Gestructureerde methoden voor projectbeheer zoals Prince2 en referentiekaders voor het inrichten van de beheerprocessen binnen een ict-organisatie zoals ITIL, moeten nooit een doel op zich worden. Dat vinden de meeste experts in Computable's panel Beheer.
Zij reageren op de stelling 'Mijn organisatie begint nooit aan een ict-project zonder een vooraf besproken beheermethodiek (zoals Prince2 en ITIL3)'. Deze werd voorgelegd in het kader van de ICT Services Guide 2010.
Een kwart van de ict-projecten krijgt te maken met een budgetoverschrijding. Die overschrijding is in 10 procent van de gevallen boven de 50 procent. Dat bleek vorig jaar uit onderzoek van TNS Nipo in opdracht van Computable.
In hoeverre kan het gebruik van een gestructureerde methode voor projectmanagement zoals Prince2 dit percentage helpen verlagen? Wie projecten beheert volgens deze methode definieert vooraf een zakelijke rechtvaardiging van het project (de business case). Hij maakt een planning die de oplevering van de producten (tussentijds en aan het eind) centraal stelt. Daarnaast moet de organisatiestructuur helder zijn, en moet het project worden opgesplitst in beheersbare en controleerbare managementfasen.
Geen doel op zich
In hoeverre helpt zo'n gestructureerde aanpak? We legden deze vraag voor aan de leden van het expertpanel Beheer van Computable. Volgens principal consultant Paul Leenards van Getronics Consulting moet de keuze voor een project-beheermethodiek nooit tot belangrijkste doel worden verheven. 'Voordat een ict-project wordt gestart is het eerst belangrijk om helderheid te krijgen over de resultaten die het project moet opleveren.'
Pas wanneer dat duidelijk is, is het raadzaam naar de te voeren methodiek te kijken, zo adviseert Leenaards: 'Als duidelijk is wat het project moet doen, moet het ‘hoe' (de te voeren methodiek) besproken worden. Wij kiezen voor het gebruik van leidende standaarden als Prince2 en ITIL, zodat we niet uitgebreid stil hoeven te staan bij de methodiek. We kunnen dan alle energie stoppen in discussies over het resultaat en hoe dat bereikt moet worden.'
Weglaten is de kunst
Directeur Arnaud de Wilde van PST Business Solutions wijst erop dat projectbeheermethoden zoals Prince2 zeker geen strak keurslijf zijn. 'Prince2 laat de projectmanager juist vrij in de keuzes om zaken wel of juist niet mee te nemen in het projectmanagement. Weglaten is de kunst!'
'Projecten van enkele weken hoef je niet op te tuigen met projectadministratie voor een meerjarentraject', vervolgt De Wilde. 'Bij ITIL geldt dat ook. ITIL is overigens geen methode, maar een set best practises. Het is een kwestie van de juiste (!) best practise kiezen. Dan pak je winst. Als je het zo uitlegt, is mijn ervaring dat de klant de voordelen ervan inziet en zich realiseert dat zijn partner de kunst begrijpt van kiezen en weglaten.'
Het bedrijf van De Wilde werkt zelf volgens Prince2 voor projecten en volgens ITIL V3 voor beheer, services en incidentafhandeling. 'Wij praten daar met onze relaties wel over. Het is fijn als je kunt uitleggen hoe je te werk gaat. Sommige relaties hebben slechte ervaringen met servicepartners die Prince2 of ITIL hebben toegepast. Wij leggen uit dat beide geen wet van Meden en Perzen zijn.'
Nodeloos trage besluitvorming
Ook volgens adviseur Jordi Recasens van TOPdesk Consultancy is het belangrijk om niet door te schieten in besluitvormingsprocessen. 'Deze stelling laat precies zien waarom ict-projecten vaak mislukken of uitlopen in tijd en kosten. Voor de duidelijkheid: er worden hier twee verschillende soorten beheermethodieken genoemd, één voor projecten en één voor service management. Voor beide gevallen is het zeker belangrijk om te bepalen hoe het beheer geregeld is.'
Recasens: 'Het gevaar dat in deze stelling schuilt, is echter dat de beheermethodieken tot doel worden verheven. Het project loopt vertraging op door nodeloos trage besluitvorming en teveel projectdocumentatie. De service management oplossing is te complex en sluit niet aan bij de ict-afdeling en de business. Conclusie: gebruik zeker een beheermodel als uitgangspunt, maar verhef dit nooit tot doel!'
ITIL
Information Technology Infrastructure Library, meestal afgekort tot ITIL, is ontwikkeld als een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen binnen een ict-organisatie. ITIL is geen methode of model, maar eerder een reeks van best practices (de beste praktijkoplossingen) en concepten. Het resultaat van procesimplementatie met behulp van ITIL is vergelijkbaar met de ISO 9000-regulering in de niet-ict-branche, waarbij alle onderdelen van de organisatie zijn beschreven en in een bepaalde hiërarchie qua bevoegdheid/verantwoordelijkheid zijn gerangschikt.
Bron: Wikipedia
Prince2
Prince2 (Projects in Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor projectmanagement. Deze methode is ontstaan door het bundelen van praktijkervaringen (zogenaamde best practices). De methode bestaat uit acht processen, acht componenten en drie technieken. Het uitgangspunt van deze methode is dat beslissingsbevoegden alleen bij elkaar komen als het project buiten de vooraf gestelde limieten qua doorlooptijd of investering dreigt te gaan. Wie projecten volgens deze methode beheert, definieert vooraf een zakelijke rechtvaardiging van het project (de business case). Hij maakt een planning die de oplevering van de producten (tussentijds en aan het eind) centraal stelt. Daarnaast moet de organisatiestructuur helder zijn, en moet het project worden opgesplitst in beheersbare en controleerbare managementfasen.
Bron: Wikipedia
ICT Services Guide 2010
Dit artikel is opgenomen in de Computable ICT Services Guide 2010. Deze verschijnt op 21 mei 2010.
Computable formuleerde vijf prikkelende stellingen over de onderwerpen projectbeheer (methodieken), contractbeheer (service-level agreements), cloud computing, outsourcing en open source. Elke stelling is voorgelegd aan deskundigen in het veld. Computable maakte daarvoor een nauwkeurige selectie uit zijn duizendkoppige expertpanel en keek daarbij naar hun ervaring met het onderwerp, eventueel in combinatie met hun rol en functie binnen hun werkomgeving. Daarnaast werden de stellingen ook voorgelegd aan de respondenten uit het onderzoek.
Bovendien worden in de gids leveranciers per ict-deelgebied door respondenten beoordeeld op zaken als kennis, betrouwbaarheid, prijs en klantcontact.
@John,
ITIL bestaat uit zoveel meer dan alleen operations en servicedesk. Voor deze processen zijn er inderdaad vervangers.
Maar komen bijvoorbeeld Financial Management en Demand Management ook uitgebreid voor in MOF, ASL en BiSL ?
ITIL is het geheel van dienstverlening, ASL richt zich op (functioneel) applicatiebeheer en BiSL richt zich op informatiebeheer.
ASL en BiSL kunnen worden geimplementeerd in een ITIL omgeving, maar kunnen ook zelfstandig functioneren.
MOF geeft vooral een invulling aan ITIL processen, zoals hoe de servicedesk en het beheer georganiseerd kunnen worden en hoe Microsoft producten in de life cycle plaats kunnen nemen, maar je kan niet de volledige dienstverlening vervangen door MOF.
Gelukkig deel je wel mijn conclusie dat ITIL niet 1 op 1 te vervangen is.
Guido, je zegt het zelf al “ASL en BiSL kunnen worden geïmplementeerd in een ITIL omgeving, maar kunnen ook zelfstandig functioneren” Al zal het meestal andersom zijn, want buiten Nederland kent bijna niemand BiSL en ook ASL is nog weinig geïmplementeerd. Dat hoeft op zich geen ramp te zijn want ITIL, ASL en BiSL zijn niet zo netjes van elkaar gescheiden als Technisch Beheer (IT-infrastructuur), Applicatiebeheer en Functioneel beheer in het model van Looijen. Er is veel overlap van de frameworks.
Er zijn diverse cross references gemaakt voor het vergelijken van de frameworks, zoals: ITIL-ASL http://www.aslbislfoundation.org/dmdocuments/bp_2004_art_6_2_betekenis_asl_en_itil_am.pdf , ITIL-MOF http://www.itsmacademy.com/files/MOF_ITIL.pdf , ISM-COBIT http://www.ismportal.nl/nl/system/files/Cobit-ISM_high-level_cross-reference_20090524.pdf , ISO38500(COBIT)-ASL-BiSL http://www.asl-bisl.nl/ASL-BiSLwebsitefiles/artikelen/ISO38500_en_BiSL_en_ASL.pdf.
Maar laten we er geen theoretische discussie van maken. ITIL dat het meest geïmplementeerd is, wordt doorgaans voor niet meer dan 10-20 % geïmplementeerd. De rest wordt ingevuld door de best practises van het GBV. Dan is het kiezen voor een extra of ander framework niet zo’n gewichtige zaak, omdat het beheer in de nieuwe situatie vooral met GBV wordt ingevuld. En dan komen we bij het genoemde punt “gebruik een beheermodel als uitgangspunt, maar verhef dit nooit tot doel!”
@John van Voren en @Guido . De relatie tussen ASL, BiSL en ITIL ligt toch net even anders dan jullie aangeven. Een groot aantal artikelen over de relatie en samenwerking tussen die 3 modellen kun je vinden op mijn website (http://www.maise.nl )
Dat ITIL zich niet alleen bezig houdt met technisch beheer, dat klopt. Ze raken zelfs enige aspecten van functioneel beheer. Maar dat doen ze vanuit het gezichtspunt van de IT-dienstverlener en niet vanuit het oogpunt van demand (zoals BiSL).