In het bedrijfsleven draait alles om samenwerking, zowel binnen de eigen organisatie als met partners, leveranciers en klanten. Er is dan ook geen enkele organisatie te vinden die niet op één of andere manier aan collaboration doet. “Samenwerken betekent vooral: niet langer langs elkaar heen werken”, aldus Willem Massier van Covide.
Tot voor kort leek het wel of het in automatiseringstrajecten vooral ging om het transporteren van gegevens tussen verschillende eilanden. Een rapportage werd op de personal computer getikt en bewaard op de server of op de eigen harde schijf. Dit rapport werd in veel gevallen via de mail naar anderen gestuurd, die het vervolgens weer op hun eigen harde schijf zetten. Zo circuleerden er al snel tientallen versies van hetzelfde bestand op de verschillende opslagmedia van een organisatie.
"Je wilt helemaal geen personal meer op je personal computer", lacht Willem Massier, directeur van Covide. Deze onderneming is al sinds eind jaren negentig bezig om oplossingen te verzorgen waarbij zowel de applicaties als de data centraal worden geregeld. Onlangs was Covide in het nieuws omdat de oplossingen nauw aansluiten op Google Docs. "In het begin was dat via een asp-model, maar al snel werd duidelijk dat SaaS de toekomst zou zijn. Het grote voordeel van deze manier van werken is dat samenwerken of collaboration in de nabije toekomst het allerbelangrijkste wordt. Dat traject heeft overigens langer geduurd dan wij in 1999 hadden ingeschat. Pas sinds een jaar of twee is aan de ene kant de technologie er helemaal klaar voor en beseffen aan de andere kant gebruikers en organisaties meer dat samenwerken aan projecten en documenten in feite gewoon deel uitmaakt van hun core-business."
Andere tijdzone
Massier wijst daarbij op de veranderingen in de manier waarop bedrijven zijn georganiseerd. "De kreet ‘anyplace, anywhere’ heeft nu pas echt vorm gekregen. Werknemers worden steeds minder beloond voor hun aanwezigheid, maar afgerekend op prestaties en output. Dat vraagt om een andere manier van werken en vooral om een andere manier van samenwerken. De collega met wie je aan een document werkt, heeft misschien niet dezelfde werktijden of zit zelfs in een heel andere tijdzone. In dat opzicht wordt alles anders dan we gewend zijn. De organisaties, maar ook de medewerkers zelf, beginnen de grote voordelen in te zien van samenwerken. Dat geldt overigens niet alleen voor de jongeren die al gewend zijn op deze manier te werken", onderstreept Massier. "De beslissers bij veel organisaties zien het nu ook in. Het is tenslotte eenvoudig uit te leggen. Vaak laten we het YouTube-filmpje zien van Google, genaamd Google Docs in Plain English. Dat laat op een zeer heldere manier de voordelen van het delen van documenten zien."
Het SaaS-concept van Covide is tot in detail geïntegreerd in de Google Apps, maar volgens Massier staan we nog maar aan het begin. "Het komende jaar gaat er veel gebeuren op dat vlak. Ik verwacht dat men bedrijfsbreed eindelijk door krijgt dat samenwerken vooral betekent: niet langer langs elkaar heen werken."
Werk 2.0
Bij Mindjet, bekend van de mindmapsoftware MindManager, heeft men de afgelopen tijd ook sterk ingezet op collaboration. Hilary de Rover, general business manager Noord-Europa: "Zowel onze corporate klanten als onze afnemers in het mkb hadden er behoefte aan om onze visuele manier van data presenteren op een andere manier te delen dan alleen maar via het elkaar toesturen van mindmaps. Een mindmap is een visuele weergave van gegevens, in de vorm van een informatieboom. Juist een heel visuele tool vraagt bijna om samenwerking. Met Mindjet Catalyst hebben we eigenlijk alle tools voor samenwerking binnen één oplossing samengebracht. Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan mindmaps werken en deze via VoIP en online chat binnen één interface met elkaar laten communiceren."
Mindjet heeft daarbij in het afgelopen jaar ervaren dat collaboration bij veel organisaties hoog op de agenda is komen te staan. "De vraagstelling bij nieuwe klanten is niet eens zo zeer dat ze meer samen met mindmaps willen werken, maar hun primaire vraag is naar een collaboratietool. Daarbij zoeken ze naar een oplossing met een flexibele licentiestructuur en toegang van buiten het eigen netwerk. Hier krijgt het begrip Werk 2.0 echt voet aan de grond. Organisaties, en zeker projectteams, bestaan tegenwoordig steeds minder alleen uit de eigen werknemers. Ze zijn inmiddels een mix geworden van collega’s, tijdelijk ingehuurde mensen en partners. Dat vraagt om andere oplossingen dan je vroeger onder het kopje groupware zag."
Handen schudden
WebEx van Cisco richtte zich al in een vroeg stadium op collaboration, waarbij de nadruk wel voornamelijk lag bij communicatie. Geheel in de traditie van het product zelf, werden de WebEx-licenties vooral online verkocht door salesmanagers die een conference call met de potentiële klant hadden. "Zo overtuigden we klanten niet alleen met woorden, maar ontdekten ze zelf de voordelen door meteen met het product zelf aan de slag te gaan", legt Sander van der Hoek, enterprise account manager Benelux van WebEx, uit. "Overigens zoeken we nu wel een aantal resellers, in plaats van alleen maar direct sales toe te passen. Het is een ontzettend snel groeiende markt. Voor steeds meer mensen is het online samenwerken en elkaar met webcam en beeldscherm ontmoeten een vrij normale zaak geworden. Iedereen kent de verhalen van professionals die vaak internationaal onderweg zijn en toch via Skype de kinderen nog even een goedenacht wensen. Daarnaast speelt de huidige economische crisis voor ons een positieve rol. Reizen is duur en kost onnodig veel tijd. Dan is het niet moeilijk uit te leggen dat een WebEx-meeting zowel praktisch als financieel interessant is. De eerste keer dat mensen elkaar ontmoeten, is het fijn elkaar fysiek de hand te schudden – dat zal naar mijn mening zo blijven – maar daarna kunnen overleg en samenwerking natuurlijk prima online plaatsvinden."
Van intern naar extern
Van der Hoek legt uit dat de gedeeltelijke overstap naar een kanaalstrategie ook veel te maken heeft met het type klanten dat zich nu aanmeldt. "WebEx was voorheen toch vooral een collaborationtool voor de enterprisemarkt, maar sinds een tijdje zien ook bedrijven met maar een handvol medewerkers de voordelen van deze manier van werken in. Primair is interne communicatie de drijfveer achter WebEx Meetings. Dit verandert echter, omdat de definitie van intern verandert. Het slaat namelijk niet meer alleen op werknemers onderling, maar veel bedrijven kiezen er zeker tegenwoordig voor om hun interne bedrijfsprocessen aan externe partijen uit te besteden. Zo verandert de gehele markt van collaboration naar een wereldwijde samenwerking bij projecten."
Andere omstandigheden
Ronald Velten, marketing manager bij IBM Nederland en verantwoordelijk voor de Lotus productgroepen, ziet precies hetzelfde. "De Lotus Suite is natuurlijk groot geworden binnen de muren van een onderneming. Al in een vroeg stadium konden werknemers onderling bestanden uitwisselen, in elkaars agenda’s kijken en samen projecten opzetten en beheren. Daar zijn wij en is ons kanaal erg succesvol in geweest, maar met de veranderende marktomstandigheden was het een logisch gevolg dat onze klanten ook gingen samenwerken buiten de muren van de eigen firewall. Daarnaast hebben we onlangs natuurlijk de hele omslag gezien van applicaties op servers en workstations naar functionaliteit via de browser. Die verandering vind je ook terug in de naamgeving van groupware naar collaboration."
Volgens Velten is in dit proces de mens veel meer centraal komen te staan. "Bij groupware ging het misschien wel meer om het samenwerken van datasets om projectgroepen te ondersteunen, terwijl nu de samenwerking van mensen binnen en buiten de organisatie centraal is komen te staan. Daarom is communicatie via chat met blogs, wiki’s en profielen een stuk belangrijker geworden dan voorheen. Aan de andere kant zijn veel van de primaire behoeftes rond samenwerking niet echt veranderd."
Voor resellers is het naar de mening van Velten ook niet zo’n grote stap om van het oude groupware-verhaal naar het moderne collaboreren te gaan. "Het verhaal dat zij klanten vertellen over de voordelen van samenwerken is niet eens zo veel veranderd, omdat de behoeftes van klanten niet zo veel veranderd zijn. Natuurlijk, inmiddels zijn er vragen bijgekomen over moderne communicatievormen en het beter delen van documenten. In grote lijnen praat men echter nog steeds over hetzelfde. Wat misschien wel is veranderd, is dat de bedrijfsculturen opener zijn geworden en dat de behoefte om online samen te werken nu ook speelt in het midden- en kleinbedrijf. Het draait ook veel minder om grootschalige implementaties, maar veel meer om het beschikbaar krijgen van de functionaliteit aan externe partijen als klanten, partners en toeleveranciers. Dit betekent wel dat een groot deel van het licentiemodel overboord is gegaan. Nu is het voor een klant heel normaal om er even voor een halfjaar wat licenties bij te nemen, zodat een externe partij kan meewerken aan een bepaald project."
Speeltuin
Een deel van de collaboratiemarkt wordt overigens ingenomen door nichespelers die met goedkope online samenwerkingsoplossingen komen. Geen van de grote partijen in deze markt maakt zich daar echt zorgen over. Ze zien het eerder als een speeltuin waar nieuwe concepten worden getest en een plek waar gebruikers alvast kleinschalig kunnen wennen aan online samenwerken. Daarnaast zijn er resellers als Covide, die een enorme markt zien in de aansluiting van bedrijfsprocessen op bijvoorbeeld Google Apps of andere open source-initiatieven. Van der Hoek: "Onze klanten zoeken toch de zekerheid van een gespecialiseerde partij als de onze voor zoiets belangrijks als hun werkproces. Dan werk je toch het liefst met partners met wie je een echte relatie opbouwt."
