De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem (dms) naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er opensourcesystemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het dms is 2,2 miljoen euro beschikbaar.
Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers.
Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.
Totaalbedrag
Het totaalbedrag dat voor de middelen voor digitaal documentbeheer beschikbaar is, komt uit op ongeveer 4,5 miljoen euro. Daarbij komen nog variabele kosten voor bijvoorbeeld verandermanagement.
De aanschaf van het dms valt samen met een op stapel staande verhuizing. In 2013 betrekken de ambtenaren een nieuw stadskantoor en dan moet het documentbeheer grotendeels gedigitaliseerd zijn. Waarschijnlijk zal rond de zomer van 2010 de aanbesteding officieel worden uitgeschreven.
NOiV
Utrecht gebruikt bij de keuze voor open source dms-systemen en vragen over de aanbestedingsprocedure de kennis van Nederland open in verbinding (NOiV). Dit programmabureau van de rijksoverheid ondersteunt overheden bij de uitvoering van het kabinetsbeleid voor open standaarden en open source software.
Komende jaren zullen gemeentes in dit land enorm
gekort gaan worden door het Rijk.
Laat me raden, dit zal de belangstelling, voor
alles wat met open source van doen heeft, plotseling enorm
doen toenemen.
Rara hoe kan dat ? 🙂
GEMEENTEN EN OSS – DAT KAN HEEL GOED.
Er zijn meerdere voorbeelden te noemen van gemeenten die uitstekend met elkaar samen werken op het gebied van Open Source Software.
Een voorbeeld: In de vereniging Typo3Gem bundelt een toenemend aantal gemeenten (en andere overheden) de krachten rond het Open Source CMS Typo3. Er worden extensies ontwikkeld en gedeeld, net als kennis en bijvoorbeeld hosting, overigens ook met wie geen Typo3Gem-lid is.
De deelnemende Typo3Gem-gemeenten ondervinden enorm voordeel van hun samenwerking op gebied van Open Source en daarmee hun burgers die belastinggeld niet verstookt zien worden aan licenties en het wiel uitvinden.
@Bart Lindenboom: en dat bedoelde ik dus (zie derde reactie). Ook ik ben zeker niet tegen Open Source. Waar ik wel tegenaan hik is het steeds opnieuw het wiel uitvinden (en met mij de eerste die reageerde Ron Tuijnman). Open Source is niet per definitie slecht en wat ik uit de vele reacties begrijp is dat support en ondersteuning zeker heel belangrijk zijn. Ik vraag me dan af wat nog het verschil is tussen OSS en CSS. Het kan m.i.z. nooit alleen de aanschafprijs zijn, daty is wel erg kort door de bocht.
Grappig dat niemand regaeert op het idee van een kleine groep gemeenten die een project starten en dat, indien mogelijk, landelijk aanbieden. Waarom moet elke gemeente (of overheid instelling) zijn eigen automatiseringssyteem opzetten? Waarom niets delen? Waarom steeds weer alles opnieuw bedenken?
Dat is wat me dwars zit.
Tot zover.
@JaapG Dat idee (dus overheid die zelf gaat hergebruiken/open sourcen) is zelfs opgenomen in NOiV actielijn 15 en door ondergetekende iov NOiV uitgewerkt in juridische handleidingen, bestpractices etc. Er wordt dus aan gewerkt!
@Johan Kosters: Jammer dat je je pleidooi eindigt met een promopraatje voor je bedrijf. Komt nu vooral over dat je er zelf belang bij hebt dat overheden zoveel mogelijk aanbesteden, zelfs in gevallen waarbij er geen leverancier wordt voorgetrokken of uitgesloten. Graag verwijs ik jou voor mijn mening over het aanbesteden van gratis software naar een column welke ik hier vorig jaar over heb geschreven: https://www.computable.nl/artikel/ict_topics/overheid/2996578/1277202/de-wonderlijke-actie-van-ictoffice.html
Graag sluit ik me aan bij Frank, dat open source voordelen heeft bij het kunnen verantwoorden (van de werking) van een administratief proces.
Het belang van openheid kan wel wat verschillen al naar gelang van de toepassing waar het om gaat. Evident is dat het geval bij apparatuur die wordt ingezet om telefoontaps uit te voeren (zie aan daarover nog een enkele opmerking onderaan), hulptoepassingen voor verkiezingen, of de vaststelling van een belastingaanslag, maar van minder belang bijvoorbeeld bij programmatuur die de spoelbakken van de wc bediend.
Eigenlijk, wanneer vertrouwen van belang is, dan moet de interne werking van (geautomatiseerde) processen kenbaar zijn. Voor betrokkenen, en dat zijn bij publieke zaken wij allen!
Bij het eerder door Johan Kosters genoemde gunningssysteem voor aanbestedingen kan dus ook zeer wel een rol aan openheid worden toegekend als gunningscriterium.
Overigens, bij de discussies over het voornemen van het ministerie van Algemene Zaken om Hippo (een OSS CMS) als CMS te gaan gebruiken is toen gesteggeld over de noodzaak om aan te besteden.
Open source programmatuur kent geen aanschaf en derhalve is er ook geen plicht tot aanbesteden. Algemene Zaken was en is vrij om te kiezen voor Hippo. Wel moet dan het met die keuze samenhangend project voor een implementatie eventueel openbaar worden aanbesteed wanneer een dergelijk project een zekere waarde overstijgt (en niet zelf wordt uitgevoerd). Bij de bepaling van de omvang van het aan te besteden werk zijn anti-cumulatie constructies (het opknippen in kleinere stukjes met het oog op het vermijden van een aanbesteding) niet toegestaan.
Tenslotte nog iets over tap apparatuur, en het belang van open source.
Momenteel gebeurt het tappen van de telefoon met Israëlische systemen die uitsluitend door de leverancier mogen worden beheerd. Te gek voor woorden. Het tapsysteem, c.q. de leverancier, is bovendien zo inflexibel dat het openbaar ministerie nu al een paar keer pijnlijk onderuit is gegaan, omdat zogenaamde geheimhoudersgesprekken zoals die tussen een verdachte en zijn advocaat, niet uit de getapte data waren te verwijderen, of om taps van zulke gesprekken te vermijden. De (domme) opname van dergelijke gesprekken in het strafdossier deed de rechter besluiten het OM niet ontvankelijk te verklaren.
Het schijnt dat justitie meermaals bot heeft gevangen bij de leverancier op verzoeken om een delete- dan wel filterfunctie.
Voor zover de overheid kennis van die systemen heeft kan zij daarover niet onbeperkt in de openbaar treden, omdat dergelijke informatie al snel is aan te merken als vertrouwelijk aan de overheid medegedeelde bedrijfsinformatie (art 10 lid 1 onder c Wob); in elk geval zal de leverancier dat al heel snel roepen.
Was hier gebruik gemaakt van een open-source systeem, dan is het aanpassen daarvan heel wat eenvoudiger te realiseren en zou het ook eenvoudiger zijn uit te sluiten dat anderszins ongewenste functies (lees: meeluister Mosad, CIA, enz.) door dergelijke systemen worden uitgevoerd.
Echt te gek voor woorden.
@Frank:
Er heeft nog nooit een klant gevraagd de betrouwbaarheid van de software aan te tonen, dus dat argument zie ik niet direct ‘cashbaar’ als ik bij de vennoten voorstel om over te gaan op Linux/OO en dat we dus de ondersteuning van onze ICT-ondersteuner zullen verliezen endat we ook vele duizenden euro’s aan investeringen aan Unit4
– SDU-
– Exact-
– Elsevier-
– Kluwer-
– Innolanapplicaties zullen gaan doen verdampen.
Daarbij zullen we het voltallige personeel weer moeten gaan scholen in vervangende applicaties die we eerst nog uit zullen gaan moeten zoeken en testen in de vele ‘distributies’ die als paddenstoelen uit de OpenSourcegrond schieten. En dat ook nog eens allemaal zonder mij, want mijn kennis en ervaring ligt vooral in de MS-hoek.
En de reden voor die overstap?
Tja, het werkt nu ook gewoon, de inverdientijd van de investeringen is vele jaren – ALS we de overstap al overleven. Maar er zijn hier dan wel een paar mensen heel blij dat we open source gekozen hebben en dus vooral Microsoft een loer hebben gedraaid.
Het is maar war je je prioriteiten legt…
Bij de keuze voor een platform voor DMS en samenwerkingsomgeving van de gemeente Utrecht was/is niet in de eerste plaats de vraag naar open source leidend, maar de vraag of een systeem voldoende functionaliteit in de zin van NEN 2082 kan bieden, gecombineerd met een gebruiksvriendelijke samenwerkingsfaciliteit. In de eerste marktverkenning is de projectgroep uitgekomen bij een open source pakket dat nu verder wordt bekeken.
Ten aanzien van de houdbaarheid als archivistische oplossing kijkt de toezichthouder (gmeentelijke archiefinspectie) intussen mee om te waarborgen dat de opgeslagen informatie volledig, authentiek en in een begrijpelijke ordening beschikbaar zal zijn (algmene eis van goede, geordende en toegankelijke staat). De beschikbaarheid op langere termijn wordt in IT-kringen nog wel eens vergeten, maar is onontbeerlijk voor de eisen die aan een transparante overheid gesteld kunnen worden.
Enig idee hoeveel ontwikkelaars je een jaar fulltime aan het werk kunt zetten met een budget van 2,2 miljoen EUR?
En dat voor één (!!) gemeente.
Kies een deftig open source DMS als basis, en besteed 2.2 miljoen aan verdere uitbreidingen, en release deze allemaal als open source.
In Belgie gebruiken +/-70 Waalse gemeenten het Plone CMS
waarbij ze hun eigen development steeds geopensourced hebben. Zie plone.org – http://www.communesplone.org – plonegov.org
Weet iemand welk DMS Utrecht wil implementeren; natuurlijk gebruiken zij een bestaand DMS als basis. Alfresco?
“Zonder Microsoft zou de computer voor thusigebruik nu nog steeds een onbetaalbare utopie zijn.”
Ik snap dit niet helemaal. Wat heeft Microsoft met een betaalbare computer te maken?
En MSDOS met de combinatie IBM XT waren nauwelijks serieus te nemen met bijvoorbeeld een amiga die al 256 kleuren had en 8 bits geluid ipv 4 kleuren en een beeper.
Het waren Lotus 1-2-3 en Wordperfect in combinatie met betaalbare hardware van het 80×86 dat de PC zo populair maakte. Toevallig kreeg je door vendor lock in dan ook met Microsoft te maken.