De laatste tijd lezen we weer over grote digitaliseringsprojecten. Bedoeld wordt dan meestal scan-projecten voor pre-digitale informatieopslag. Interessant en ingewikkelder dan het lijkt, maar veel ingewikkelder dan dat is hoe de informatie in het digitale tijdperk nou eigenlijk moet worden beheerd. Onze ecm-experts aan het woord.
Jurgen van der Vlugt, senior manager audit en advies, Noordbeek
De archiefkasten van gisteren zijn de petabytes van vandaag, alleen konden we gisteren nog de tekst op de archiefdoos lezen en vandaag staat jouw data ergens in de cloud. Onbekend en onbemind. Of nee, onbemind door jou, bemind door de foute loverboys van de informatiemaatschappij. Tijd dus om weer meer, veel meer, aandacht te geven aan gegevensclassificatie. Dat is in wezen al van alle tijden. Er was altijd al informatie, publiek en geheim. En het bestaan van geheimen werd geheim gehouden. Degene die wisten wat de informatie waard was, classificeerden de informatie als geheim en hielden dat geheim.
Dat ging gewoon zo. De opsteller van zekere informatie besliste op basis van criteria wat geheim was en wat niet. De ontvanger van de informatie kreeg bij ontvangst te horen dat als hij niet alles deed aan geheimhouding, zijn kop eraf ging. Dreigen met een repressieve control werkte. Maar informatie, gegevens en opslagmedia werden steeds meer onderscheiden. Voor classificatie ontstonden uitgebreide criteria-spoorboekjes, met niveaus van geheimheid en zo, met markeringen, een groot stempel 'Geheim' of juist niet, en met de vele te nemen maatregelen om een eenmaal én andermaal vastgestelde classificatie hoog te houden. Dit leidde tot duidelijke maar soms tegen-intuïtieve schema's, of onduidelijke schema's zoals de jouwe.
En de vele, vele maatregelen zouden wel moeten worden genomen, maar werden het niet. Veels te ingewikkeld, al die crypto-dingen. Beveiliging, dat is heel veel overhead voor weinig tot geen zichtbaar resultaat en dus lastig en als het dan ook nog eens zo moeilijk is… We leven voor productieve dingen, niet voor de bureaucratie. Laat staan dat er tijd is voor onderhoud, bijvoorbeeld na 'verrijking' van gegevens. En versleuteling wordt toch al steeds sneller gekraakt, dus waarom beginnen we eraan? Dat is dus lastig. En dat moeten 'ze' maar oplossen. Helaas, jij bent 'ze'.
Dat levert een probleem op. Hoe de classificatie te verzinnen? Alles maar versleutelen? Terwijl meer dan ooit gegevens moeten worden uitgewisseld met een steeds grotere, steeds moeilijker in de gaten te houden, groep gebruikers buiten de eigen organisatie. Of willen we terug naar fijnmazige classificatie, die je niet kunt bedenken maar zoals gezegd in de overwerkte 'business' zelf moet worden bedacht en uitgevoerd, dag in, dag uit? Net zoals bij 'risk management' en al die andere stafdisciplines zit de echte kennis over het hoe en wat van waarde van informatie tussen 'de business' en ict in. En dan hebben we het nog niet over de explosie van ongestructureerde informatie, die de gestructureerde informatie qua belang naar de marge verdringt. Hoe krijgen we daar qua classificatie vat op?
Doe het dus eens wat vaker. Classificeren bedoel ik. En creatief zijn; het eens wat anders aanpakken dan anders kan veel inzicht en plezier verschaffen. Hoe kunnen we het leuker maken zodat anderen het vaker met ons willen doen?
Freddie van Rijswijk, senior executive, Isis Papyrus Netherlands
Classificatie en daarmee samenhangend recordsmanagement, gegevensbeveiliging en het vinden van de informatie kan aanzienlijk vereenvoudigd worden. Hiervoor moet men terug naar het begin, namelijk het moment van document creatie. Van oudsher wordt classificatie achteraf toegepast, buiten de context van het bedrijfsproces. Vroeger was er met een centrale postkamer een zogenaamd slot op de deur, maar tegenwoordig kan iedereen het elektronisch document bewaren, e-mailen, printen en zelfs achteraf veranderen.
Documentcreatie, of het nu een e-mail, officiële brief of financieel rapport is, vindt altijd plaats in de context van een bedrijfsproces. Het is deze context die bepaalt wie (autorisatie), wanneer en welk document (de sjablonen) kan gebruiken en wat en waar (autorisatie op paragraafniveau) er geschreven mag worden. Ook bepaalt het proces en de status van het document of er accordering plaats dient te vinden, via welke kanalen documentverspreiding plaatsvindt (bijvoorbeeld de printer in een beveiligde ruimte, e-mail met digitaal getekende pdf) en niet geheel onbelangrijk, de toegangsrechten en archiveringstermijn. Een taxonomie, bedrijfsprocessen en autorisatiemodel zijn hiervoor onmisbaar. Zoeken wordt vinden, aangezien het de zaak (case) is die de context geeft en daarmee alle relevante documenten toont, mits geautoriseerd natuurlijk.
Marjolein Ahsmann-Mosmans, directeur, AutomaMA
Er zijn veel vragen en weinig antwoorden, maar ik vind wel dat er meer geclassificeerd moet worden. Begin daarmee bij de contentcreatie. Zorg dat de organisatie duidelijke en gezamenlijke afspraken heeft gemaakt. Zorg dat iedereen zich eraan houdt, maar zorg er ook voor dat er niet te veel wordt geclassificeerd. De hoeveelheid ongestructureerde content neemt toe, maar hoelang is deze content relevant? Hoeveel ervan wordt opgeruimd? Dus inderdaad, classificeer meer, maar ruim ook op. Kortom, classificeer bewust.
Jonne Joosten, ecm-expert en projectmanager, You Move
Classificatie is geen doel op zich. Als we niets organiseren classificeert men nauwelijks en als we het opleggen, te veel. Beide leidt tot inefficiëntie. Hoe classificatie dan aan te pakken? In de basis ligt de verantwoordelijkheid bij de contenteigenaar. Hij moet zich daarbij twee vragen stellen. Wie is mijn doelgroep? Bijvoorbeeld een afdeling, de organisatie of het web. Een grotere doelgroep vraagt uitgebreidere classificatie. En vraag twee: wat wil ik met de content bereiken? Hoe graag wil de eigenaar dat de content gevonden wordt, vraagt om meer classificatie. Met het stellen van deze vragen neemt de bewustwording toe en vindt classificatie op efficiënte en natuurlijke wijze plaats.
Eric van Korven, consultant, OpenSesame ICT
Een praktisch probleem bij classificatie is dat vaak veel nagedacht wordt over het documentair structuurplan en/of de zaaktypencatalogus en er prima technologie wordt ingezet om deze middels metadata en/of taxonomieën te beheren, maar dat minder gekeken wordt naar de grootste uitdaging: waar gaat al deze metadata vandaan komen? Vaak wordt nagedacht over wat men uiteindelijk uit het systeem wil gaan halen, maar wordt te weinig stilgestaan bij hoe deze informatie in het systeem gaat komen. Dit kan vervelende gevolgen hebben zoals schijninformatie en zwaar geïrriteerde eindgebruikers die overdreven ingewikkelde invoerdialogen voor hun kiezen krijgen. Het is derhalve aan te raden niet alleen te kijken naar het gewenste eindresultaat maar ook naar informatie (soms verborgen) die al in enigerlei vorm beschikbaar is. Dit kan zo simpel zijn als het label op de doos uit het archief mee te nemen als metadata bij het scannen van alle documenten in de betreffende doos. Ook is verrassend veel mogelijk als materiedeskundigen betrokken worden in het bedenken van herleidingsregels om waar mogelijk metadata geautomatiseerd uit de content af te leiden. De functie van de eindgebruiker wordt dan meer controlerend en minder die van datatypist.
Richard Zeevat, business consultant, Acanthis
Een classificatie werkt pas echt goed wanneer de classificatie 'van ons allen' is. Of beter, wanneer een classificatie aansluit bij de bril die de desbetreffende 'informatieconsument' op heeft. Aangezien deze brillen nogal divers kunnen zijn en vaak kunnen wisselen, lijkt een DSP (documentair structuurplan) 'Nieuwe stijl' hierop een goed antwoord te zijn. Belangrijk element hierbij is dat de classificatie is gebaseerd op onderwerpen (taal) die afkomstig zijn van de afdelingen binnen de organisatie en (deels) ook worden beheerd en aangepast kunnen worden door deze zelfde afdelingen. Verder is aan deze onderwerpen een hele structuur van metagegevens gekoppeld, waarmee ongestructureerde informatie wordt gestructureerd, bij registratie in bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem en waarop uiteraard de informatie vervolgens kan worden gevonden.
Andra Nijenhuis, business consultant, Decos Software Engineering
Classificatie via metadata per proces is een logische manier om informatie te structureren. Door het gebruik van een DSP (documentair structuurplan) of ZTC (zaaktypencatalogus) in een documentmanagementsysteem kan met één handeling een volledige structuur van metagegevens toegevoegd worden. Het werken met een DSP of ZTC raakt dan ook steeds meer ingeburgerd. Terecht is de vraag hoe we de juiste toegang tot informatie garanderen. Dit vraagt om een ZTC+, waarbij meer procesgegevens (statusovergangen, resultaten) en zelfs functionele beheergegevens (autorisatie) worden opgenomen in het ZTC. Het ZTC wordt daarmee een applicatieoverstijgende basisregistratie voor informatievoorziening. Nu nog een brug te ver, maar een uitdaging voor overheden en leveranciers van zaaksystemen/DSP's om tot een goede standaard te komen.
Experts gezocht
Computable heeft op al zijn 26 topics een expertpanel. Wij zoeken echter altijd meer experts, op al onze topics, maar voor de komende tijd zoeken wij specifiek naar experts voor de topics Virtualisatie, Development, Netwerken, Business Intelligence en ERP.
Ben jij expert op een van deze vakgebieden of een ander Computable-topic en wil je als vraagbaak van de redactie dienen, stuur dan een e-mail met je gegevens (naam, functie, bedrijf, werkzaamheden) naar experts@computable.nl.
Waarom zeggen deze deskundigen (behalve de heer Zeevat) “klassificeren” als ze “klasseren” bedoelen?
Klassificeren is het bedenken (uitwerken, vaststellen) van een stelsel van klassen; klasseren is iets indelen in een bepaalde klasse. Wielrijders klasseren zich.
(Analoog: codificeren is een codestelsel opzetten, coderen is een code ergens aan toekennen.)
@ KE van Zanten: Neen, dat is onzin. Classificeren is wat we doen. Dat er ooit anders met het begrip werd omgegaan, doet niet terzake. De analogie met codificatie is duidelijk, namelijk iets in een code gieten. Coderen is schrijven in code. Classificeren is de (waarde van) informatie in klassen gieten, klasseren of liever deklasseren doen commentatoren.
En dan nu weer terug naar inhoudelijke bijdragen.