Back-up en archivering van bedrijfsinformatie vooral pijnpunt binnen MKB

IS Interned Services heeft onlangs een onderzoek gedaan onder haar klanten naar de stand van zaken met betrekking tot back-up en archivering binnen het MKB. Uit dit onderzoek kwam onder andere naar voren dat bedrijven met minder dan vijf geautomatiseerde werkplekken niet of nauwelijks investeren in back-up en archivering van bedrijfsinformatie. Een groot deel van de kleine- en middelgrote bedrijven is bovendien slecht voorbereid op de wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van digitale bedrijfsinformatie.

Uit het onderzoek kwam naar voren dat 68% van de ondervraagde bedrijven documenten digitaal bewaart. Bijna de helft daarvan gebruikt daarvoor geen specifiek back-up- & archiveringssysteem. Van de 50% die wel een specifiek systeem hebben voor het back-uppen en archiveren van bedrijfsinformatie is 80% een bedrijf met meer dan 5 geautomatiseerde werkplekken.

"In de praktijk blijkt dat kleine bedrijven de noodzaak van back-up en archivering minder inzien en de risico’s die zij lopen anders inschatten dan grotere bedrijven", licht Arjan Steevels, oprichter en directeur van IS Interned Services, de resultaten toe. "Bij bedrijven met minder dan 5 medewerkers wordt informatie veelal opgeslagen op de harde schijven van gebruikers en het archiveren en back-uppen daarvan wordt veelal aan de individuele gebruikers overgelaten."

Het grootste struikelblok voor met name kleine bedrijven binnen het MKB zijn de kosten: 38% van de kleine bedrijven zegt zich zorgen te maken over de kosten die samenhangen met een back-up- en archiveringssysteem. Steevels: "De kosten van het niet of op inefficiënte wijze back-uppen en archiveren van digitale documenten zijn echter op langere termijn vaak vele malen hoger dan de kosten van de aanschaf van een goed back-up- en archiveringssysteem."

Naast het belang dat een goed back-up- en archiveringssysteem heeft voor de continuïteit van de onderneming, is het ook vanuit wettelijk oogpunt belangrijk dat bedrijfsinformatie op de juiste wijze wordt opgeslagen. Immers, ondernemingen hebben zowel een civielrechtelijke als een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor administratieve bescheiden ‘die ertoe dienen de rechten en plichten van de ondernemingen te onderbouwen’ en deze informatie dient bovendien toegankelijk gehouden te worden.

Slechts 33% van de respondenten bewaart behalve de digitale documenten zelf ook de bijbehorende hard- en software om de documenten toegankelijk te houden, zo blijkt uit het onderzoek. 31 % bewaart documenten wel digitaal, maar zonder de bijbehorende hard- en software. 28% print alle digitale documenten en slaat deze op in een papieren archief.

"Uit deze cijfers kan de conclusie worden getrokken dat een groot deel van de ondervraagden niet voldoet aan de fiscale bewaarplicht voor digitale bedrijfsinformatie. Dat is op zijn minst zorgelijk te noemen, aangezien de belastingdienst – gezien de technologische mogelijkheden van dit moment – het verlies van bedrijfsgegevens in de toekomst niet meer zal accepteren als excuus voor het niet kunnen reproduceren van bedrijfsinformatie", aldus Arjan. "Een goed back-up en archiveringsysteem kan veel leed voorkomen als het gaat om de fiscale en civielrechtelijke bewaarplicht van bedrijfsinformatie, vooral als dit slim en op kostenefficiënte wijze wordt ingezet."

Hoewel het onderzoek zich richtte op het MKB ziet IS ook bij bedrijven met meer dan 50 werkplekken problemen met de back-up en storage omgeving. Eric Lisica, Sales Manager grootzakelijk: "Vooral het testen van de recovery procedure gebeurt in de praktijk te weinig. En als Murphy dan eenmaal toeslaat dan zie je dat een back-up alleen niet voldoet.  We zien daarnaast dat storage een grote uitdaging vormt bij compliancy vraagstukken rondom e-mail archivering. Pas op het moment dat de TCO te hoog wordt, wordt er ingegrepen. Wij adviseren bedrijven dan ook een pro-actief storage beleid te voeren want dit kan een hoop irritatie en kosten schelen".