De huidige business cases op vlak van eHRM lijken te draaien om bezuinigen, kosten en mensenreductie. Men wil dit realiseren door de inrichting van shared service centra, invoer bij de bron en vereenvoudiging van de processen. eHRM wordt hierbij als middel ingezet om dit te verwezenlijken. Natuurlijk zijn de kosten in economisch mindere tijden van belang, maar loopt men daarbij niet al te makkelijk voorbij aan de meerwaarde welke eHRM kan bieden?
In mijn praktijk ben ik de laatste tijd diverse malen het aspect kostenreductie en procesoptimalisatie (lees de factor mens er zoveel mogelijk uithalen) in de business cases tegen gekomen. Let wel, hier is absoluut niets mis mee. Wel vind ik dat men hiermee de mogelijkheden van eHRM en daarmee de organisatie te kort doen.
Hierover nadenkend brengt mij dit terug bij mijn beginfase als consultant bij een hr- en payroll-leverancier. De bedrijven waar ik voor de implementatieprojecten over de vloer kwam hadden vaak de payroll prima op orde. Echter het hr-gedeelte bestond voor een groot deel uit Word, Excel en een Access-applicatie gemaakt door een enthousiaste systeembeheerder. Dit was de praktijk amper tien tot twaalf jaar geleden. Let wel, grote Nederlandse ondernemingen waren klant bij ons (nee, geen namen). De reden waarom men klant bij ons werd voor de hr-applicatie was vaak na één verkoopdemonstratie al duidelijk. De meerwaarde voor de organisatie en de meerwaarde voor de afdeling hr. De business case kwam totaal niet aan de orde. Ik weet zeker dat deze in die tijd, bij vele bedrijven niet werd opgesteld.
Dit brengt mij bij het punt wat ik hier aan wil stippen. Ook nu werken diverse organisaties met gebrekkige en gedateerde hr-systemen. Goed voor de hr-basisadministratie, maar in de kern niet geschikt voor eHRM-toepassingen. Waar ik niet voor wil pleiten is dat men klakkeloos en zonder business case een eHRM-toepassing gaat aanschaffen en implementeren. Maar neem hierbij ook de meerwaarde voor de organisatie op en zet deze zelfs op één. Ik zal hier een aantal voorbeelden van geven.
1. Shared service centra payroll; de inrichting van een SSC gaat in het algemeen samen met het verlies van arbeidsplaatsen. Dit is tenslotte de grote winstpakker in de business case. Mijn advies: draai het eens om. Heeft men echter ook voor ogen wat de kosten zijn indien men decentraal blijft werken, wat zijn de kosten indien één van de decentrale salarisadministrateurs een andere baan vindt of langere tijd niet in staat is de werkzaamheden uit te voeren? De bundeling van de werkzaamheden in het SSC kan dus ook zonder verlies van banen, winst opleveren. Daarnaast bestaat de meerwaarde voor de organisatie eruit dat het SSC tevens een kenniscentrum wordt op salaris en aanverwante zaken, waarbij er tijd en ruimte ontstaat om het kennisniveau te verhogen. Overigens hoeft centralisatie niet te betekenen dat de loketfunctie op de locaties verdwijnt, maar dit zal plaats vinden op vaste tijden. eHRM kan daarnaast een perfecte oplossing zijn voor de ‘snelle en administratieve vragen', zoals een werkgeversverklaring of een bruto/netto-berekening.
2. Recruitment; online solliciteren is in de huidige tijd niet meer weg te denken. Wel kan hier nog meer met de huidige eHRM-mogelijkheden gedaan worden. Zowel intern als extern kunnen vele organisaties de processen optimaliseren om hier goed van te kunnen profiteren. Intern kan men denken aan workflowsystemen die de sollicitant per direct op het bureau van de manager en/of sollicitatiecommissie leggen. De manager wordt hierbij ook verantwoordelijk voor tijdige communicatie naar zowel sollicitant als ook de afdeling recruitment. Afgesproken SLA's kunnen ingericht worden in de systemen en geen sollicitant zou nog tussen wal en schip mogen vallen. Kortom, goede werknemers worden niet meer gemist. Extern is de meerwaarde te vinden in accountbeheer. De sollicitant waar men op dit moment nog geen baan voor heeft kan men actief blijven volgen en waar nodig en gewenst (denk aan spamwetgeving) benaderen. Door een account te verstrekken aan de sollicitant is hij zelf verantwoordelijk voor het up to date houden van zijn of haar gegevens. Door middel van RSS-feeds kan men hem zelfs op de hoogte houden van alle vacatures. Zeker met het schaars worden van de arbeidsmarkt is het in beeld hebben van je potentieel een absoluut concurrentiepositie versterkend onderdeel.
Twee voorbeelden waarbij eHRM meerwaarde heeft voor de organisatie. Natuurlijk zijn er nog meer voorbeelden, denk aan het door de medewerkers zelf kunnen plannen en roosteren, ook zelfstandig kunnen boeken van training en opleiding is een mogelijkheid, wel gekoppeld aan een workflowsysteem. Ook een eerder hier door Gijs Houtzager geschreven artikel ‘Retro-trend op HR-gebied: leeftijdsbewust personeelsbeleid' is hier een voorbeeld van.
Mijn visie op eHRM is nogmaals dat het voor vele organisaties een absolute meerwaarde is. Wel degelijk is het aspect kosten hierbij van belang, maar laat het niet alles bepalend zijn.
Beste meneer Hoogendoorn,
Ik kan mij absoluut vinden in het feit dat e-hrm een meerwaarde kan zijn voor de organisatie.
Wel ben ik benieuwd naar uw visie wat e-hrm doet met onderlinge relaties? Wat gebeurd er volgens u met de contacten in de organisatie als medewerkers elkaar (en P&O) geen dingen meer hoeven vragen, maar alles terug te vinden in een in online personeelsdossier waar ben zonder onderling contact aspecten aan kan toevoegen en wijzigen?
e-HRM is niet een digitale vervanger van de contacten tussen P&O en de leidinggevende/medewerkers binnen de organisatie.
Zoals ik al schreef, indien er behoefte bestaat aan een loket functie met fysieke bezetting, dan kan men dit normaal laten bestaan. Echter e-HRM heeft meerwaarde in éénmalige invoer, éénduidige afhandeling van processen, ondersteuning bij de ontsluiting van informatie, snelheid van afhandeling en vergroting van de betrokkenheid bij de organisatie.
Dus voor de zekerheid; e-HRM is niet een groot digitaal kantoor, waarin men zonder menselijk contact met elkaar samenwerkt!