Goed ict-beleid hoort onderdeel te zijn van een gezonde bedrijfsvoering. Dat komt bij zorgorganisaties nog sporadisch voor. Daar blijft ict een zorgenkind, een kostenpost, betoogt Huib Doyer. Hij is partner bij Sense Sourcing.
In Doyers optiek moeten zorginstellingen hun informatievoorziening naar een hoger plan tillen. Dit kan alleen door het ict-beleid structureel onderdeel te laten zijn van het organisatiebeleid. Dat heeft volgens Doyer diverse voordelen: betere verantwoording, hogere efficiëntie en effectiviteit en betere ondersteuning van de primaire processen en, niet onbelangrijk, kostenbesparingen.
Huib Doyer, die zijn sporen in de ict verdiende bij Volmac, Capgemini en Debis, richt zich bij het Amsterdamse adviesbureau Sense Sourcing (onder deel van Boer & Croon) op ict en gezondheidszorg. Bij de meeste zorgorganisaties vormt ict een probleem, constateert hij. Doyer wijst op de weinig samenhangende en slecht te beheren legacy-applicaties, de onvoldoende ondersteuning van de primaire processen, vooral als het gaat om de snel veranderende wet- en regelgeving en financieringsstromen. Ook het gebrek aan data-integriteit, interfaceproblemen en de ontoegankelijkheid van systemen, de hoge kosten (licenties, beheer en exploitatie), het tekort aan kennis en ervaringen en het gebrek aan visie, beleid en strategie op het gebied van ict spelen parten.
‘Zorgland is fusieland’, stelt hij. ‘Organisaties nemen in zo’n samensmeltingsproces hun eigen it-systemen mee, maar er vindt geen werkelijke integratie plaats. Veranderprocessen worden vaak niet afgemaakt, waardoor ict-zaken niet op elkaar aansluiten. Cliëntgegevens zijn soms tot op zes of zeven plekken in het it-landschap opgeslagen. Efficiëntie en effectiviteit is dan ver te zoeken.’
Catch 22
ict-manager in de zorgsector is voornamelijk bezig met het in de lucht houden van de legacy en het aanpassen van de systemen op nieuwe wetgeving. Wil hij vernieuwen, dan komt hij in een Catch 22-situatie terecht. Doyer: ‘Om de ict naar een hoger peil te brengen en op de kosten te besparen, moet er eerst in worden geïnvesteerd. Terwijl de ict-kosten gemiddeld zo’n 4 procent van een begroting bedragen, moet dat budget tijdelijk worden verhoogd om daarna te kunnen bezuinigen.’
‘De aankoop van een erp-platform leidt bijvoorbeeld tot het fors terugdringen van de licentie- en beheerkosten, doordat de ict-versnippering een halt wordt toegeroepen en er allerlei rammelende softwarepakketten zijn uit te faseren. Maar ja, dat zal een it-manager overtuigend moeten kunnen uitleggen aan zijn directie, want die is vooral bezig met het terugdringen van de uitgaven’, aldus Doyer.
Van A naar B
Er valt dus veel winst te behalen in het opschonen en integreren van de ict binnen een zorgorganisatie. Maar zorgorganisaties hikken tegen zulke veranderprocessen aan, merkt Doyer. ‘Ze hebben hulp nodig om de transitielogica die hiervoor nodig is, te doorgronden. Grote leveranciers, zoals Qurius, Centric, PinkRoccade, Chipsoft, iSoft, Databalk of Afas, zouden hierbij een voortrekkersrol moeten spelen. Zij moeten kunnen aangeven hoe een klant op een beheersbare manier van A naar B komt.’
In het informatiemodel dat Doyer hierbij voor ogen staat, is de backoffice het fundament, gevormd door een erp-systeem (enterprise resource planning). Hierin zijn nagenoeg alle voor de bedrijfsvoering relevante basisgegevens opgeslagen. Daar bovenop komt een laag van sectorspecifieke toepassingen, zoals de ziekenhuisinformatiesystemen, die koppelingen hebben met röntgen- en mri-systemen. Dan komt er een laag voor het elektronisch patiënten/cliëntendossier, met verbindingen naar de backoffice. De frontoffice maakt de bovenste laag uit.
Mensenomgeving
Om zo’n procesinformatiemodel in te kunnen voeren, is een ict-beleid nodig. Dat moet deel uitmaken van een gezonde bedrijfsvoering, benadrukt Doyer. Het betekent concreet het opstellen van jaarplannen die inzicht geven in de inrichting van de ict-functie (met een vraag- en aanbodkant), de opzet van een ict-architectuur, de kwaliteit en de kosten van de dienstverlening en het verloop van een transitie naar een nieuwe, verbeterde situatie.
Alleen is ict bij directies van zorginstellingen een ondergeschoven kindje. ‘Dat komt door de bedrijfscultuur in de zorg’, stelt Doyer. ‘Het is een mensenomgeving waar vraagstukken als het terugdringen van het hoge personeelsverloop, het opvangen van de vergrijzing en de toenemende zorgvraag prioriteit krijgen. Omdat de financiële middelen beperkt zijn, moeten er keuzes worden gemaakt.’
Doyer vervolgt: ‘Ik pleit ervoor om dan toch ook structureel naar ict te kijken. De voordelen die zijn te behalen, vormen de basis voor een verbeterde bedrijfsvoering en dus ook, op termijn, kostenbesparingen. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van één database met patiëntgegevens, het op de werkplek ondersteunen van de werkprocessen, het maken van rapportages, et cetera. Het maken van ict-beleid heeft nut.’ Hij vindt dat dit besef bij verpleeg- en verzorghuizen en thuiszorgorganisaties langzaam begint post te vatten.
Evolutionair
De heersende bedrijfscultuur is naar Doyers zeggen ook de reden dat ict nog op zo’n kleine schaal wordt uitbesteed, en dan hoofdzakelijk werkplek- en serverbeheer. ‘In de zorg bestaat nog weinig kennis en ervaring van het opzetten van een uitbestedingstraject. En daar waar het wel wordt gedaan, zijn de reacties niet overdreven enthousiast’.
Doyer ziet wel een toenemende belangstelling voor het opzetten van ‘shared services centra’ voor het beheer van sectorspecifieke applicaties. Hij tekent daarbij aan dat die alleen meerwaarde hebben als ze, net als commerciële partijen, marktconform kunnen werken. ‘De kennis over hoe je zoiets aanpakt, hebben zorgpartijen niet van huis uit meegekregen. Daarover zullen ze advies moeten inwinnen. Sourcing is bovendien een evolutionair proces: het duurt ettelijke jaren voordat je het goed in de vingers hebt.’
