Een schoen moet passen, en zo is het met hr-software ook. Maar terwijl je zelf je schoenen koopt, wordt de software vaak door anderen gekozen, met het risico dat zij over de belangen van hrm heenlopen. Waar moet je als hrm'er op letten? ‘Vaak voert bij de keuze het bewaren van gegevens de boventoon, terwijl veel hrm-taken juist transactioneel zijn.'
Voorkom lange vragenlijsten
Jeroen Heijmans, sales consulting director bij softwaremaker Oracle, maakt de eerste selectie op een beperkt aantal kernpunten die voor de organisatie cruciaal zijn. Ellenlange vragenlijsten op detailniveau hebben, zeker in de eerste fase, absoluut geen zin. Hierdoor kun je snel het kaf van het koren scheiden en hou je meer tijd over om met twee of drie partijen echt de diepte in te gaan. Hou veel contact met de leveranciers, adviseert hij. Uiteindelijk heeft de leverancier altijd meer informatie dan je zelf hebt, en hoe meer informatie je krijgt, hoe beter je kunt beslissen.
Stel ook vooraf duidelijke criteria op waaraan je uiteindelijke keuze moet voldoen. In de praktijk komt het nog veel voor dat de selectie al wordt opgestart terwijl de verschillende belanghebbenden allemaal andere selectiecriteria hanteren die onderling niet zijn afgestemd of soms zelfs regelrecht conflicteren.
Betrek hrm als sleuteladviseur
Peter Ambagtsheer, eigenaar/managing consultant van zakelijke dienstverlener Mentaspex, meent dat de inkoper ‘slechts' de uitvoerder of facilitator van een stuk hr-beleid is. De inkoper mag de onderhandelingen voeren, maar bepaalt niet de eisen aan het in te kopen systeem. Helaas zijn de behoeften van de werkvloer op operationeel niveau niet altijd voldoende in beeld bij de inkopers van de systemen. Zo heeft hij een geval meegemaakt waar bij noodsituaties niet alleen de wettige levenspartner van de medewerker, maar ook de onwettige partner moest worden gevonden in het hr-systeem. Daar hadden inkopers nooit bij stilgestaan.
Zijn advies: betrek hrm als sleuteladviseur of algeheel behoeftesteller in het aanschafbeleid. Hrm doet veel meer dan mensen vanuit de bedrijfsvoering en zakelijke lijnfuncties beseffen. Als inkoop niet voldoende snapt wat hrm nog meer doet dan alleen wat er op papier staat, kopen ze soms een systeem dat hr-mensen juist tegenhoudt hun werk goed te doen.
Denk vanuit het doel
‘Begin with the end in mind', citeert Robert Eits, accountmanager bij softwarebedrijf Afas ERP Software, Steven Covey. Begin allereerst met de strategische doelen die je je als organisatie hebt gesteld, en vertaal die vervolgens naar concrete punten waarop hr-software je moet ondersteunen. Als je bijvoorbeeld als p&o-afdeling meer kwaliteit wilt leveren met minder mensen, stel dan vragen als: Kan ik het lijnmanagement voorzien van de juiste cockpits? Kunnen medewerkers hun digitale dossier inzien?
Vergelijk software op basis van of een applicatie echt is geïntegreerd. Een heel simpele controlevraag die je als klant aan een potentiële leverancier kunt stellen, is: Kun je nu live laten zien hoe mijn medewerker met één druk op de knop een compleet gevulde werkgeversverklaring inclusief onregelmatigheidstoeslag kan afdrukken? Niet mogelijk? Dan is het ook niet geïntegreerd, stelt Eits.
Maak het systeem ondersteunend
Raimond Rovers, manager bij Deloitte Consulting, meent dat een hr-systeem ondersteunend moet zijn. Indien de hr-processen deels centraal en deels decentraal zijn ingericht, stelt dit andere eisen aan het systeem dan wanneer je te maken hebt met een volledig gecentraliseerde organisatie. In het eerste geval zal men sneller kiezen voor een bepaalde vorm van employee en manager selfservice. Daarnaast kan ook het soort interactiemomenten met klanten in het hr-dienstverleningsmodel van invloed zijn op de keuze voor een hr-systeem en specifieke functionaliteit. Werd voorheen nog veelvuldig gelet op de integratie met andere systemen – zoals payroll, finance, time en projecten – inmiddels kennen de meeste oplossingen een uitgebreide integratiefunctionaliteit. Steeds meer worden gevestigde ERP-oplossingen (enterprise resource planning) gekoppeld aan producten gericht op een specifieke functionaliteit (best of breed-producten), zoals software voor recruitment. Ook het toepassen van selfservice-functionaliteit wordt gemeengoed. Daarbij staat de medewerker centraal. Die kan steeds vaker middels een hr-portal zelf transacties uitvoeren, zoals informatie ophalen en gegevens wijzigen.
Maak fundamentele keuzes
Hans Hoogendoorn, eigenaar van automatiseringsadviesbureau Hoogendoorn PeC, zou eerst een longlist maken op basis van fundamentele keuzes. Met welk type aanbieder wil je in zee gaan? Wat is de brancheoriëntatie van de verschillende applicaties? Is er een keuze voor de techniek en de ontsluitingsmogelijkheden van de software? Zoek je een workflow-, personeels- en salaris- of juist een recruitmentsysteem?
Spreek vervolgens met de aanbieders op je longlist af wat de mogelijkheden zijn voor demo's en ervaar zelf wat de applicaties te bieden hebben. Vraag ook om referenties. Zeer belangrijk is dat je van tevoren zelf hebt bepaald wat je van de applicaties wenst en wat ze in de toekomst moeten bieden; bepaal vooraf en zelfstandig wat je ‘need' is en wat ‘nice to have'.
Oefen invloed uit
Vranc Douwma, unitmanager bij pay-roll-er NorthgateArinso, vindt het belangrijk om te kijken in hoeverre je als klant invloed hebt op de (toekomstige) functionaliteit. Bij klantspecifieke ontwikkeling komt het vaak voor dat je de leverancier betaalt voor de realisatie van generieke functionaliteit. Vraag wat de tarieven zijn voor implementatie en eventuele aanpassingen aan het product.
Buiten de kosten voor gebruik/licenties is het een gewoonte om ook ‘maintenance fees' in rekening te brengen. Dit kan oplopen tot 25 procent van de licentiekosten per jaar! Past het product binnen het systeemlandschap of moet het elders gehost gaan worden? Welke kosten zijn hieraan verbonden? Hoe betrouwbaar is de leverancier? Denk hierbij ook aan de toekomst. Welke ontwikkelingen zijn te verwachten in het product?
Toets in de praktijk
Jeroen Heijmans (Oracle) raadt aan om te toetsen of de leverancier de functionaliteit ook in de praktijk heeft bewezen. Laat je geen gouden bergen beloven van misschien wel prachtige functionaliteit die in de praktijk nooit is uitgerold. Na de keuze is het belangrijk om zoveel mogelijk bij de standaard van het pakket te blijven, dus denk goed na hoe je dat borgt in de organisatie.
Beperk je niet tot software die je maar met één salarispakket kunt koppelen. Het biedt veel voordelen om aan de achterkant te wisselen indien de huidige salarisleverancier niet meer voldoet of een ander dezelfde kwaliteit levert tegen een veel lagere prijs. Kijk ook naar de integratie met het ERP-systeem. Als het pakket kan integreren met je oplossingen op het gebied van project-, financiële- en inkoopadministratie, voorkomt dat veel dubbele invoer van data.
Richt je op transacties
Peter Ambagtsheer (Mentaspex) meent dat bij het ‘brainstormen' over de hr-systemen de registratieve functie (gegevens bewaren) vaak de boventoon voert. Vervolgens wordt een relationele database het uitgangspunt voor het in te kopen systeem. Veel hr-taken en processen zijn echter niet registratief, maar transactioneel (gegevens wijzigen, combineren, actualiseren, optimaliseren en schonen). Aan de ‘achterkant' van het proces zijn zulke transacties nodig voor personeelsplanning en contingentieplanning, zoals bij detachering, complexe projectplanning, reorganisaties en verkenningen voor cao-onderhandelingen.
Ook koppeling met financiële gegevens is daarbij een vereiste. Personeel is immers een grote post in de jaarrekening, en de financiële kant van hrm levert heel wat transacties op. Het is bovendien bijzonder nuttig om de financiële impact van een hr-besluit vooraf in kaart te hebben. Of om de beloning en omvang ervan correct en op basis van reële gegevens te begroten.
Vraag om visie
Tot slot nog een tip van Robert Eits. Vraag de leverancier niet of je bij een medewerker ook een voornaam, achternaam en bsn-nummer kunt vastleggen, want dat kan namelijk altijd. Wat je de leverancier wel moet vragen, is zijn visie op hrm en salarisverwerking voor de komende vijf jaar. En: vraag hem het ook echt live te laten zien. PowerPoints zijn geduldig, maar geen garantie voor de werkelijkheid. ..
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met IntermediairPW, vakblad voor p&o-professionals.
