In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook I-bridge een inzending gedaan. Met het project 'I-Plan' dongen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het implementeren van een nieuwe applicatie bij Randstad waardoor makkelijker flexibele arbeid kan worden ingeroosterd.
Het bestaande pakket waarmee in de Randstad Groep-werknemers werden ingepland was verouderd. Nieuw gewenste functies konden niet meer ingebouwd worden. Hiernaast was de opvolger van het pakket duur en technisch niet af (schaalbaarheid). I-bridge is de interne ict-dienstverlener van de Randstad Groep. Zij is verantwoordelijk voor alle ict-diensten van de Nederlandse werkmaatschappijen. Deze werkmaatschappijen zijn Randstad Nederland, Tempo-Team en Yacht. Vanuit deze rol heeft I-bridge het project I-Plan gestart.
Breder inzetten
'Veel bedrijven kennen variabele werkroosters waar op weekbasis of soms zelfs op dagbasis zowel vast als flexibele arbeid op moet worden ingeroosterd', zegt Victor Bicknese van I-bridge. 'Het inplannen van flexibele arbeid op kortcyclische diensten vormt onderdeel van het primaire proces van de Randstad Groep. Het is een arbeidsintensief en extreem dynamisch proces dat nauwkeurig moet plaatsvinden. I-Plan is de nieuwe applicatie die dit proces ondersteunt. Het project is geheel uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van I-bridge, in opdracht van een stuurgroep waarin naast I-bridge ook Randstad Nederland en Tempo-Team zitting hadden. Door het succes in de business wil men I-Plan echter veel breder inzetten (new business) dan oorspronkelijk was bedacht.' Een tweede, niet vooraf geplande uitrol, kan dus worden verwacht. Formeel eindigt het project 1 april 2010.
Eerst is er een vooronderzoek gedaan naar een vervanger van het bestaande pakket. Omdat dit pakket duur en technisch niet af was is voorgesteld om een vooronderzoek te doen naar zelfbouw met als doelstellingen: beter, goedkoper en vooral innovatief. In twee maanden is er een vooronderzoek gedaan met de beheerder van het bestaande pakket, consultants van Integral (een klein bedrijf dat zelf een pakket voor inroosteren heeft gebouwd) en veel gebruikersinbreng. De eerste maand vooral definities (waar hebben we het over), de tweede maand een concept uitgewerkt (visie, enkele schermen en het planbord). Omdat het resultaat van het vooronderzoek veelbelovend was, heeft Integral een prototype gebouwd. Op twee heel verschillende vestigingen is een vergelijkende praktijktest gedaan met het oude pakket, het I-Plan-prototype en het nieuwe pakket dat ook nog één van de opties was. Bij deze test bleek de kwaliteit van het rooster van het prototype het beste. Het nieuwe pakket bleek instabiel en de kwaliteit van het rooster zelf bleek niet beter dan met het oude pakket.
Functioneel ontwerp
Bicknese: 'Gezien de resultaten met het prototype is besloten te gaan bouwen. Eerst is een compleet nieuw functioneel ontwerp geschreven met dialoogontwerpen (in de vorm van iets dat op schermen lijkt, gemaakt met Visio). Het schrijven van het functioneel ontwerp was wel veel werk, maar de kennis die we hadden opgedaan met het vooronderzoek en met het testen van het prototype heeft heel veel kennis ingebracht. Op enkele belangrijke punten was het uiteindelijke ontwerp daarom eenvoudiger dan het prototype. Het functioneel ontwerp is getest door een grote groep gebruikers (meer dan twintig) cases te laten uitschrijven en die naar de projectgroep te sturen. De projectgroep heeft in de Visio-schermen de cases ingevoerd en de oplossing gepresenteerd. Alle cases bleken te verwerken met I-Plan. Ook hier is uitgebreid overleg geweest tussen afdeling infrastructuur en bouwers zodat de uiteindelijke infrastructuur en de bouw prima op elkaar aansloten. Ook was er veel interactie tussen functioneel ontwerpers en bouwers om het concept zo goed mogelijk over te brengen en vast te houden zodat het resultaat een consistente applicatie is.'
Los van de projectgroep heeft een testteam gestructureerd getest. Het functioneel ontwerp bleek een prima basis voor het schrijven van de cases. Al met al is I-Plan een project met een klassieke aanpak, maar met enkele extra stapjes en eigenschappen waardoor de beheersbaarheid is toegenomen. Door het vooronderzoek is het project gestart met een heldere scope, bekende risico's, en veel innovatie met een uitstekende aansluiting op de business.
Vernieuwend
Het project is, ondanks de traditionele aanpak van functioneel ontwerp naar realisatie, vernieuwend om verschillende redenen', meent Bicknese. 'De helft van de tijd van het vooronderzoek is gaan zitten in het opstellen van definities en net zolang aanpassen tot er geen misverstanden over konden ontstaan. Daar waar termen al enorm ingeburgerd waren zijn ze vermeden als deze tot misverstanden konden leiden. Zo wordt de term 'dienst' nergens genoemd. Tamelijk opvallend bij de ontwikkeling van een pakket voor inroosteren. Pas in het tweede deel van het vooronderzoek is over functionaliteit gesproken. Door de heldere definities was het beschrijven van de functionaliteit daarna snel gedaan.'
Een van de resultaten van het vooronderzoek was een papieren prototype, gemaakt met Visio, aan de muren geplakt waarbij het proces van voor tot achter doorlopen kon worden. Een groot deel van de tijd zijn cases nagespeeld, kijkend naar de muren. Dit prototype kende vooral een uitgewerkt planbord, de overige schermen waren tamelijk globaal van opzet. Op basis van het globale ontwerp en het eerste prototype is een echt prototype gebouwd. Dit prototype is uitgebreid getest op twee vestigingen. Een inhouse vestiging waar alle werknemers bij die ene klant worden ingezet en een vestiging van waaruit vele klanten van hetzelfde soort employees worden voorzien (horeca). Bicknese: 'Tijdens de definitieve ontwerpfase hebben we het I-Plan-ontwerp verder uitgewerkt, rekening houdend met wat we hadden geleerd van de test met het werkende prototype. Ook nu weer hingen alle schermontwerpen aan de muur. Gelukkig hadden we een grote kamer met een vergadertafel. Alle inhoudelijke gesprekken werden aan die tafel gevoerd, omringd met de meer dan honderd schermontwerpen. Door alle kennis die we inmiddels hadden opgedaan en deze aanpak zijn we tot een consistent ontwerp gekomen dat nog steeds de gezonde basis van I-Plan is.'
Geen communicatieproblemen
I-Plan is een groot project geweest. Het functioneel ontwerp beslaat bijvoorbeeld al zo'n driehonderd pagina's en de database bevat ongeveer 250 tabellen. In het jaar van de uitrol zijn er al ruim 15 miljoen mensuren gepland. Toch is dit geen aanleiding geweest om het team groot te maken, integendeel. De hele functionaliteit is door slechts twee man beschreven. In de projectgroep had iedere werkmaatschappij één vertegenwoordiger en bestond het hele bouwteam op de top uit slechts acht man, maar gemiddeld veel minder. Uiteraard waren hiernaast nog DBA's, applicatiebeheerders, infrastructuurdesigners en -bouwers en een testteam actief. De verleiding is er wel degelijk geweest om het kernteam uit te breiden, want de werkdruk was hoog. De lijnen waren extreem kort, iedereen was van alles op de hoogte. Communicatieproblemen zijn er nauwelijks geweest.
'Waar voor nieuwe planners met het oude pakket een dag opleiding op het hoofdkantoor nodig was, hebben we een e-learning gemaakt waarmee planners in twee uur met I-Plan konden werken', aldus Bicknese.' Tevens is de inhoud van sommige functies veranderd. Procesmanagers zijn nu samen met de klanten echt bezig met inrichting en optimalisatie van processen in plaats van genereren van operationele overzichten. Het resultaat van hun nieuwe werk betekent ook dat de werkzaamheden van planners wordt geoptimaliseerd en de kwaliteit van de business wordt verbeterd.'
Iets meer ruimte inplannen
Bicknese: 'We hebben in het project hoog aan de wind gevaren. Dit bepaalde een deel van het succes, maar de minste of geringste tegenslag veroorzaakte wel uitloop. In de stuurgroep had de projectleider hierover wel eens wat uit te leggen. Dat er aan de andere kant ook werd gezien dat er zeer veel werd bereikt in korte tijd en tegen lage kosten maakte wel veel goed, maar de volgende keer zullen we toch iets meer ruimte in planningen nemen. Vooral testruimte bij de ontwikkelaars, nu werden er teveel technische fouten door het testteam gevonden, met vertragingen tot gevolg.'
I-Plan is een groot project dat tegen zeer lage kosten is gerealiseerd, met een sterke infrastructuur, maar op een best traditionele manier tot stand gekomen. 'Maar waar we vooral trots op zijn is hoe de functionaliteit uiteindelijk staat', rondt Bicknese af. 'Het inrichten van een vestiging is relatief eenvoudig, met een gemakkelijke user interface en logische termen en vinkjes. Maar vooral leidt een goede inrichting tot een enorm versneld werkproces. De planners worden met precies de juiste gegevens geconfronteerd, communicatie gaat per employee over de juiste media (sms, mail, internet), overzichten kunnen per klant eenvoudig ingericht worden met kolommen, selecties, sorteringen en (sub)totalen. We hebben zeer geavanceerde roulatieschema's met allerlei varianten van cycli waar werknemers automatisch op worden doorgepland en een internetmodule waarmee klanten en werknemers inzicht hebben in hun roosters en klanten aanvragen kunnen doen, kwalificaties van employees beheren en overzichten kunnen worden opgevraagd. De functionaliteit bepaalt vooral het succes van I-Plan.'
