De Algemene Rekenkamer gaat het Rijk adviseren over informatiebeheer. Volgens de Rekenkamer is informatiebeheer bij de rijksoverheid te veel gericht op de aanpak van bestaande problemen zoals archiefachterstanden en wordt er te weinig nagedacht over automatisering van de informatiehuishouding. 'De overheid heeft bijvoorbeeld bij de archivering van bestanden nog geen antwoord op ontwikkelingen zoals e-mail, sms en twitter', schrijft de Rekenkamer.
De Algemene Rekenkamer voerde een achtergrondstudie uit naar informatiebeheer bij het Rijk. Daarin schrijft het dat het Rijk, ondanks de vele energie die er de afgelopen drie decennia in is gestoken, 'worstelt' met het beheer van informatie.' De Rekenkamer gaat oplossingen voor de korte en lange termijn aandragen.
De Rekenkamer: 'In theorie is het niet zo ingewikkeld om de informatiehuishouding goed te regelen. Geef bijvoorbeeld aan hoe en waar informatie wordt opgeslagen, maak afspraken over metadata (beschrijvende kenmerken en context van een document red.) en automatiseer procedures op het terrein van de informatiehuishouding.' De onderzoekers stellen dat die afspraken en regels per departement vaak enorm verschillen.
Archiefachterstand
Het Rijk kampt met een grote archiefachterstand, ongeveer achthonderd strekkende kilometer aan papieren bestanden die sinds 1976 zijn bewaard, moet bewerkt worden. Daarbij moet bepaald worden welke bestanden bewaard blijven en welke documenten vernietigd kunnen worden. In eerste instantie richt het Rijk zich op driehonderd strekkende kilometer archief die dringend moet worden uitgeplozen.
De Rekenkamer stelt: 'De laatste jaren is het besef gegroeid dat het probleem van die achterstanden nog niets is vergeleken bij het probleem van de enorme dagelijkse aanwas van digitale documenten waarvan moet worden vastgesteld of ze moeten worden bewaard dan wel vernietigd.'
Om zijn rol als externe controleur goed te kunnen uitvoeren, heeft de Rekenkamer er baat bij dat de informatievoorziening bij ministeries op orde is. De Rekenkamer publiceert binnen enkele maanden een plan van aanpak.
Kijk hoe de Provincie Zuid Holland (Provinciehuis) ECM heeft geïmplementeerd met een volwassen scanstraat, Businessprocessen, dossiervorming, recordmanagement en archivering en je hebt een succesvolle businesscase die laat zien dat ECM in de overheid niet per se een moeilijk onderwerp hoeft te zijn. Implementatie van ECM in de overheid hoeft geen ellenlange discussies op te werpen aleer men de knoop door weet te hakken. Uitgangspunt moet zijn dat men weet wat men wil bereiken met toepassingen uit de ECM suite. Het hele spectrum hoeft immers niet ineens te worden doorgevoerd. Fasering werpt voor de eindgebruiker een goede acceptatiedrempel op, en het project wordt goed meetbaar. ( middels de ‘projects in controlled environments’ methodiek). Vanuit het belang van Information Governance is (goed ingeregelde) ECM het inmiddels een ‘must have’.
Lees ik het goed? “Ontwikkelingen zoals e-mail, sms en twitter”. Twitter is inderdaad pas sinds 2009 vrij breed omarmd, het zij ‘het Rijk’ vergeven. Maar e-mail kennen we in Nederland sinds 1992 en SMS sinds 1994. Komt dit ooit nog goed?
In 1983 werd er al gemaild binnen het Ministerie van LNV. Maar tot op de dag van vandaag wordt de gebruiker niet gedwongen zijn of haar mail te archiveren. Tot voor kort waren er ook weinig mogelijkheden voor.
Archiefachterstanden oppakken is beginnen bij het makkelijkste stukje. Archieven zijn statisch en wachten geduldig tot ze bewerkt of gedigitaliseerd worden. Dit is dus het minst complexe stuk van de ECM-doelstelling. Misschien is wel heel menselijk dat het Rijk zich daar dus eerst op focust.
Informatiestromen zoals email onder beheer brengen vormt het echte werk omdat dergelijke verbeteringen bij uitstek interdisciplinair aangepakt dienen te worden. Niet alleen is het daarbij nodig om nieuwe ICT-voorzieningen te introduceren, maar ook processen wijzigen, taken en verantwoordelijkheden veranderen, er worden nieuwe afhankelijkheden geïntroduceerd. Dat kan weerstand geven en dan moeten er dus beslissingen worden genomen en knopen worden doorgehakt. Echte veranderingen doorvoeren dus om processen op een hoger plan te brengen! Dat lukt alleen als dat de leidingevenden er expliciet voor willen gaan. Hopelijk geeft de Rekenkamer onze rijksmanagers het zetje dat daarvoor nodig is. Immers rijksorganisaties met goede informatiehuishouding zijn uiteindelijk ten bate van iedere Nederlander.