In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Centraal Planbureau (CPB) een inzending gedaan. Met het project 'Digitaal archief voor het CPB' dongen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over de aanschaf van een digitaal archiveringssysteem. De keuze is gevallen op OpenIMS, een open source systeem dat door het CPB zelf aangepast kan worden omdat de broncode is vrijgegeven.
Als onderzoeksinstituut heeft het Centraal Planbureau (CPB) te maken met wetenschappelijke eisen voor reproduceerbaarheid van onderzoek. Verder dient het CPB als overheidsinstantie te voldoen aan de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Het lukt op dit moment niet goed om aan die eisen te voldoen. De oorzaken daarvan zijn onder meer de gescheiden archieven (opslag van werkproces bij sectoren, archivering papier bij Post & Archief), geen standaarden voor archivering bij sectoren en de toenemende digitalisering, waardoor communicatie vaker buiten Post & Archief om gaat.
Veranderkundig aspect
Het CPB is opdrachtgever van dit project. De leverancier die de ontwikkeling verzorgt en de implementatie begeleidt is OpenSesame ICT. De startdatum was 1 april 2009. Oplevering van het systeem waarmee proef wordt gedraaid tijdens een pilot was op 1 september 2009. Binnen het CPB begeleidt een projectgroep het traject. Verder is tijdens de pilot een gebruikersgroep actief. De inzet van uren is niet exact becijferd, maar een globale schatting komt uit op vijf arbeidsmaanden voor alle betrokkenen. Doelstelling van het project is deelarchieven te integreren en elektronisch te ontsluiten. Daarnaast is er een belangrijk veranderkundig aspect. Gebruikers zullen niet worden gedwongen het systeem te gebruiken (zij houden het alternatief van opslag op de fileserver). Voor formele stukken die nu bij Post & Archief zijn ondergebracht geldt overigens wel verplichte opslag in OpenIMS.
'De strategie van de aanpak was een systeem te ontwikkelen dat zo nuttig en eenvoudig is dat gebruikers er als vanzelf gebruik van gaan maken', aldus Bertha Brouwer, projectleider bij het CPB. 'De insteek was om niet alleen de archieffunctie ter hand te nemen, maar ook de mogelijkheid te bieden van ondersteuning tijdens het werkproces (documentmanagement, DMS). Als de gebruikers vertrouwd raken met de DMS-functie, zullen zij ook eerder hun bestanden archiveren.
Stakeholders
De belangrijkste stakeholders zijn de gebruikers en het management. Verder speelt de ict-afdeling een rol. Een andere stakeholder is het Natonaal Archief, dat belang heeft bij overdracht van toegankelijke, goed geordende bestanden. Het is nog niet te zeggen of de stakeholders tevreden zijn, omdat de pilotfase nog loopt. Brouwer: 'De voorlopige indruk is dat de gebruikers na aanvankelijke aarzelingen vrij intensief met het systeem werken. Het management lijkt tevreden over de toegenomen mogelijkheden om reproduceerbaarheid van onderzoek te waarborgen. Wat we zien is dat gebruikers eigen structuren maken. Hier is een spanningsveld tussen de wens gebruikers tegemoet te komen en de eisen van toegankelijkheid en ordening.'
'Dit project is vernieuwend, omdat er wordt getracht niet alleen statische bestanden op te slaan maar ook bestanden die 'bewegen' tijdens het werkrpoces', aldus Brouwer.' Als het lukt om de CPB-onderzoekers de verantwoording van hun werk in dit systeem te laten vastleggen, dan is er veel bereikt. Wetenschappers zijn vanuit hun aard soms wat terughoudend als het gaat om werken binnen vaste kaders. Bij de projectaanpak zit het vernieuwende in de mate van vrijwilligheid en flexibiliteit. Gebruikers worden, behoudens bij opslag van formele bestanden, nergens toe gedwongen en zij hebben een grote mate van vrijheid om hun informatie naar eigen inzicht te ordenen.'
Nieuwe informatie
Er is veel tijd besteed aan onderzoeken of een zelfgebouwd systeem mogelijk zou zijn. Toen dit afviel is lang gezocht naar een systeem en leverancier die pasten bij de specifieke eisen die het CPB stelt (met data en modellen in 'exotische' formaten). Er is veel contact geweest met de interne opdrachtgever (de onderdirecteur verantwoordelijk voor bedrijfsvoering). Later is ook contact gelegd met het hoofd van de sector waar de pilot zou gaan draaien. Op hoofdlijnen is dit positief verlopen. Minder succesvol was de scope tijdig helder krijgen. Tijdens het project kwam nieuwe informatie op, waar niet altijd adequaat op is gereageerd. Zo is de functionaliteit voor e-mailarchivering en uitwisseling met derden nog niet volledig geïmplementeerd, terwijl dit wel belangrijk was.
Brouwer:'Belangrijkste leerpunt voor mij als projectleider is dat ik verschillen van inzicht eerder aan de interne opdrachtgever moet voorleggen. Verder zou ik een volgende keer richting softwareleverancier helderder willen formuleren welke verwachtingen wij hebben op het gebied van advisering. Daadwerkelijk meedenken gebeurde niet altijd zoals wij hadden gewild, maar achteraf dacht ik dat ik dit ook niet helder genoeg had afgesproken.'
