Omdat bedrijven niet teveel risico wilden lopen, zijn er nauwelijks echt grote outsourcingdeals geweest. Maar dat wil niet zeggen dat er niet uitbesteed is. Om snel kosten te besparen hebben verschillende organisaties zich toch laten verleiden om in recordtijd kleine tot middelgrote contracten af te sluiten. Gaan ze hier spijt van krijgen?
In de afgelopen twee jaar zagen veel bedrijven zich noodzaakt om drastisch in de kosten te snijden, inclusief ict. Met name in bedrijven waar ict nog steeds wordt gezien als een faciliteit in plaats van een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering, is outsourcing populair als kostenreducerende maatregel.
Gedurende de tweede helft van 2008 en heel 2009 zijn dan ook talloze deals gesloten die snel tot kostenbesparingen moesten leiden. Veel van deze trajecten, de outsourcing zelf mocht natuurlijk ook niet te veel kosten, zijn dan ook uitgevoerd met de snelheid van een speedboot. Adviesorganisaties hadden het ook moeilijk en buitelden over elkaar heen met nog kortere doorlooptijden voor de RfP of getekend contract. Ook de leveranciers trapten niet op de rem, want zij waren allang blij met nieuwe omzet (zelfs tegen dumpprijzen). Kortom, iedereen zat in dezeflde speedboot.
In een echte speedboot zie je echter gevaarlijke golven (en de kademuur) en weet je dus wanneer je moet bijsturen en remmen. De uitbestedende organisatie staat weliswaar aan het roer, maar vertrouwt erop dat hij indien nodig wordt gewaarschuwd. Met adviseurs en leveranciers die beiden ook in de ‘survival' modus zaten en dus ook heel nadrukkelijk naar het eigen belang keken, ging het vooral vol gas vooruit.
Golven en kademuren in de vorm van diensten die achteraf niet standaard blijken te zijn, waardevolle expertise die onbedoeld verdwijnt en geen rekening houden met de dynamiek van de business. De business wil immers zodra de eerste tekenen van herstel zich aandienen, zo snel mogelijk schakelen naar een groeiscenario en in kunnen spelen op nieuwe kansen. En dan blijkt plotseling dat de uitbestede ict het emmertje achter de boot is dat de manoeuvreerruimte van de business ernstig belemmert.
Dat leert ons drie dingen. Ten eerste moet je outsourcing, hoe zwaar de omstandigheden ook zijn, altijd vanuit het businessperspectief bekijken. Ten tweede moet je je niet blind staren op kortetermijnbesparingen en veel beter kijken naar de total cost (en nog beter: value) of ownership voor de organisatie als geheel. En als laatste: vraag door indien mogelijke leveranciers of adviseurs aangeven dat outsourcing een gladde zee is zonder golven, dijken, kademuren of andere boten.
De tweede helft van 2010 en 2011 zullen daardoor onder andere in het teken staan van het repareren van outsourcingcontracten die onder hoge druk te snel tot stand zijn gekomen. De zuur verdiende centen met de kortetermijnbesparing zullen helaas moeten worden aangewend om te hercontracteren zodat ict wél kan bijdragen aan de vitaliteit, flexibiliteit en slagvaardigheid van de bedrijfsvoering.
Organisaties gaan inderdaad spijt krijgen van het afsluiten van kleine tot middelgrote contracten met als oog kostenbesparing. Door deze aanpak is er sprake van suboptimalisatie. Het is veel belangrijker om te kijken naar de alignment tussen het bedrijfsmodel, de business propositie van het bedrijf in de markt en hoe outsourcing (of insourcing!) daar eventueel waarde aan zou kunnen toevoegen. Alleen met deze aanpak garanderen we optimale waarde voor een organisatie op de lange termijn. Dit gaat dus nog verder dan alleen kijken naar de total cost (of value) of ownership. Outsourcing is nooit een gladde zee zonder golven, dijken, kademuren of andere boten, maar met de juiste analyse, modellering en aansturing kunnen de beoogde doelen worden bereikt.