Recent kwam KPMG naar buiten met een oordeel over de functie van veel hrm-systemen. Heel belangrijk is de conclusie dat kosteninzicht in hrm-systemen thuis hoort en dat er nog veel te verbeteren is aan de huidige hrm-systemen. Die conclusie staat nog steeds overeind. De kostenfactor kan nog sterker als functionaliteit worden ingebouwd, evenals planning en prestatiemeting.
Het lijkt mij volkomen terecht, en eerder veel te laat dan overbodig, om anno 2010 een streng criterium in kosteninzicht aan te leggen bij een hrm-systeem. De kosten aan personeel, zeker in kennisintensieve organisaties, rechtvaardigen dat. Hrm-systemen hebben echter ook een lange ontwikkelweg afgelegd. Vooral de systemen die als registratief systeem begonnen zijn, hebben moeite om de omslag te maken naar een systeem dat planning en management mogelijk maakt.
Een belangrijk item daarbij is de flexibiliteit. Veel hrm-systemen blinken er niet in uit (understatement). Op het moment dat een nieuw criterium aan de orde komt, zoals kosten of (bij hrm meestal) uitgaven, is de aansluiting bij kosten- en uitgaventabellen en -modellen slechts met grote inspanning te krijgen.
Natuurlijk zijn er ook systemen onder de hrm-vlag gebracht die daar eigenlijk niet onder passen. Die kan je ongeschikt noemen, je kunt je ook afvragen of het nu echt hrm-systemen zijn. Misschien kan je ze beter hr-systemen noemen of alleen h-systemen. Of alleen 'systeem'… Dat is wellicht zo een situatie dat de hr-afdeling de schuld van alles aan de computer geeft. Sommige klanten zullen de E&F-module misschien te duur vinden of menen dat er teveel overlap is. De vraag blijft of de alternatieve E&F-koppeling (voorzover aanwezig) dan wel de juiste inzichten oplevert.
Waar de kostenoverzichten in ontwerp- of implementatiefase niet goed genoeg zijn verwezenlijkt, zou je er (soms) achteraf een soort 'BI-schil' omheen kunnen plakken. Dan kan je er uiteindelijk wel uit komen. Dat is althans mijn persoonlijke ervaring bij een P-begroting van 250 miljoen euro. Het opstellen daarvan vergt bij grote budgetten echter een projectorganisatie op zichzelf.
Wat mij betreft heeft KPMG dus gelijk met de nadruk op kosteninzichten. Zonder kosteninzicht vaart een organisatie blind, geen serieuze controller die er aan wil. Daarom voldoet een hrm-systeem zonder heldere kostenoverzichten niet. Ook voor kleinere organisaties geldt dat. Die sturen veel dichter op de loonstrook en verrassingen daarin (pensioenen, om een hoofdpijndossier te nomen) komen des te harder aan.
Wat te denken van extra nadruk op planning? Wat gebeurt er als functionaris X vertrekt, of een jaartje een MBA volgt, wie staat er dan in de startblokken? Tenslotte is prestatiemeting ook belangrijk. Functionaris Y krijgt een salaris en/of bonus van zo veel miljoen maar wat staat daar tegenover? Nu krijg ik de indruk dat het 'competentiemanagement' voorop staat, als een soort schatkist van talenten, maar dat onduidelijk blijft wat die competenties, of zelfs het competentiemanagement alleen al, de organisatie uiteindelijk opleveren.
De 'gebruikende' afdeling hoeft zich daar echter niet van bewust te zijn, bijvoorbeeld bij inputsturing. Sommige mensen of afdelingen hebben er mogelijk zelfs belang bij, dat onduidelijk blijft, wat ze toevoegen aan waarde. De financiële afdeling kan er ook een handvat in zien om hr of p&o te 'passeren' en macht (over budgets) naar zich toe te trekken. Zo ontstaan allerlei bedrijfspolitieke omwegen, die het eigenlijke probleem in stand kunnen houden. Kosten worden dan vaak met een meer botte bijl gestuurd, bijvoorbeeld met een plotselinge bestedingenstop (vacaturestop, ontslagronde). Dat is niet fijn voor de continuïteit. Er zijn voorbeelden bekend van professionals die billable op externe projecten werkten, op sleutelfuncties zelfs en die plotsklaps ontslagen werden om de 'kosten'. Opbrengsten telden even niet mee. Dat soort waanzin krijg je dan. Door kosten rechtstreeks in hrm-systemen op te nemen kan je dat voorkomen (mits er iemand op gaat sturen).
Zonder een koppeling van kosten, uitgaven, prestaties, planning en personeel kan je hrm niet integraal sturen. Dan moet je het gebruikte systeem misschien gewoon geen hrm-systeem noemen. Hoe het ook zij, er valt nog veel te verbeteren. Voor de ontwikkelaars is dat misschien gewoon goed nieuws.
