40 procent van de ict-managers en -professionals vindt dat uitbesteding van bedrijfsprocessen meer kost dan het oplevert. Volgens hen wegen besparingen niet op tegen de kosten die dit op langere termijn meebrengt, zoals indirecte kosten voor regievoering en contractbeheer. 27 procent van de respondenten vindt dat uitbesteding wel meer oplevert dan het uiteindelijk kost. Dat blijkt uit onderzoek in het kader van de Computable ICT Services Guide 2010.
Aan het onderzoek deden in totaal 1851 respondenten mee, ict-managers en ict-professionals uit grote en kleine Nederlandse organisaties. 9 procent van hen gaf aan niet te weten of uitbesteding van bedrijfsprocessen per saldo geld bespaart of niet. De resterende 24 procent staat neutraal tegenover de stelling dat besparingen door outsourcing niet opwegen tegen de extra kosten op langere termijn.
Meer dan de helft van de respondenten (54 procent) geeft aan dat hun organisatie enkele bedrijfsprocessen of delen daarvan heeft uitbesteed aan een derde partij. Het gaat daarbij vooral om het beheer van infrastructuur, zoals servers, hosting, storage en netwerken (51 procent). Bovendien heeft 37 procent de softwareontwikkeling uitbesteed, 32 procent het applicatiebeheer en 29 procent het werkplekbeheer.
Offshoring
Respondenten zijn verdeeld over het uitbesteden van bedrijfsprocessen naar het buitenland (offshoring). 29 procent vindt het geen probleem en 27 procent juist wel. Een kwart van de ondervraagden laat hun mening afhangen van het uit te besteden proces. De resterende 19 procent weet geen antwoord te geven.
In de ICT Services Guide, die 21 mei verschijnt, worden leveranciers per ict-deelgebied door respondenten beoordeeld op zaken als kennis, betrouwbaarheid, prijs en klantcontact. Ook reageren de deelnemers op stellingen over open source, beheermethodieken, service-level agreements, cloud computing en dus outsourcing.
Als uitbesteding meer kost dan het oplevert draai je het toch terug? Gezien economische crisis lijkt dit een stap waarover je niet lang na hoeft te denken als ICT manager en directie.
Bedrijven die leven van het aanbieden van outsourcing zullen dergelijke acties niet erg waarderen, want zij houden immers de mythe graag in stand dat je als bedrijf geld kunt besparen. Het is al veel vaker gebleken dat outsourcing helemaal niet zoveel oplevert als wel gedacht.
‘Dan draai je het toch terug’ Meestal gaat het om meerjarige contracten, overname van mensen en leuke (lees ‘dure’) clausules over het voortijdig afbreken van die contracten. Makkelijker gezegd dan gedaan dus.
Iets vinden is natuurlijk anders dan een echte berekening / business case, ook al draait er in deze wereld (outsourcing was de trend, weer terug insourcen wordt of is wellicht al de trend) veel om perceptie, om verhalen over de grote lijnen.
Naast dat iedere uitbesteding zo een eigen doelstelling heeft (kostenverlaging is niet altijd dé doelstelling!), zou het voor meer nuancering van de algemene perceptie en trend-analyse veel interessanter zijn om een goed lange-termijn-onderzoek uit te voeren. Vanuit kostenperspectief zie ik voorafgaand aan outsourcingsprojecten vaak dat er veel verborgen kosten zijn (waartegenover overigens ook verborgen baten kunnen bestaan) die in deze analyses ‘achteraf bekeken’ snel over het hoofd worden gezien. Een grootschalig onderzoek met per situatie/case een èchte kosten-batenanalyse maken, waarbij je de werkelijke situatie vóór de uitbestedingssituatie berekent en na outsourcing de werkelijke situatie van dat moment meeneemt, dat zou in tegenstelling tot bovenstaand onderzoek meer feitelijke weergaven van de werkelijkheid geven.
Overigens vind ik het antwoord op de volgende vraag nog veel interessanter: zijn de kwalitatieve èn kwantitatieve doelstellingen van het outsourcingsproject behaald?
Kostenbesparing is een achterhaalde reden om te outsourcen. Vergroten bedrijfszekerheid, kennis en capaciteit zijn valide redenen. De vraag is wel: wat mag het kosten ? Terug draaien zoals gesuggereerd, is een optie maar waarschijnlijk een dure (afkoop van contracten) oplossing en een landurige oplossing. Insourcen betekend immers alles weer zelf opbouwen in samenwerking met een (outsource)partner die hier niet op zit te wachten.
@Harold 12:42
…Insourcen betekend immers alles weer zelf opbouwen in samenwerking met een (outsource)partner die hier niet op zit te wachten….
Maar je zou van de outsourcepartner mogen eisen dat je alle documentatie krijgt. Bovendien mag je hopen dat je van alle documentatie die je aan je outsourcingpartner hebt gegeven nog een kopietje hebt.
Documentatie zegt ook niet alles, maar het is een begin om alles weer opnieuw op te bouwen.
Of stel ik het nu té simpel ?
De trend tot outsourcing is nog niet zo heel oud, althans op de schaal waarin het de afgelopen jaren gegaan is. Ik kan mij voorstellen, dat de (nieuwe) regierol die dat noodzakelijk maakt (KSF!) niet altijd even gemakkelijk is in te vullen. Als die niet optimaal functioneert, levert de outsourcing niet op wat men er van verwachtte.
En juist vanwege de schaal waarop het gebeurd is, kunnen de transitiekosten hoog uitvallen, hoger dan men ingeschat heeft.
@Janneke: je hebt helemaal gelijk: meten is weten. Maar inschatten van verborgen kosten of kwantitatief uitdrukken van kwalitatieve aspecten is vaak heel lastig. En omdat de outsourcing contracten vaak een langere looptijd hebben moet je ook nog eens inschatten hoe de wereld er over drie tot vijf jaar uit zal zien om de afweging goed te maken.
Ik zit me bij dit artikel werkelijk af te vragen of wat de respondenten “vinden” ook kwantitatief onderbouwd is.
Als je al die factoren (ook in de tijd) goed genoeg hebt kunnen bepalen, dan kun je na drie zeker wel iets “vinden”.
Ben benieuwd.
Outsourcing gaat vaak mis omdat de outsourcende partij zich slecht voorbereidt en vaak denkt zijn/haar problemen te kunnen outsourcen. Helaas dat lukt zelden. Om goed en verantwoord te kunnen outsourcen dien je in wezen je zaakjes qua beheer eerst prima op orde te hebben zodat je een goed en degelijk en realistisch contract kan afsluiten. Dit is in de praktijk zelden het geval. Dat betekent dat er voordurend “onvoorziene” kosten boven tafel komen.
Daarnaast is het vaak zo dat de uitbestedende partij onvoldoende is voorbereid op het aansturen van de outsourcing partner. De leercurve is vaak te lang om het eerste contract met voldoende baten te overleven…
Wat ook vaak tegenzit, vooral bij de overheid, is de aanbestedingsverplichting:
– de outsourcingspartij wordt gekozen op grond van een (onrealistisch) scherpe prijs om vervolgens vanwege het multi interpetabele contract voortdurend aanvullende factuurtje te zenden omdat een en ander buiten het contract valt. Op deze wijze wordt het voor hen alsnog rendabel. Maar ja wel een tegenvaller voor de opdrachtgever.
De kern: je moet weten wat je doet. Problemen kun je niet outsourcen die moet je eerst zelf oplossen!
Wat levert dit op? Hoe wordt dit gemeten? Als we het toch over meten hebben, zorg dat er appels met appels vergeleken worden. Veel interne kosten alocatie verlopen scheef en geven een zwaar vertekend beeld.
Hiernaast zijn bepaalde outsource werkzaamheden ook bedoeld om risico te beperken. Ik klaag toch ook niet dat mijn verzekering geen rendement opleverd? Een ander vaak gebruikt argument is focus geven aan kernactiviteiten. Hoe gaan we dit meten? Kortom het blijft een lastig vraagstuk, waar de juiste combinatie klant/leverancier belangrijk is. Een goede relatie met duidelijke afspraken en verwachtingen. De kwantitatieve feiten dienen compleet te zijn. Werkt dit niet, is er soms sprake van de foute leverancier of misschien niet realistische wensen van de klant?
Jammer dat je zo weinig kan doen met de cijfers uit het artikel omdat de belangrijkste gegevens niet gepubliceerd zijn.
Outsourcing kan soms een kostenvoordeel opleveren. Meestal kan het vooral meer flexibiliteit of continuïteit opleveren. Kleine bedrijfjes kunnen er meestal een kwaliteitsvoordeel mee behalen.
Voorafgaande aan een eventuele outsourcing moet een SWOT-analyse m.b.t. de ICT uitgevoerd worden en een overzicht gemaakt worden van alle ICT-gerelateerde investeringen. Dan kan het doel van de outsourcing bepaald worden zodat ook in de gaten gehouden kan worden of die doelstelling gehaald wordt. Daarna kan een offertetraject worden opgestart en de beste keuzes worden gemaakt aan de hand van kosten-batenanalyses. Bij grote bedrijven leidt dit meestal tot multisourcing en flink investeren in het contractmanagement.
Maar dat is de rationele kant. Er wordt vaak geoutsourced omdat men de ICT-voorzieningen niet goed kan aansturen zonder dat men dit wil erkennen. ICT wordt dan gezien als te duur, te laat, te beperkt, etc.
De achterliggende oorzaak is vaak een tekort in interesse, kennis, commitment, managementvaardigheden om de ICT-organisatie goed aan te sturen. Dat verandert niet door outsourcing.
Een slechte interne opdrachtgever wordt al gauw een nog slechtere externe opdrachtgever. Die kan eenzijdig te veel flexibiliteit gaan eisen, te veel voor een dubbeltje op de eerste rang willen gaan zitten, wel scherp onderhandelen op prijs maar niet helder kunnen aangeven wat men er voor terug wil hebben, niet praten over eigen falen wel over het (vermeende) falen van de externen.
De aanbesteder kan dus niet goed aansturen, noch de relatie met de aanbieder goed beheren. Er is dan geen win-win-situatie, geen partnership, maar extra gesteggel, minder flexibiliteit, meer wantrouwen en extra kosten. Daarna wordt het volgende outsourcing of insourcingtraject gestart.
Een goed hoofd ICT of ICT-consultant weet dat te voorkomen.
@Harold
Het outsourcen vergroot lang niet altijd de kennis. Je geeft immers een deel van je proces uit handen. Het gebeurt helaas al te vaak dat je dat proces daarna alleen nog van de zijlijn bekijkt. Hierdoor kan kennis juist verwateren.
Mijn persoonlijke ervaring is dat je maatwerk hard- danwel software beter in eigen beheer kunt houden. Dit zijn meestal bedrijfskritische zaken waarvan de kennis gewaarborgd moet worden. Hier wordt ook vaak het concurrentievoordeel mee behaald. Het uit handen geven van deze vitale kennis zou een bedrijf te afhankelijk kunnen maken van de externe leverancier.
Het beheer van off-the-shelf hard- of software is beter te outsourcen. Mocht je dat uiteindelijk willen gaan insourcen, dan is er meestal wel kennis van deze standaardtoepassingen in te kopen. Ook hier zijn uiteraard gradaties in aan te brengen.