De factoren die het succes of het falen van een ict-project bepalen, zijn bekend maar onbemind. Dit stelt Aart van Dijk. Hij promoveerde aan de Middlesex University in Engeland op onderzoek naar Nederlandse ict-projecten. 'Veel projecten zijn te ambitieus', concludeert de Doctor of Engineering (EngD). De oorzaak ligt volgens hem in een gebrek aan deskundigheid in het vakgebied.
'Project managers leren niet van de fouten die anderen eerder hebben gemaakt. In 1982 is een boekje uitgekomen van Jan Oonincx met de titel 'Waarom falen informatiesystemen nog steeds?'. Dit zou zo herdrukt kunnen worden. Het is een treurige zaak', zegt Van Dijk. Naast het werk van Oonincx analyseerde hij voor zijn promotieonderzoek talrijke andere publicaties en artikelen over geslaagde en minder geslaagde ict-projecten. Ook gebruikte hij zijn eigen ervaringen als IT auditor.
Op basis van zijn literatuurstudie en de audits die hij uitvoerde, stelde Van Dijk een checklijst samen. Wanneer een project manager deze lijst naloopt om te controleren of hij goed is voorbereid, zouden er volgens Van Dijk een hoop fouten kunnen worden voorkomen. 'Veel scenario's vragen al bij voorbaat om problemen. Als je honger hebt kun je ook niet een heel brood in één keer in je mond stoppen'.
Betrokkenheid
In zijn proefschrift stelt hij dat een klein project meestal nog wel is te overzien, maar dat het lastiger wordt naarmate de omvang toeneemt. 'Wanneer een project verdubbelt in grootte, betekent dit niet dat de moeilijkheidsgraad lineair toeneemt. Deze neemt kwadratisch toe. Het is daarom van belang een project vooral niet te groot te laten worden. Dan gaat het geheid fout.'
Maar naast de grootte van een project en het gebrek aan deskundige project manager bepalen ook andere factoren of een ict-project slaagt of juist gedoemd is te mislukken. 'Heel vaak blijkt de communicatie met de opdrachtgever slecht te zijn', licht Van Dijk toe. Maar ook onvoldoende betrokkenheid van de toekomstige gebruikers van een systeem en gebrek aan toewijding bij het senior management zijn bepalend voor het welslagen van een ict-project.
Tijdens mijn studie heb ik veel over IT projectmanagement geleerd. Daarbij kwamen alle genoemde punten wel aan bod en achteraf gezien is projectmanagement toch wel het een van de best onderwezen delen van de opleiding geweest.
Nu werk ik ‘onder’ een of andere bozo die een hogere (WO) studie heeft gedaan en ‘ervaring’ heeft als projectmanager.
Projecten falen natuurlijk in alle opzichten en ik weet hem als het echt uit de hand loopt wel te overtuigen dat een bepaalde maatregel toch echt nodig is. De keer dat ik dat niet heb gedaan werd de schuld doodleuk afgeschoven op een gestresste en al overwerkte collega…dat zijn geen leuke ervaringen.
Dat verwijt ik de projectmanager niet eens zozeer, maar wel degene die hem aan heeft genomen en er nog steeds van overtuigd is dat deze persoon zijn/haar werk uitstekend doet.
Het is me na een aantal pogingen wel duidelijk dat ik zelf op de markt met alleen mijn diploma als kandidaat voor (zelfs junior) projectmanager niet serieus genomen wordt.
Maar wat zegt ervaring als er projectmanagers rondlopen die duidelijk niet willen leren en directeuren die niet objectief beoordelen? Lang leve de netwerkmaatschappij…
Developer, misschien kent jouw projectmanager de theorie van projectmanagement heel goed en heeft hij alle kans gehad om de theorie aan de praktijk te toetsen, maar wil hij helemaal geen projectmanager zijn. Misschien wil hij gewoon hogerop komen en gebruikt hij daarvoor een soft spot van de directeur. Dan hoeft hij niet eens de skills van een projectleider te ontwikkelen en mag hij zich straks projectdirector of CIO noemen dankzij zijn skills die jij niet bij je studie geleerd hebt.
Daar kan je ook veel van leren, maar zorg er voor dat je bijtijds ergens anders komt. Van positieve ontwikkelingen leer je meer nuttige zaken. Zaken kan je vaak op meerdere manieren goed doen, maar op ontelbare manieren fout.
Weledelzeergeleerde Heer Van Dijk,
allereerst wil ik u feliciteren met uw promotie / titel van Doctor of Engeneering.
Ik ben, vanuit vaktechnisch oogpunt, zeer geïnteresseerd in het proefschrift en de daaraan verbonden conclusies en waar mogelijke verbeterpunten liggen.
Ik ben wel bereid te leren van mijn “eigen”, maar ook andermans, eerder gemaakte fouten om uiteindelijk effectievere en efficiëntere ICT-projecten te kunnen begeleiden c.q managen.
Ik zou u dan ook bij deze willen vragen of u mij dit proefschrift ( in digitale vorm) zou kunnen toezenden of op welke andere manier ik uw proefschrift zou kunnen bemachtigen.
Bij voorbaat bedankt voor uw respons,
Hoogachtend,
Eric Klaver
Het artikel legt teveel focus op de rol van projectmanager voor het succes en falen van een project. Daarmee zeg ik niet dat de projectmanager geen belangrijke rol zou hebben. Te vaak merk ik dat de projectmanager centraal staat in dit vraagstuk, naast de projectmanager zijn er meer personen verantwoordelijk voor een project. Aart van Dijk stelt dat ‘veel Projecten zijn te ambitieus en de oorzaak ligt bij het gebrek aan deskundigheid in het vakgebied’
Wie maakt een projectdoelstelling ambitieus? De organisatie die de opdracht verstrekt, de stuurgroep of de projectmanager?. In mijn beleving zijn alle drie verantwoordelijk voor het ambitieniveau. Projectmanagers moeten hun vak beheersen bijhouden. Dit geldt eveneens voor opdrachtgevers en stuurgroepleden? Maar, hoe deskundig zijn deze laatstgenoemde functionarissen? Uit onderzoek is gebleken dat de meeste deelnemers aan bijvoorbeeld Prince2 trainingen projectmanagers en projectuitvoerders zijn. Opdrachtgevers en stuurgroepleden scholen zich veel minder op het gebied van projectsturing/-beheersing. Veel organisaties worden zwaar belast met een hoge mate van veranderingen. Projecten worden met veel ambitie gestart. Door het vaak ontbreken van een integraal overzicht, portfoliomanagement & resourcemanagement, zijn projecten gedoemd te mislukken. Project scenario’s worden vaak beoordeeld vanuit de projectdoelstelling met een hoge verwachting over ‘short time to market & low cost’. Beter zou zijn om scenario’s te beoordelen vanuit een bredere scoop, portfolio en beheersbaarheid. Projectmanagers zouden zich onafhankelijker kunnen opstellen ten opzichte van de opdrachtgever en meer moeten staan voor de werkelijkheid en niet zaken mooier maken dan dat ze zijn. Transparantie en voorspelbaarheid zijn hier voor mij sleutelwoorden. Goede voorbereiding en “start up”, staan vaak onder druk door het ontbreken van een tactisch inzicht bij de opdrachtgevers (portfoliomanagement) en hoge operationele sturing. Dit maakt het voorspelbaar maken alleen maar lastiger. Aart stelt verder dat projectmanagers te weinig leren van hun fouten en dit kan ik alleen maar bevestigen. Organisaties dienen een klimaat te creëren waar fouten gemaakt mogen worden en waar openlijk gesproken kan worden over deze fouten. Door deze aanpak ontstaat er ruimte om te leren.
In de laatste tien jaar is het ene na het andere projectbesturingsmodel geïntroduceerd. Het adopteren van een dergelijk model is niet zaligmakend. Er moet veel meer gebeuren om projecten succesvol te laten zijn. Projecten worden succesvoller wanneer organisaties zich meer inrichten op projecten. Ik wil afsluiten met de vraag waarom lijkt het dat projectmanagers helderziende moeten zijn. De drang naar zekerheid drukt realisme weg. Wat maakt het zo moeilijk om te gaan met voortschrijdend inzicht. Omgaan met voortschrijdend inzicht en voorspelbaar zijn vraagt om kleinere trajecten en of dit nu meerdere kleinere projecten zijn of fases van een project is niet relevant. In ieder geval is de projectmanager geen helderziende, hij/zij heeft te dealen met voortschrijdend inzicht. Het zou ons allen helpen als opdrachtverstrekkers, stuurgroepleden en projectmanagers gezamenlijk gaan optrekken en de realiteit niet schuwen. En wellicht zit hier ook het verbeteren van Business alignement.
Beste Eric Klaver,
Leuk dat je belangstelling hebt voor mijn proefschrift.
Geinteresseerden kunnen mijn proefschrift aanschaffen door het storten van € 78, – op giro 644362 t.n.v. Avdede-Info bv te Zoetermeer.
Svp afleveradres vermelden.
Veel succes er mee.
Mocht je nog vragen hebben, laat het me weten
(aart.vandijk@planet.nl).