Het is enigzins geruisloos aan iedereen voorbij gegaan: de plaatsing van PDF 1.7 (Portable Document Format, ISO 32000-1:2008 Part 1) op de lijst met open standaarden voor het 'Comply or Explain' principe van het Forum Standaardisatie Daarmee is PDF 1.7 de derde documentstandaard die op de lijst is opgenomen, pal naast de al eerder opgenomen formaten ODF (Open Document Format, ISO 26300) en PDF/A (ISO 19005-1:2005). PDF 1.7 opent de mogelijkheden voor functierijke documentypes zoals elektronische pdf-formulieren met xml-data of pdf-documenten die multimedia-elementen bevatten.
Dat de keuzemogelijkheid voor open documentstandaarden verder vergroot is, is een goede zaak. Maar meer keuzes brengen ook meer afwegingen met zich mee. Reden voor het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOiV) om in samenwerking met het Forum Standaardisatie en met experts uit de overheid en het bedrijfsleven een handreiking te schrijven die meer inzicht moet geven in de gebruikersscenario's voor de diverse documentformaten.
Odf kan worden ingezet bij de uitwisseling van reviseerbare (aanpasbare) documentformaten. PDF/A heeft als oorspronkelijke scope de langdurige archivering van digitale documenten, maar kreeg ten tijde van de plaatsing op de standaardenlijst in 2008 hetzelfde 'werkingsgebied' als odf met als enige verschil dat een pdf niet-reviseerbaar (aanpasbaar) is. PDF/A is een subset van PDF 1.4 waarbinnen allerlei zaken verboden zijn omwille van het feit dat het document ook over veertig jaar nog steeds betrouwbaar geopend moet kunnen worden. Dat gegeven bracht met zich mee dat er binnen de standaardenlijst geen oplossing was voor pdf-documenten die o.a. multimedia (geluid, video), 3D, cad-lagen, objectgegevens en xml moeten bevatten. Juist om die reden is PDF 1.7 in beeld gekomen.
De standaard PDF 1.7 is de nieuwste versie van het portable document format (pdf). Pdf bestaat sinds 1993 en is al meerdere jaren een de facto standaard. Pdf is op 1 juli 2008 vrijgegeven als een open standaard door de International Organization for Standardization (ISO) als ISO/IEC 32000-1:2008. Tot die datum was het een proprietary (bedrijfseigen) formaat van Adobe. Sinds de ISO-certificering is Adobe zelf niet meer de voornaamste en enige ontwikkelaar aan het pdf-bestandsformaat. Het uitgangspunt van de standaard is dat het gebruikers mogelijk wordt gemaakt documenten uit te wisselen en te bekijken, zowel onafhankelijk van de omgeving waarin ze zijn gecreëerd, alsook de omgeving waarin ze worden uitgeprint of bekeken. Elk PDF 1.7-document bevat een complete beschrijving van een document, inclusief tekst, font objects (embedded of met typeface beschrijving), afbeeldingen, audio, video, en 2D/3D graphics.
Het indelen van documentformaten naar het soort inhoud dat het kan bevatten is echter niet de enige methode om een uitspraak te doen over de vraag welk documenttype gebruikt kan worden. Het verdient ook aanbeveling om de levenscyclus van een document in ogenschouw te nemen.
Bij het werken met documenten kunnen grofweg vijf stadia onderscheiden worden. Deze stadia zijn in de praktijk niet altijd opeenvolgend. Het eerste stadium omvat de creatie van een document. In het tweede stadium werken meerdere personen of organisaties samen aan een document. Stadium drie betreft de uitwisseling van documenten. Er worden dan geen wijzigingen in het document aangebracht. In het vierde stadium wordt het document gepubliceerd voor het gebruik door een breder publiek. Tot slot worden documenten gearchiveerd.
Odf leent zich voornamelijk voor documenten waarin nog wijzigingen aangebracht moeten worden en kan op dagelijkse basis worden gebruikt om informatie in uit te wisselen. De ontvanger wordt niet of nauwelijks beperkt in zijn mogelijkheden om (delen van) het document zelf te gebruiken. Wat voor de een een eindfase is, is tenslotte voor de volgende in de informatieketen het begin. In odf behoudt het document de volledige functionaliteit die het tijdens het bewerken heeft – inclusief alle metadata, bewerkingsgeschiedenis, digitale handtekeningen en versies. Zolang het document reviseerbaar moet blijven, kan odf door de hele levenscyclus van een document worden gebruikt. Dus mocht het nodig zijn om ook een reviseerbaar document uit te wisselen, te publiceren of te archiveren, dan kan dit met odf. Voor het uitwisselen, publiceren en archiveren van niet-reviseerbare documenten, is het niet geschikt.
Als documenten bevroren moeten worden en er geen enkele discussie moet zijn over de inhoud (de niet-reviseerbare documenten), dan komen PDF 1.7 en PDF/A-1 in beeld. Voor de langere termijn archivering is PDF/A-1 expliciet bedoeld. Hierbij wordt de structuur en de doorzoekbaarheid van het document behouden. Je verliest wel informatie en de mogelijkheid om documenten later makkelijk te (laten) bewerken. In sommige gevallen zal dus blijken dat PDF 1.7 nodig is.
De juiste keuze voor het juiste bestandsformaat is soms lastig. De handreiking van het NOiV is daarom ook een aanrader voor iedere organisatie die open standaarden op de juiste manier willen toepassen.
