen zijn slechts een hulpmiddel. Echter, bij gebrek aan duidelijke doelen (scope creep) worden zij steeds weer verheven tot doel.
Het Amerikaanse leger hanteert “commanders intent”: de hoogste baas geeft de opdracht in een paar zinnen en legt uit waarom. Daarmee begrijpt iedereen ineens een stuk beter in welke context hij/zij opdracht krijgt om iets uit te voeren.
Doelgericht werken dus (prestaties), i.p.v. procesgericht (bureaucratie).
@John
* Microsoft Operations Framework is geen vervanger van ITIL, maar een uitbreiding op ITIL.
* CobiT richt zich op Governance.
* ASL en BiSL (en ISO 20000, ISO 27001, enz) richten zich op specifieke processen, die weer binnen ITIL processen passen. Het zijn dan ook weer verdiepingen in plaats van vervangers.
De reden dat er geen 1 op 1 vervanger voor ITIL is, komt doordat het een set van best practices is.
Guido, MOF is niet een toevoeging op ITIL. Als dat zo was dan zou men een groot deel van de MOF-processen 1 op1 kunnen vervangen door ITIL-processen, maar dat kan niet. Ook MS ziet MOF niet als een door hun uitgebreid ITIL-framework, maar geeft wel aan dat ze voor hetzelfde doel ontwikkeld zijn. Zie http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=151991. Qua beheergebieden zijn er overlappingen van de beide Best Practises Frameworks. Meestal is ITIL meer uitgebreid dan MOF, soms is het andersom.
Verder richt ITIL zich ook op Governance, maar doet dat minder uitgebreid dan COBIT en gebruikt daarbij een andere definitie voor Governance. Zie ook het Computable artikel https://www.computable.nl/artikel/ict_topics/beheer/2627136/1277800/itil-3-en-cobit-4-gemaakt-voor-governance.html#ixzz1Kpm1nfOx. COBIT is niet dus complementair met ITIL, maar deels overlappend. Alleen de invulling is geheel anders (ISO-normen i.p.v. Best Practises).
Helaas, juist waar COBIT die extra toevoeging voor Governance kan betekenen, is dat deel in de praktijk zelden geïmplementeerd. Er is dus zelden sprake van meer Governance als men ook aan COBIT doet.
Men kan bij ITIL, ASL en BiSL (nog) niet van drie lagen van beheerdomeinen spreken. ASL en BiSL kan men dus niet als een verdieping van ITIL-processen zien. ASL, BiSL en ITIL overlappen elkaar en gebruiken verschillende definities. Hierdoor verschilt het bereik per onderdeel. Soms is de één wat uitgebreider, soms de andere. Problem Management komt bij ITIL voor, maar vreemd genoeg nog niet bij ASL (die aspecten zijn ondergebracht bij een ander proces). Dat is onhandig als men één Helpdesk heeft voor de gecombineerde beheerdomeinen. Daarom moet men bij integratie van ITIL met ASL en BiSL knippen en plakken en daarbij bepalen welke definitie men gebruikt en wie welke processen.
Afhankelijk van het moment van keuze (de Frameworks evolueren), het type organisatie / ICT-landschap waarvoor/waarin men werkt, en de positie die men heeft, kan men een keuze maken voor een framework. Een groot deel van de wereld gebruikt alleen ITIL of MOF, sommigen ITIL en ASL en een enkeling ITIL, ASL, BiSL. Een 1 op 1 vervanger voor ITIL.
Conclusie, er zijn geen 1 op 1 vervangers van ITIL, maar zeggen dat de Frameworks voor elkaar geen alternatieven zijn, is de werkelijkheid negeren.