In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Outsystems een inzending gedaan. Met het project 'Main Energie' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over de ontwikkeling van een nieuw energiesysteem via het Agile-platform. Daarnaast werd het crm-systeem onder handen genomen.
Door de snelle groei van het bedrijf sinds de oprichting in2005 was een van de belangrijkste doelstellingen van Main Energie om de uitbreiding van de onderneming te ondersteunen en ondertussen flexibel en productief te blijven. De afdeling Operations werd gevraagd om een ict-infrastructuur te bouwen gebaseerd op de nieuwste technologie die een hoge mate van uptime kan garanderen. Er werd een framework opgezet om de marktkennis en ervaring van de onderneming te behouden om op die manier het hoge niveau van dienstverlening te blijven waarborgen. Bovendien begon Main Energie's eigen crm-systeem beperkingen te tonen, terwijl de klanteisen steeds groter werden. De Nederlandse energieleverancier moest uitkijken naar de ontwikkeling van een nieuwe toepassing die aan de groeiende en soms strenge eisen van de onderneming voldoet. De belangrijkste criteria voor het systeem zijn schaalbaarheid voor toekomstige groei, snelle time-to-market en hoge mate van flexibiliteit om snel te kunnen inspelen op veranderende externe eisen, zoals wijzigingen van verordeningen en compliancy-regels die typisch zijn voor de energie-industrie, een markt die sterk onderhevig is aan wisselingen.
Energy Management System
Main Energie wilde vooral geen lange doorlooptijden in het ontwikkelingsproces. Het bedrijf wilde geen tijd besteden aan het uitvoerend beschrijven van de functionaliteiten om vervolgens een oplossing voorgeschoteld te krijgen die niet volledig aan de verwachtingen voldoet. De organisatie is flexibel en moet snel kunnen inspelen op marktontwikkelingen en ging op zoek naar een softwareontwikkelaar die daarop aansluit. OutSystems Agile-platform voldeed aan de belangrijkste eisen en biedt zowel de snelheid en flexibiliteit die het bedrijf zocht. Main Energie besloot om het Agile-platform te kiezen om hun nieuwe Energy Management System (EMS) te ontwikkelen en te beheren. De Agile-projectmanagementmethode komt voort uit de behoefte om snel in te kunnen spelen op de wijzigende omgeving en wijzigende klantvragen.
De Agile-filosofie gaat er van uit dat de klant pas echt weet wat hij wil nadat hij een eerste werkende versie van zijn product heeft gezien. Dat bepaalde denkfouten of gaten in het ontwerp pas worden ontdekt tijdens het bouwen of 'erger nog' daarna. Met als gevolg dat er een dure, vertragende iteratie nodig is om dat op te lossen, waar van beide kanten geen rekening is mee gehouden. Agile-softwareontwikkeling omarmt juist iteraties en verandering van inzicht.
Crm-dashboards
Dankzij het nieuwe crm-dashboard hebben medewerkers een duidelijk overzicht van de klantcontracten en beschikken ze over energie- en portfoliomanagementcapaciteiten. Ook kan er op permanente basis energievraag en -aanbod voorspeld worden. Het Energy Management Systeem is in staat om nauwkeuriger dan ooit tevoren te voorspellen waardoor Main Energie de aankoop en verkoop van energie kan stroomlijnen.
Het geïntegreerde systeem geeft klantenservicemedewerkers en key account managers toegang tot realtime klantgegevens en zorgt voor foutloze facturering en rapportage aan klanten. Follow-up berichten en waarschuwingen worden automatisch verzonden naar de verantwoordelijke medewerker om aanvragen van klanten snel te verwerken en de serviceniveaus te optimaliseren. Het Energy Management System bestaat uit een aantal modules, waaronder crm, facturering en rapportage, de handel in energie, corporate tooling, klantenservice, webservices en messaging mogelijkheden. Dit stelt Main Energie in staat om workflows te automatiseren en informatie in realtime te bewerken.
Veranderde markt
Om ervoor te zorgen dat het Energy Management Systeem voortdurend afgestemd is op de behoeften van het bedrijfsleven, geeft een team van zakelijke gebruikers regelmatig feedback. Deze feedback wordt geleverd via het OutSystems Agile-platform voor ict, dat in staat is om snel aanpassingen te maken, gebaseerd op zakelijke eisen en op behoeften van een veranderde markt. Het resultaat is continue business alignment, resulterend in verhoogde zakelijke waarde en prestaties.
Het Agile-platform en -methodologie heeft de snelheid van nieuwe releases aanzienlijk verbeterd, met updates om de drie tot vier weken en de belangrijkste introducties elke acht maanden. Main Energie kan zo aankomende releases afronden binnen de gestelde tijd en budget van elk project. Dankzij het Agile-platform heeft Main Energie vertrouwen in komende marktontwikkelingen en de impact die deze ontwikkelingen zullen hebben op het ontwerp en de functionaliteit van het Energy Management System. Door de flexibiliteit en schaalbaarheid van het Agile-platform zal Main Energie het maximum uit hun bestaande ict-investeringen kunnen halen, zowel nu als in de toekomst.
Communicatieproblemen
De omschakeling van de oude naar de nieuwe situatie was vrij radicaal. Toch werd de toepassing snel geadopteerd door de verschillende gebruikers. Ze kwamen immers uit een situatie met nauwelijks tools om hun werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Iedereen kreeg een individuele training door de afdeling Operationele Zaken. Nieuwe werknemers worden op dezelfde manier opgeleid en er is ook een handleiding beschikbaar.
Op het ogenblik dat Main Energie besliste om met OutSystems in zee te gaan had de Portugese softwareleverancier nog geen partners in Nederland. Alle communicatie verliep dus via Portugal. Het nadeel is dat er telkens twee maal een vertaalslag nodig was (Nederlands/Engels en Engels/Portugees) om te communiceren naar de ontwerpers. Verder leent de Scrum-methode zich uitstekend tot het houden van korte brainstormsessies, maar gezien de afstand was dit niet altijd even evident. Op dit ogenblik heeft OutSystems wel partners in Nederland, dus zou het voor Main Energie logisch zijn om via een van de partners samen te werken.
