Het is lastig voor ict-afdelingen om in te spelen op de veranderende demografie binnen bedrijven en de daarbij horende veranderende wensen. Uit onderzoek blijkt dat jongere werknemers in hun werk bijvoorbeeld gebruik willen maken van chatmogelijkheden en instant messaging. Tegelijkertijd moet de ict-afdeling de privacy en databeveiliging kunnen garanderen en rekening houden met oudere werknemers.
Marc Schuuring, partner bij Accenture en verantwoordelijk voor IT Strategie geeft tips om tegemoet te komen aan de wensen van jongere werknemers en tegelijkertijd bedrijfsgevoelige informatie goed te beveiligen.
1. Zorg voor gelaagdheid in de beveiliging
Deel informatie in verschillende categorieën in, stem de beveiliging hierop af en koppel hier vervolgens spelregels aan. Zorg er bijvoorbeeld voor dat bedrijfsgevoelige informatie alleen toegankelijk is op het bedrijfsnetwerk. Ook is het raadzaam om medewerkers rechten toe te kennen en te bepalen welke medewerker bij welke informatie kan.
2. Ondersteun verschillende protocollen
Werknemers onder de 27 jaar willen gebruikmaken van andere technologie dan de oudere generatie. Geef hen daarom binnen een kader bepaalde keuzevrijheid. De mobiele telefoon is voor jonge werknemers niet alleen een communicatieplatform, maar juist een werkplatform. Dus laat hen vrij in de keuze voor een bepaald model telefoon. Wel kun je eisen dat de gebruikte telefoon aan bepaalde beveiligingseisen voldoet voordat contact kan worden gemaakt met het bedrijfsnetwerk.
3. Weet wat je werknemers doen
Weet als ict-afdeling welke applicaties je medewerkers installeren. Niet alleen om hier controle op uit te kunnen oefenen, maar om hierop in te kunnen spelen. Wanneer een substantieel deel van je werknemers graag met een bepaalde applicatie werkt, is het misschien raadzaam hiervan een bedrijfsversie aan te bieden.
4. Zorg voor bedrijfsspecifieke aps
Jongere werknemers willen chatten. Wanneer er ook bedrijfsgevoelige informatie via chatfuncties wordt verstuurd, is het slim om te zorgen voor een versie die veilig is. Bijvoorbeeld door die informatie te encrypten. Een andere mogelijkheid is het bieden van een bedrijfsspecifieke applicatie, in de vorm van wiki's, project and document spaces, of desktop sharing.
5. Communiceer
De menselijke component gaat steeds zwaarder wegen. Hoe goed alle informatie ook is beveiligd, er blijft een risico bestaan als werknemers zich niet bewust zijn van de gevaren. De ict-afdeling moet daarom beter communiceren met werknemers en hen meer eigen verantwoordelijkheid geven. Communiceer enerzijds het veiligheidsbeleid op een aansprekende manier om de jongeren te bereiken en zet anderszijds technologie in op het gebied van data loss prevention (dlp) die direct feedback geeft aan gebruikers over het gewenste gedrag.
Wat een belachelijke ideeen.
Marc gaat er van uit dat werknemers zelf applicaties mogen instaleren want natuurlijk te gek voor woorden is,
Ook gaat hij voorbij aan de risico’s die chatten met zich meebrengen, n.l. het ongewild doorspelen van bedrijfsinformatie.
Je verschijnt ten kantore om je werk te doen, niet om te twitteren, dat heeft helemaal niets met leeftijd te maken.
1. gelaagdheid in de beveiliging lijkt mij altijd gewenst. Dit heeft opzich niks te maken met de leeftijd van een medewerker.
2. Het ondersteunen van meerdere protocollen is leuk, echter zorgt dit voor meer druk op de beheersbaarheid. Als je een medewerker vrij laat in zijn keuze op het gebied van een gsm dienen er wel heel duidelijke eisen worden gesteld vanuit de organisatie. Het is slimmer om een beperkt aantal keuzes te geven die ondersteund worden. Standaardisatie lijkt me toch erg wenselijk binnen de ICT.
3. Ook geld hier weer het verhaal van standaardisatie.
4. Jonge medewerkers willen inderdaad vaak chatten. Echter kan je hier onderscheid maken tussen prive en zakelijk. Binnen een organisatie kan er bv gebruik gemaakt worden van MS Communicator. Dit kan ingesteld worden zodat er geen externe partijen kunnen worden toegevoegd. Echter bedrijfsgevoelige informatie kan ook via andere kanalen erg makkelijk naar buiten worden verzonden. Denk alleen al aan printen en e-mail. Dus chatten maakt op dat vlak weinig verschil.
5. Communicatie is altijd belangrijk, niet alleen naar jonge medewerkers maar ook naar oudere medewerkers.
Hier heb je een tip: NIET micro-managen! Stuur op output/doelstellingen. Dat is tenslotte wat je wilt van een medewerker. Te veel bedrijven betalen nog steeds een aanwezigheidspremie ipv dat ze de resultaten belonen.
Geef budget voor auto, telefoon en laptop en stel vervolgens een aantal randvoorwaarden, met dat soort zaken maak je mensen blij!
Is het de doelstelling van de ICT afdeling om het jonge medewerkers naar de zin te maken, of (zelfs) om op output van de(ze) (niet-ICT) medewerkers te sturen???
Volgens mij zijn dat taken van de bedrijfsleiding. Het lijkt mij zinvol om daar te beginnen.
Wat voor de ICT afdeling wèl aan de orde is: Aannemend dat budgets hun grenzen kennen, zal de ICT afdeling er toch niet omheen kunnen om standaardisatie tot stand te brengen met de beperkingen die daar aan vast zitten. Waar ruimte is kan je flexibel zijn, waar functionaliteit, veiligheid en beheerskosten de ruimte niet bieden, is flexibiliteit waarschijnlijk geen verstandige optie. Kortom, kies voor een doodgewone dienstverlenende, voorwaardenscheppende opstelling.
Ik vind en verwacht bovendien, dat je van jonge medewerkers zelf, ook flexibiliteit mag verwachten. Ik bestrijd het beeld van de verwende keizertjes. Jonge medewerkers zijn vaak enorm gemotiveerd en kunnen en willen juist heel veel leren van werken binnen beleidskaders met (slechts) gegeven middelen. Bovendien, tegenover die ‘beperkingen’ staan ook faciliteiten Geen Twitter, wel Sharepoint. Dan gaat gewoon een andere wereld open, met meer kansen doch minder vrijblijvendheid. Het kan bovendien geen kwaad om mensen tot een extra effort (en prestatie…) te prikkelen, om bijzondere voorrechten te krijgen.
Wat is er op tegen om keuzes te maken en gewoon uit te leggen waarom dat gebeurt?
Laten we er voor waken dat beslissingen op het gebied van ICT hulpmiddelen steeds meer genomen worden door een groep van oudere heren met autistische trekjes. Ouder omdat de vergrijzing toeslaat, heren omdat vrouwen nog steeds ondervertegenwoordigd zijn v.w.b. ICT-gerelateerde zaken en autistisch omdat ICT’ers niet uitblinken in empathie en communicatieve vaardigheden. Dus. het lijkt mij heel verstandig goed te kijken hoe jongeren communiceren en vooral hoe organisaties daar handig gebruik van kunnen maken. Deze manier van communiceren zal alleen maar toenemen. Dit levert gegarandeerd maatschappelijk voordeel op. Zo bereiken we met z’n allen beter, sneller en goedkoper onze doelen.
Persoonlijk denk ik dat er meer bedoelt wordt dat jongeren een andere denkwijze hebben dan “oudere” collega`s.
Jongeren communiceren op een hele andere wijze dan de oudere collega`s.
Als je dit kan gebruiken om meer rendement uit je personeel te halen ,vind ik dit een blik waardig.
Er wordt toch verwacht van interne ict`ers dat ze meedenken met de organisatie ?
Alleen het stappenplan is een beetje vaag opgezet.
wel een punt om even over te brainweven.
“Dus laat hen vrij in de keuze voor een bepaald model telefoon.”
Alleen jammer dat ze maar 1 model telefoon Smartphone uitdelen bij consulting, en een “baksteen” bij Technology Solutions die niks kan dan bellen en sms.
Pot verwijt de ketel?
1) zoals door anderen ook al gemeld; nix nieuws onder de zon. Dit is onafhankelijk van leeftijd of wat dan ook; gewoon gezond boerenverstand
2) Ben ik met m’n bijna 40 dus al oud ? Maar los daarvan zal dit sterk afhangen van de omgeving. Op een R&D afdeling zal dit veel minder sterk spelen dan in een club van vertegenwoordigers. Maar waarom vrij laten in de keuze? Dit betekent aan de beheers-zijde een gigantische overhead: je moet alle verschillende communicatiesuites ondersteunen, alle plugins installeren, alle variaties checken op beveiliging en ik weet niet hoeveel updates testen en installeren. Schrijf gewoon 1 type telefoon van de zaak voor, waar het gros zijn/haar werk kan doen. Volgens mij (en daar ben ik misschien dat wat ouderwets in) is een telefoonPDA o.i.d. van de zaak nog steeds een gunst van de zaak. Je hebt het dus maar te doen met datgeen je werkgever je aanbiedt.
3) met stip op nummer 1 van de PC-problemen: mensen die zelf van alles en nog wat installeren en de-installeren, zelf hacks en cracks installeren enz enz. Ook hier speelt weer het beheersaspect.
Ik herinner me een collega met laptop van de zaak die klaagde over de performance van z’n systeem. Een snelle scan van geïnstalleerde software leerde dat hij op z’n zakelijke laptop allerlei foto- en video-editing software had geïnstalleerd, en enkele grote games.
Helaas pindakaas, een complete herinstallatie dus, en meteen inleveren van z’n beheersrechten.
4) jonge werknemers willen chatten; ik als “oude” werknemer ook. Maar dat doe ik wel thuis, op m’n eigen laptop, in m’n eigen tijd! Wat dat betreft ben ik misschien ook wel van de oude stempel; het scheiden van werk en privé. Maar ook hier geldt beheer en beveiliging weer. En als ze dan toch zo graag chatten onder werktijd, laat ze dat dan doen via hun privé smartphone.
Dit neemt overigens niet weg dat binnen je bedrijf een chatprogramma niet handig kan zijn; vooral bij bedrijven met meerdere lokaties kan een communicator of sametime handig zijn om met je collega’s te overleggen. Het verschil is dat dit dan een zakelijk belang dient.
5) ook niets nieuws.
De “jongeren” mogen dan van alles willen, de huidige “oude” generatie heeft over een groot aantal dingen van de huidige infrastructuur, architectuur, beheer en beveiliging goed nagedacht en veel ervaring opgedaan. Daar moet je dankbaar gebruik van maken, in plaats van te denken dat je het beter weet omdat het thuis ook zo werkt.
Clouds, smartphones, thuiswerken zijn allemaal heel leuk, maar op het moment dat je met vertrouwelijke informatie werkt, of met intelectueel eigendom dan wil je als bedrijf daar (terecht) controle op hebben en houden.
Het artikel snijdt weldegelijk hout. Doelstelling van de ICT organisatie moet zijn het verhogen van de productiviteit van de medewerker door het maximaliseren van de flexibiliteit van de medewerker binnen de kaders die door de bedrijfsdoelstellingen gesteld zijn. Dat daarbij rekening gehouden moet worden met de verschillen die er onmiskenbaar zijn tussen de jongere en oudere generaties is mijns inziens een kans, en geen beperkende factor. De kunst is de ICT voorziening zodanig in te richten dat beide groepen zich comfortabel voelen, en dat is óók wat bedoeld wordt met het maximaliseren van de flexibiliteit.