Outsourcing heeft goed opdrachtgeverschap nodig

Informatievoorziening is een strategisch bedrijfsonderdeel dat gemanaged moet worden. Dit vereist een actieve rol van de organisatie. Juist bij outsourcing is men gebaat bij een goede opdrachtgever die zich bewust is van de taken en verantwoordelijkheden.

Informatievoorziening krijgt in de dagelijkse praktijk steeds meer aandacht. Organisaties gaan haperen of vallen zelfs volledig stil als de informatievoorziening niet functioneert. In vele organisaties zijn het bedrijfsproces en de informatievoorziening onlosmakelijk met elkaar verbonden: grote onderdelen van het primaire proces worden volledig ondersteund door informatiesystemen. Wil men het bedrijfsproces en de te behalen doelstellingen van de organisatie managen dan zal men ook de informatievoorziening moeten managen. Er moet dus een professionele partij zijn in een organisatie die zich structureel met de sturing van de informatievoorziening bezig houdt.

Of er nu sprake is van één opdrachtnemer die binnen de eigen organisatie valt of dat er sprake is van één of meer externe leverancier(s) of mogelijk een mix van beide situaties. het bepalen van de gewenste informatievoorziening in de organisatie en het aansturen van ict-activiteiten zijn taken die men niet kan outsourcen. Men moet als organisatie zelf aan het roer staan en niet door anderen laten bepalen wat men wel en niet moet doen als het gaat om de eigen informatievoorziening. Er ontstaan zakelijke relaties tussen business en ict. Deze relatie zal men vanuit de opdrachtgever (de vragende of demand-kant) moeten regisseren en onderhouden. Dit om te zorgen dat er sprake is van wederzijds samenwerken, vertrouwen en respect voor elkaar.

Organisaties veranderen voortdurend omdat de omgeving of de wet- en regelgeving dit eisen of de klanten dat vragen. Hierdoor is het van groot belang dat continu wordt gekeken of de totale informatievoorziening wel aansluit op de onderneming. Soms zijn de wijzigingen klein, soms groot, soms belangrijk, soms minder belangrijk. Een juiste afweging is noodzakelijk. Dit vraagt om een actieve sturing, want de middelen om deze verandering te realiseren moeten zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Kortom, er dient een goed opdrachtgeverschap ingericht te zijn. Op hoofdlijnen is een opdrachtgever: de initiatiefnemer, de strateeg, de financier, de manager van het proces, de beslisser, de stakeholder, de ambassadeur van het bedrijf. Maar wat doet nu een goede opdrachtgever?

De taken van een opdrachtgever

Een opdrachtgever is vertaald naar opdrachtgeverschap in een ict-omgeving het volgende, hierbij moet je wel rekening houden dat deze eigenschappen/rollen niet in één persoon vertegenwoordigd hoeven te zijn en dat de taken in de uit te voeren processen als projectmanagement, portfoliomanagement passen:

* Initiatiefnemer:
Daar begint het mee. Iedere organisatie realiseert zijn doelstellingen via zijn prestaties en optimaliseert daarom deze prestaties. Als de gewenste prestaties, en daarmee de gewenste waarden, niet geleverd kunnen worden, moet er actie ondernomen worden. Ook als er sprake is van een nieuw product of een nieuwe dienst. Je neemt het initiatief indien het binnen uw verantwoordelijkheid past. De bron ligt bij jou. En jij bent de probleemeigenaar. Dit leidt vaak tot een 'idee (=kans)' dat verder uitgewerkt kan worden.

* Strateeg:
Je hebt een bedrijfsstrategie, maar heb je ook een strategie voor de wijze waarop je jouw doelen gaat bereiken? Je bepaalt jouw doel en via welke routes je dat doel het beste kunt bereiken. Dit leidt tot een initiële business case, die steeds verder wordt uitgewerkt en uiteindelijk tot verandertrajecten kan leiden, bijvoorbeeld in de vorm van projecten.

* Business case manager:
Als business case manager bewaakt je permanent of de behoeften van de organisatie worden afgedekt door de beschikbare mogelijkheden en of de verschillen tussen behoefte en mogelijkheid adequaat zijn vertaald in business cases. Aan de andere kant bewaakt de business case manager of de producten die in projecten worden gerealiseerd, daadwerkelijk aansluiten bij wat in de business case is beoogd. Tijdens de ontwikkeling en het gebruik van de oplossing wordt getoetst in welke mate voldaan wordt aan de requirements en de gestelde normen voor de te leveren prestaties en de te creëren waarden.

* Financier:
Je geeft een opdracht voor een verandertraject en moet zorgen dat duidelijk gaat worden wat jouw benodigd budget is. Welke kosten en baten hiermee gemoeid zijn en wanneer je de investeringen gaat terugverdienen.

* Manager van het proces:
Je bent de opdrachtgever en de probleemeigenaar en stuurt daarmee het proces op hoofdlijnen aan. Je geeft aan op welke datum je wat bereikt wil hebben en bewaakt de voortgang. Je let op dat voldaan wordt aan de gestelde beoordelingscriteria. Tevens let je op behalen van de business case en of de verwachte doelstellingen nog wel efficiënt en effectief behaald worden.

* Stakeholder:
Als stakeholder heb je een belangrijke rol bij het formuleren van goede 'SMART' requirements. Goede requirements zijn nodig bij het realiseren van de gewenste waarde voor een organisatie. Dit vereist wel een permanent beheer van de verzameling requirements.

* Beslisser:
Als opdrachtgever neem je altijd de beslissing bij de start en bij eventuele noodzakelijke bijstellingen. Bijstellingen zijn noodzakelijk omdat de wereld gewoon doordraait en dus de requirements en doelstellingen ook kunnen veranderen. Je bent verantwoordelijk voor de consequenties van die beslissing. Immers, niemand anders dan de opdrachtgever kent het hele scala aan omstandigheden (interne acceptatie, concurrentieveld) daarvoor goed genoeg.

* Ambassadeur van het bedrijf:
Als opdrachtgever ben je ook het gezicht van jouw bedrijf. De oplossing wordt mogelijk buiten jouw onderneming gemaakt en weer ingebracht als het klaar is. Je geeft aan welke normen en waarden binnen jouw bedrijf gelden. Als de norm is dat jouw onderneming altijd streeft naar snel resultaat, dan is dit voor een opdrachtnemer belangrijk om te weten.

* Bestuurder
Je bent verantwoordelijk voor het (aantoonbaar) voldoen aan wet- en regelgeving (zoals SOX, Tabaksblat, Code voor Informatiebeveiliging, wet op de privacy) en het voldoen aan goed bestuur.

Conclusie

Als opdrachtnemer bij outsourcing ben je gebaat bij een goede opdrachtgever. Om samen 'de juiste dingen te kunnen doen'. Gelet op de hiervoor genoemde taken stelt dit hoge eisen aan een goede opdrachtgever.