Uit onderzoek van KPMG IT Advisory blijkt dat slechts twaalf van de 27 onderzochte hrm-systemen meer dan de helft van de benodigde functionaliteit bevat om de kosten en het rendement van human resources inzichtelijk te maken. Door een gebrek aan functionaliteit zijn de meeste pakketten dan ook ongeschikt om organisaties te ondersteunen bij strategische keuzes op het gebied van hr.
De meeste systemen ondersteunen wel de basisprocessen, zoals instroom, doorstroom en uitstroom, maar in economisch turbulente tijden zoeken organisaties ook naar inzicht in de kosten en het rendement van de hr-functie. 'De personeelskosten zijn daarbij vaak de grootste kostenposten binnen organisaties', meent Bart van Strijen van KPMG IT Advisory. 'Het herinrichten en optimaliseren van personeelsbeheer kan leiden tot grote besparingen. Dit vraagt om inzicht in de feiten en cijfers over de hrm-functie die in het algemeen worden ontleend aan het hrm-systeem dat de organisatie ter beschikking staat.'
Modelleren
Voorheen waren systemen primair bedoeld voor salaris- en personeelsadministratie, maar hedendaagse hrm-systemen bieden steeds vaker ondersteuning bij het nemen van managementbeslissingen op het gebied van loopbaanplanning en -ontwikkeling en competentiemanagement. Van Strijen: 'Slechts weinig organisaties blijken te kiezen voor het zelf ontwikkelen van een hrm-systeem. De bestaande systemen kunnen immers vaak worden gemodelleerd naar de specifieke processen van de organisatie.'
De zoektocht naar een nieuw systeem is echter niet eenvoudig. Elk systeem kent zijn eigen mogelijkheden en het is niet altijd eenvoudig inzicht te krijgen in de functionaliteit van deze systemen. Een systeem dat maximaal scoort op functionaliteit is niet per definitie het beste systeem. Elk systeem heeft specifieke eigenschappen en sterke en zwakke punten. De bekendere systemen bieden ook niet per definitie betere oplossingen. Bovendien spelen de kosten van aanschaf, licentie en onderhoud een rol bij de keuze.
Net als erp-markt
Van Strijen ziet naast het onderbrengen van steeds meer basisfunctionaliteit in één systeem een ontwikkeling naar het bieden van specifieke functionaliteit, zoals op het gebied van payroll en sollicitant self service, maar ook specifieke functionaliteit voor bijvoorbeeld het onderwijs.'Er zijn echter veel meer mogelijkheden voor hrm-systemen om zich ten opzichte van elkaar te onderscheiden', aldus van Strijen. 'Mogelijk gaat de markt voor hrm-systemen een zelfde ontwikkeling doormaken als de erp-markt, waar systemen steeds meer ketenintegratie gaan ondersteunen, zowel horizontaal (binnen organisaties) als verticaal (tussen organisaties).'
De zoektocht naar HRM en ERP systemen is een lastige opgave. Bedenk goed welke functionaliteiten/eigenschappen voor jou organisatie van belang zijn. Een goed begin voor het selectietraject wordt geven op HRMsystemen.nl of ERPsystemen.nl. Voor beide systemen wordt er een gratis box aangeboden met daarin bruikbare informatie over het selectietraject en de implementatie.
Ik vraag me af welke systemen zijn onderzocht en op welke functionaliteit is gelet.
Ik zie bij mijn klanten in toenemende mate de keuze vallen op de top van de HR systemen markt, zoals SAP HR, dat ondersteuning biedt voor alle huidige HR instrumenten en processen.
Dat laatste is van groot belang omdat veel HR functionaliteit procesgedreven is