St. Antonius reduceert kosten met open source

In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook het St. Antonius Ziekenhuis zelf een inzending gedaan. Met het project 'Antonius Open' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het terugdringen van de licentiekosten door de invoer van open source-software.

De belangrijkste drijfveer achter het project 'Antonius Open' is volgens ICT-manager Gerrit Krediet de post licentiekosten. Die bedragen voor de in totaal 2800 desktops alleen al zo'n half miljoen euro op jaarbasis. Door de toename van het gebruik van mobiele devices dreigde die post bij onveranderd beleid de komende jaren jaarlijks met nog eens zo'n zelfde bedrag toe te nemen. Om die ontwikkeling te doorbreken, startte Krediet het project 'Antonius Open', waarvoor hij begin 2009 groen licht kreeg van de Raad van Bestuur.

Stone-IT

Het Antonius Ziekenhuis wil met dit project 'Antonius Open' een ict-strategie ontwikkelen en uitvoeren om zoveel mogelijk gebruik te maken van open source-software. De verwachte besparingen op licentiekosten zijn zodanig dat de kosten van advisering, migratie en opleiding al begin 2010 zijn terugverdiend.

'Het Antonius laat zich gedurende het project bijstaan door open source dienstverlener Stone-IT', zegt Gerrit Krediet, hoofd ict van het St. Antonius Ziekenhuis.' Zij zullen adviseren over de mogelijkheden van verschillende producten, ict-medewerkers van het Antonius opleiden en projecten starten voor de backend van de ict-infrastructuur die bestaat uit open source-producten van RedHat en Zarafa. Aan het einde van het project zal zowel de backend als de werkplek volledig open source kunnen worden. De werkplek zal bestaan uit Ubuntu als besturingsysteem met applicaties zoals Open Office, Firefox en Zarafa mail.'

Stone-IT zet voor het onderzoek en de migratie minimaal drie Linux-specialisten op het project in en rekent daarnaast op een minstens even grote inzet van mensen van de ict-staf van het ziekenhuis zelf.

Strategie

De strategie om te komen tot open werkplekken bestaat uit 3 verschillende trajecten: opleiden, aan de slag en fase 2. In begin 2009 is begonnen met de training 'Basisvaardigheden Linux' voor vijf netwerkbeheerders van Antonius. Vervolgcursussen die op de agenda staan, hebben onder meer betrekking op tools voor het uitrollen van open source-software en het beheer van de Linux-omgeving.

Krediet: 'Om alvast een gevoel voor Ubuntu teweeg te brengen, werden in de eerste maanden een aantal onder het Ubuntu-besturingssysteem draaiende laptops als 'kiosk-pc's' in de ziekenhuisorganisatie uitgezet en kregen een aantal specialisten de beschikking over een netbook die het EPD kon benaderen. De ervaringen daarmee waren zo positief dat de 'open source vibe' verder zijn opmars maakte. Door aan de backend alles gereed te zetten, is eind 2009 gestart met de feitelijke en snelle uitrol van de definitieve Linux-desktops. Zo is inmiddels de gehele ict-staff over waardoor de eerste honderd werkplekken inmiddels live zijn.'

De komende maanden worden verschillende afdelingen verder uitgerold door medewerkers van het Antonius. Juist door de ict-staff zelf omdat het altijd het uitgangspunt is geweest dat het ziekenhuis zelfstandig in staat moet zijn de gehele open source-omgeving te beheren. Enkel voor derde lijns incidenten heeft het ziekenhuis een service-overeenkomst afgesloten met zijn partner Stone-IT.

Stakeholders

De overgang naar een open source-kantooromgeving levert voor verschillende stakeholders een belangrijke bijdrage. 'De eerste resultaten leveren een hoge kwaliteit van de desktopomgeving op', aldus Krediet. 'De stabiliteit en het efficiënte gebruik van resources in de desktop geven de eindgebruiker een kwaliteitsverbetering van hun ict-werkplek. Ook de ict-helpdesk zal daardoor op termijn minder incidenten te verwerken krijgen. Daar tegenover staat een eerste sceptische houding van een nieuwe werkplek. Doordat zowel het besturingsysteem als een aantal applicaties zoals Firefox en Open Office nieuw zijn voor de eindgebruikers, zullen in eerste instantie opleidingen gegeven moeten worden en kan het aantal calls op de helpdesk toenemen.'

De substantiele besparingen per werkplek, doorgerekend naar totale kosten (TCO), kunnen geïnvesteerd worden in nieuwe projecten binnen het ziekenhuis. Zo is gedurende het traject meteen geïnvesteerd in het inrichten van een deploymentomgeving van de serverinfrastructur van het elektronisch patiënten dossier (EPD). Krediet: 'Met deze investering in een open source-omgeving is de schaalbaarheid en beschikbaarheid van het EPD enorm verbeterd. De motivatie van de ict-staff is, na een periode van onwennigheid en angst voor een nieuwe omgeving, omgeslagen in enthousiasme voor de open source-omgeving. Doordat besparingen worden gebruikt voor het opbouwen van kennis, zien ict-medewerkers dat er worden geïnvesteerd in personeel in plaats van dat er kosten worden gemaakt voor reeds ontwikkelde closed source-software.'

Als laatste stakeholder is het voor de Raad van Bestuur van het Antonius belangrijk grip te krijgen op de stijgende ict-kosten voor kantoorautomatisering, maar zeker ook voor verwachte uitgaven op het gebied van continue uitbreiding van online activiteiten, opslag en bescherming van patiëntgegevens en wetenschappelijk onderzoek. Open source kan daar nu ook op andere gebieden een bijdrage leveren.

Vernieuwend

Krediet: 'Het Antonius Open-project is het eerste open source-project binnen de zorg met een dergelijke omvang. Door het ontbreken van best practices is er visie, lef en doorzettingsvermogen nodig. De Raad van Bestuur moet overtuigd worden, leveranciers worden gevraagd na te denken om open standaarden te gebruiken, ict-personeel moet mee willen werken en eindgebruikers moeten minimaal belast worden. De gebruikte technieken variëren van proven technology (Linux, MySQL, Zarafa, Open Office en Firefox) tot zeer vernieuwend. Zo wordt op dit moment een van de laatste open source-producten voor desktopvirtualisatie van RedHat getest en worden producten als Cobbler en Puppet gebruikt voor het template based uitrollen van Linux-servers.'

Vernieuwend is ook de relatie met ict-leveranciers. Zo heeft de leverancier van vijfhonderd scanners niet mee willen werken aan het maken van een driver voor gebruik onder Ubuntu Linux. Door direct contact te zoeken met open source-ontwikkelaars is binnen twee weken een Ubutu-driver ontwikkeld en opnieuw door het Antonius gedoneerd aan de open source-community.

Organisatie

'Zoals eerder genoemd verloopt de start van een dergelijk project niet zonder enige tegenwerking' vervolgt Krediet zijn verhaal. 'De mogelijkheden van open source-software, het vrij kunnen aanpassen van software, kan veel voordelen opleveren maar vereist van ict-personeel een veranderende rol van beheerder naar meer ontwikkelende specialist. De vertrouwde wegen naar een leverancier die problemen in software oplost en daarvoor vaak op locatie komt, worden afgesneden. In plaats daarvan moet zelf naar een oplossing gezocht worden of kan contact gezocht worden met de community van een bepaalde product. Ook kan er natuurlijk de hulp van externe open source-dienstverleners ingeschakeld worden. Gebruik van open source-software vereist in ieder geval creativiteit en een nieuwe manier van werken en niet iedereen adopteert dat even snel.'

Ook voor een Raad van Bestuur betekent een dergelijk project een verandering. Het project Antonius Open is een voorbeeldproject geworden voor het NOiV-programmabureau dat open standaarden en open source-software binnen overheden en zorginstellingen promoot. Het project is innovatief hetgeen goed past binnen het ziekenhuis, maar de druk om ook de kwaliteit hoog te houden is groot. Zo is het Antonius Ziekenhuis meerdere jaren op rij volgens Elsevier het beste ziekenhuis in Nederland. Ook een bezoek door staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken aan het Antonius Open-project, legt druk om het project succesvol af te ronden.

Succesfactoren

Ondanks dat Stone-IT een grote rol heeft gespeeld in het project, is het uitgangspunt altijd geweest dat het een project is van de Antonius-medewerkers zelf. Na de opleidings- en bouwfase moet het Antonius in staat zijn zelfstandig de omgeving te onderhouden en verder uit te breiden. De projectleiding is daarom neergelegd binnen het ziekenhuis zelf en niet binnen de externe leverancier. Gerrit Krediet en Jetse Pettinga (hoofd beheer) hebben de dagelijkse aansturing voor hun rekening genomen en Jan van der Torn heeft als projectmanager vanuit Stone-IT de aansturing van de externe specialisten voor zijn rekening genomen.

'Succesfactor in dit project is zeker het doorzettingsvermogen van Gerrit Krediet die bij elke showstopper liever nieuwe wegen zoekt dan zich neerlegt bij ontstane situaties', meent Van der Torn. 'In het voorbeeld van de niet-werkende scanners, maar ook bij issues die voortkwamen in de mail of file/printomgeving, is het belangrijk dat er duidelijk wordt gemaakt dat software altijd fouten kan bevatten. Dit geldt zowel bij closed software als bij open source-software. Vaak is het gemakkelijk deze problemen te gebruiken om het project als niet-levensvatbaar te bestempelen. Enkele leveranciers van closed software in de zorg hebben dat ook in de media geuit en verwachten dat het project niet zal slagen. Gerrit Krediet weet echter de ict-staff te motiveren dat juist door het gebruik van open source-softwareoplossingen voor problemen sneller oplossingen te vinden zijn doordat toegang tot de bron mogelijk is en communities vaak sneller reageren op bugs dan commerciële bedrijven. Zonder het aanstekelijke enthousiasme had het project op verschillende manieren gefrustreerd kunnen worden en wellicht zelfs gestopt zijn.'

Van der Torn: 'Ook Jetse Pettinga heeft vanuit zijn rol als verantwoordelijk van de beheerafdeling een belangrijke rol gespeeld in dit traject. Als je alle opgebouwde kennis en expertise van bepaalde software langzaam uitgefaseerd ziet raken kan dat twee reacties opleveren; of je bent het niet eens me het beleid en stapt op, of je gaat er in mee en betrekt je beheerteam bij alle te nemen stappen in dit traject. Door een kerngroep op te richten waarin ict-staff vrijwillig kan meedenken en bouwen aan de nieuwe omgeving, komt er een beweging op gang die andere enthousiasmeert. Het is echter wel belangrijk dat het hoofd van deze afdeling het ict-personeel continu en veelvuldig op de hoogte houdt van ontwikkelingen en doelstellingen.'

Leerpunten

Gedurende het project, dat vanuit de centrale ict-afdeling wordt gerealiseerd, zijn er afdelingen en maatschappen binnen het ziekenhuis die zelfstandig ict-producten wensen en eisen en daarbij nog weinig weet hebben van het open source-beleid binnen het ziekenhuis. Door te weinig te informeren over de voordelen en strategie achter het project, kiezen specialisten nog voor closed source-oplossingen die wellicht niet ondersteund worden door Linux. Op het moment dat er geen webapplicaties beschikbaar zijn, blijft de noodzaak voor een groot aantal Windows-desktops aanwezig. De doelstellingen om minimaal 50 procent van alle werkplekken over te kunnen zetten werden daarmee lastiger haalbaar terwijl meer uitleg wellicht bij had kunnen dragen aan andere eisen aan deze pakketleveranciers. Uiteindelijk zorgt desktopvirtualisatie ervoor dat alle desktops met Linux uitgerust kunnen worden terwijl de Windows-applicaties gevirtualiseerd worden aangeboden, maar het heeft extra kosten voor deze niet geplande desktopvirtualisatie meegebracht.

Krediet: 'Vanaf de start is gedacht dat het project Antonius Open zo duidelijk de voordelen in kaart had gebracht dat elke ict-medewerker vol enthousiasme mee zou werken aan het project. In de praktijk vervallen mensen vaak snel in vast patronen die zekerheid bieden. De extra inspanning die ict-management moet leveren om deze mensen mee te krijgen, was vooraf niet zo duidelijk.'