Het samenwerkingsverband voor luchtvaartmaatschappijen SkyTeam opende in 2009 een centraal kantoor en zette twintig medewerkers van de diverse luchtvaartmaatschappijen aan het werk. Het richtte de organisatie in met Microsoft-software. Als belangrijkste kantoorsoftware koos het voor de Business Productivity Online Suite (BPOS) van Microsoft, een pakket met onder andere Exchange Online en Sharepoint Online.
Het kantoor van SkyTeam oogt nog nieuw. Bij de receptie staan geen bloemen en de receptionist is afwezig. Het stof van de stoelen die op een rij staan voor het bezoek is nog niet versleten en het blad van de tafels is nog niet bekrast. Het personeel van het samenwerkingsverband zit sinds de zomer van 2009 in het World Trade Center op Schiphol.
Het samenwerkingsverband SkyTeam bestaat al langer dan het nieuwe kantoor. In juni 2010 viert de alliantie zijn tiende verjaardag. Luchtvaartmaatschappijen, zoals bijvoorbeeld Air France, Delta Air Lines en KLM werken in dit verband samen. Een reiziger boekt bijvoorbeeld een reis bij KLM, maar door code-sharing (twee of meer luchtvaartmaatschappijen bieden stoelen aan onder hetzelfde vluchtnummer op een lijnvlucht, die gevlogen wordt door een van de maatschappijen) vliegt de reiziger uiteindelijk met een toestel van Delta.
Medewerkers van de aangesloten luchtvaartmaatschappijen werken veelal samen in werkgroepen. Tijdens deze virtuele samenwerking werkte het personeel met de documentmangamentsoftware eRoom van EMC. Met de komst van het nieuwe kantoor en bijbehorend personeel besloot ict-verantwoordelijke Bruno Faccini over te stappen naar nieuwe software. ‘We besloten te kiezen voor een cloud-oplossing, ik wilde me niet technisch met de software te hoeven bemoeien', zegt Faccini. De computers op het kantoor in Schiphol worden beheerd door een leverancier waar ook KLM mee werkt. Daar draait Windows Vista op en Microsoft Office. De verdere kantoorsoftware die door de medewerkers wordt gebruikt is BPOS van Microsoft.
Allerlei landen
Faccini pakt een kopje koffie in de kleine keuken grenzend aan de bezoek ruimte en loopt dan rechtdoor naar de ruimte waar wordt gewerkt. Tafels staan in rijen opgesteld, soms van elkaar gescheiden door een kast of lage wand. Medewerkers bellen of kijken geconcentreerd naar het scherm. Een medewerker voert in het Engels een gesprek. Twee medewerkers spreken in het Frans met elkaar.
‘Bij SkyTeam werken mensen uit allerlei landen. Zij zijn afkomstig van de elf luchtvaartmaatschappijen die de alliantie op dit moment telt. Ik werk hier op kantoor of thuis in Parijs. Daar wil ik ook toegang hebben tot alle gegevens', zegt Faccini. Dat was een reden om te kiezen voor een online oplossing. ‘Er waren al luchtvaartmaatschappijen die werkten met Sharepoint en Exchange. Dit werkt erg goed samen. Je kunt bijvoorbeeld heel makkelijk je kalender synchroniseren tussen de twee applicaties. Dat is iets wat met eRoom minder goed ging.' Het samenwerkingsverband kocht 350 licenties, niet alleen voor de werknemers op het kantoor in Schiphol, maar ook de werknemers die bij de aangesloten luchtvaartmaatschappijen zijn gevestigd.
Faccini wordt weggeroepen en komt daarna terug met een medewerker. ‘Zij heeft problemen met haar mobiele telefoon', zegt Faccini tegen CTO Danny Burlage van dienstverlener Wortell. ‘Kun jij er even naar kijken.' De dienstverlener implementeerde de oplossing bij SkyTeam. Terwijl Burlage de medewerker helpt instellen vertelt de ict-verantwoordelijke over de werking van BPOS met de mobiele telefoon.
Blackberry
‘De medewerkers werken met Windows Mobile en Blackberry. Het instellen van de Blackberry met BPOS was lastig', zegt Faccino. ‘Dat komt vooral omdat we dit nog niet eerder hadden ingesteld', vult Burlage aan. ‘Het bleek dat de Blackberry's waren ingesteld op BlackBerry Internet Service, terwijl wij een Blackberry Enterprise Server-licentie nodig hadden. Dat kostte tijd.' En eigenlijk zijn de Blackberry's relatief duur, erkent Faccini. ‘Wortell adviseerde Windows Mobile, maar omdat er al Blackberry-gebruikers waren, kozen we deels toch voor Blackberry. Achteraf blijkt Windows Mobile net zo goed te werken als Blackberry.'
Faccini wordt gestoord door een medewerker. In het Frans praten de twee mannen even met elkaar. Daarna draait de ict-verantwoordelijke zich om naar de computer en klikt op het BPOS-icoon om het programma te starten.
‘Het instellen van Sharepoint was wel even lastig', vertelt hij terwijl het programma opstart. ‘De organisatiestructuur moest opnieuw worden gedefinieerd. Aan de hand daarvan werd Sharepoint ingesteld. Ik moest daarom steeds nadenken wie toegang moest hebben tot welke documenten en hoe dat in de root moest worden ingesteld.' En ook het invoeren van de documenten uit eRoom was niet makkelijk. Faccini: ‘Je moet je voorstellen dat er 5 jaar aan documenten was, 13 GB aan tekst.' ‘Er was geen tool om het automatisch te doen', vult Burlage aan. ‘Misschien hadden we ook eerder aan de bel moeten trekken bij EMC, dan was het probleem wellicht eerder opgelost.'
Faccini wordt opnieuw weggeroepen. Twee medewerkers die samen naar een computerscherm kijken, hebben zijn hulp nodig. ‘Sorry, het is een gekkenhuis. Eigenlijk is het sinds de oprichting nog niet rustig geweest', zegt hij terwijl hij wegloopt. Op naar de volgende medewerker die zijn hulp nodig heeft.
