Jury: overtuigende business case

In de zoektocht naar de beste business case van 2009 nomineerde een onafhankelijke jury de business case van St. Antonius Ziekenhuis en Ricoh. Het project 'St. Antonius Ziekenhuis' eindigde uiteindelijk op de vijfde plaats. Jurylid Gilbert Silvius schreef een juryrapport.

Naam project: St. Antonius Ziekenhuis
Opdrachtgever: Patiënten inschrijfbalie en St. Antonius Ziekenhuis
Uitvoerders: Ricoh, Phi Data, Logis.P en St. Antonius Ziekenhuis
Tijdsduur: 2008-2009
Omvang: ca. 500 mandagen

Pluspunten
– 'Customer facing'-oplossing
– Goede aandacht voor aantrekkelijkheid voor klant
– Eerste stap op weg naar procesverbetering wachtruimtes
– Oplossing wordt ook aan andere ziekenhuizen aangeboden

Minpunten
– Voornaamste 'trigger' was het niet meer beschikbaar zijn van de oude ponskaarttechnologie
– Keuze voor traditionele barcodetechnologie

Project
Het project betreft het ontwikkelen en invoeren van een nieuwe ziekenhuis-brede patiëntenkaart en selfservice patiënt registratiezuilen. De patiëntenkaart vervangt het traditionele ponsplaatje, maar bevat ook meer functionaliteit. Naast een foto van de patiënt bevat de patiëntenkaart ook een barcode die de identificatie van de patiënt eenvoudiger maakt. Hierdoor kan in een volgende fase van het project het wachtkamerproces op diverse afdelingen binnen het ziekenhuis worden vereenvoudigd.

Naast de nieuwe patiëntenkaarten omvat het project ook een selfservicezuil waarmee patiënten zelfstandig een patiëntenkaart kunnen aanmaken. Tijdens het registratieproces worden direct koppelingen gelegd naar een aantal andere informatiesystemen binnen én buiten het ziekenhuis, hetgeen de patiëntveiligheid ten goede komt.

Jureertraject
Het zelfbedieningsconcept van het project sprak de juryleden direct aan. Hierdoor haalde het project de top vijf van business cases die gevraagd zijn zich voor de jury te presenteren. In de presentatie viel de betrokkenheid van de medewerkers van de inschrijfbalie van het ziekenhuis sterk op. De waarde van het project bleek uit de trots waarmee het gepresenteerd werd. Ook werd duidelijk dat niet alleen de functionaliteit, maar ook het ontwerp van de patiëntenkaart een sterke verbetering was, waardoor patiënten trouwer hun patiëntenkaart bij zich dragen.

Toelichting jury
Het invoeren van zelfbedieningsconcepten is voor veel organisaties een belangrijke stap op weg naar zowel betere dienstverlening als betere procesuitvoering. In de business case van de patiëntenkaart en selfserviceregistratiezuilen van het St. Antonius Ziekenhuis is duidelijk aandacht voor beide aspecten. Door een effectieve voorlichting aan en begeleiding van de patiënten is de overgang van ponsplaatje naar patiëntenkaart goed verlopen. De selfservicezuil functioneert goed en wordt veel gebruikt. De procesverbeteringen die met de invoering van de nieuwe patiëntenkaart gerealiseerd kunnen worden zijn echter voor het St. Antonius Ziekenhuis zeker van even groot belang. De koppelingen die in het registratieproces worden gelegd met informatiesystemen binnen én buiten het ziekenhuis zorgen ervoor, in combinatie met de kenmerken op het patiëntenkaartje, dat de identificatie van de patiënt betrouwbaarder is, waardoor de veiligheid van patiënten en medewerkers van het ziekenhuis wordt verbeterd.

De combinatie van de verschillende opbrengsten van het project creëerden een overtuigende business case. Op basis hiervan heeft de jury dit project beoordeeld als één van de beste business cases van 2010.