In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook de bedrijvenfusie Univé-VGZ-IZA-Trias een inzending gedaan. Met het project 'UP!' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het integreren van de verschillende infrastructuren van de hoofdkantoor van de fusiepartners naar één infrastructuur van het nieuwe hoofdkantoor.
De fusie tussen Univé en VGZ-IZA-TRIAS was aanleiding voor het integreren van de infrastructuren van de fusiepartners. De beslissing van de Raad van Bestuur (RvB) van Univé-VGZ-IZA-Trias (UVIT) om de bestaande hoofdkantoren te sluiten en een nieuw hoofdkantoor te openen leidde tot samenloop, omdat in deze panden de te integreren infrastructuren zijn ondergebracht. Dit stelde IT voor de vraag welke opties voorhanden waren. Begin 2008 is aan Quint Wellington Redwood advies gevraagd. Op basis van een business case-vergelijking heeft Quint in mei 2008 geadviseerd om het computercentrum als service in te kopen.
Situatieanalyse
'Op verzoek van de RvB is een vervolgonderzoek uitgevoerd dat leidde tot voortschrijdend inzicht en daaraan gekoppeld nieuwe inzichten', aldus Irma Jepma van Univé.' Zo ontstond de vraag of, behalve kostenbesparingen, aanvullende voordelen te behalen zouden zijn. De belangrijkste langetermijnthema's van UVIT zijn hiervoor vertaald naar de ict-aandachtsgebieden continuïteit en beschikbaarheid, kosten (convergentie en standaardisatie), flexibiliteit, innovatie en groene ict. Op basis van de situatieanalyse van de aandachtsgebieden en de marktconsultatie is de scope van het project bepaald.'
Het project, dat de hele organisatie raakt, is in januari 2009 gestart. Opdrachtgever is de directeur ict. De doelstelling van het project is tweeledig. Ten eerste contracteren en implementeren van het adequaat sourcen van de infrastructuur van UVIT. In het contract zijn afspraken gemaakt over het leegmaken van de computercentra, migratie naar de 'Future Mode of Operations' bij dienstverlener en verbeteringen op het vlak van continuïteit en beschikbaarheid, kosten, flexibiliteit, innovatie en groene ict. Ten tweede het inrichten van een werkende regieorganisatie. De resultaten dienen te voldoen aan de Wet Financieel Toezicht (WFT) en de toets van in- en externe toezichthouders te kunnen doorstaan.
Twee fasen
Jepma: 'Op 16 juni 2009 is een voorgenomen besluit tot het uitbesteden van de computercentra genomen en opdracht verstrekt om te komen tot een contract met Atos Origin. In deze fase is gewerkt met een kernteam van vier mensen waar nodig aangevuld met specifieke expertise. Het aantal interne uren is begroot op ruim 22.000, wat inhoudt 2750 mensdagen. Om de deelprojecten succesvol af te ronden zal ook door Atos Origin een grote inspanning worden geleverd. Het zwaartepunt van het project ligt in de maanden oktober 2009 tot en met september 2010.'
Vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid is gekozen voor twee fasen. In fase 1 is de definitieve scope van uitbesteding vastgesteld en de leverancierskeuze gemaakt. In geval van uitbesteding heeft de Centrale Ondernemingsraad (COR) adviesrecht en is een rol weggelegd voor de vakbonden. Beide partijen zijn vroegtijdig betrokken. Daarnaast is samen met twee dienstverleners een request for proposal (RfP) opgesteld. Bewust is gekozen voor een due diligence met twee partijen gedurende het schrijven van de RfP. Dit om een aanbieding te ontvangen gebaseerd op zo weinig mogelijk aannames. 16 juni 2009 heeft de RvB een besluit genomen over de scope – housing en hosting -, een voorgenomen besluit tot uitbesteding en werd gekozen voor Atos Origin als dienstverlener.
Inrichten regieorganisatie
Deze besluitvorming was het startsein voor fase 2. Als eerste is een voorovereenkomst opgesteld om te kunnen starten met (voorbereidende) werkzaamheden voor transitie – overdracht personeel en verantwoordelijkheden – en migratie – verhuizen en migreren naar de Future Mode of Operations. Daarnaast heeft tot en met september 2009 de nadruk gelegen op het realiseren van een definitief contract en is een start gemaakt met het inrichten van de regieorganisatie.
Vanaf 1 oktober 2009 is het contract tussen de beide partijen in werking getreden en is het deelproject 'contracteren' afgerond. Met ingang van deze datum zijn twaalf medewerkers van UVIT bij Atos Origin in dienst getreden en heeft Atos Origin de verantwoordelijkheid voor de dienstverlening overgenomen. De nadruk van de werkzaamheden ligt vanaf dit moment op het project 'migratie' en minder op 'transitie' en 'inrichten regieorganisatie'.
Risico’s
De belangrijkste stakeholders van het project zijn de RvB,, de directeur ict en de bedrijfsonderdelen. 'De RvB en de directeur ict zijn tevreden', aldus Jepma. 'Deze uitbesteding is voor hen een logisch gevolg van de ingezette bewegingen; integratie infrastructuren en keuze nieuw hoofdkantoor. Het leegmaken van de computercentra is een voorwaarde om de voormalige hoofdkantoren te kunnen verkopen. Daarbij zien zij het belang van de verbeteringen en de kostenvoordelen die met deze uitbesteding uiteindelijk worden gerealiseerd. De risico's gemoeid met deze uitbesteding worden actief gevolgd. Hierin worden zij ondersteund door interne partijen als Risk & Compliance, de IAD en Concern Juridisch Zaken en door Ernst & Young, de externe accountant van UVIT.'
De bedrijfsonderdelen staan voor wat betreft deze uitbesteding wat meer op afstand. Het betreft de onderlaag van ict, die voor hen feitelijk onzichtbaar is. Jepma: 'Deze onderlaag is echter van het grootste belang voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Daarnaast leiden onvolmaaktheden in deze onderlaag tot beperkingen in de (door)ontwikkeling van het bedrijfsonderdeel, groei van de portefeuille, (te) hoge kosten en risico's in termen van beveiliging en compliance. Vanuit deze invalshoeken en met name vanuit de invalshoek continuïteit van de bedrijfsvoering zijn zij zeer geïnteresseerd in het reilen en zeilen van het project. Vooralsnog zijn zij wat dit aspect betreft tevreden. Voor wat betreft de aspecten flexibiliteit en kosten zien zij de voordelen van de nieuwe situatie (nog) niet. Dit vraagt nog de nodige aandacht.'
Huiswerkopdracht
Vanwege de omvang van de uitbesteding is gekozen voor een andere aanpak dan binnen UVIT gebruikelijk; request for information (RfI) gevolgd door RfP. Na de marktconsultatie zijn twee dienstverleners, Atos Origin en HP/EDS, uitgenodigd om in de periode van eind februari tot half april onderzoek te doen binnen UVIT. Beide dienstverleners zijn tijdens dit onderzoek in de gelegenheid gesteld UVIT te bevragen en bij UVIT rond te kijken met als doel een aanbieding te doen gebaseerd op zo weinig mogelijk aannames. Tijdens deze huiswerkopdracht hebben de dienstverleners UVIT leren kennen en andersom. Het onderzoek is afgerond met het verzenden van een RfP door UVIT. Eind april hebben beide dienstverleners een aanbieding gedaan.
De aspecten van beoordeling en de relatieve weging hiervan zijn in de RfP aan de dienstverleners kenbaar gemaakt. Deze aspecten (prijs, plannen van aanpak: verhuizing, transitie, overgang personeel en aanpak transformatie, beheerplan Future Mode of Operations, fit met UVIT, risicobeheersing, leveringsvoorwaarden en huiswerkopdrach) zijn door experts op het betreffende aspect (ict, finance, HR, leveranciers- en contractmanagement) beoordeeld, terwijl normaal gesproken één team alle aspecten beoordeelt.
Verhuizen computercentra
'Het is voor UVIT nieuw om computercentra te verhuizen', vervolgt Jepma.' Voor wat betreft het verhuizen van de assets en de technologie, zo veel mogelijk virtueel verhuizen, laat UVIT zich in hoge mate leiden door de dienstverlener. Binnen UVIT is een gespiegelde projectorganisatie ingericht om het belang van de UVIT-bedrijfsonderdelen te kunnen waarborgen. Door te migreren naar de computing on demand-omgeving van de dienstverlener wordt een hoge mate van flexibiliteit gerealiseerd. Feitelijk is sprake van het realiseren van een 'private cloud'. Hiermee wordt ruimte gecreëerd voor verdere ontwikkelingen op het vlak van 'public cloud' en SaaS.'
Met deze uitbesteding kiest UVIT niet alleen voor techniek en kosten, maar nadrukkelijk ook voor een grote(re) toegevoegde waarde voor de business. Voor het managen van de uitbestedingrelatie betekent dit dat niet alleen techniek en kosten, maar vooral ook de relatie met de business (klant), in termen van kwaliteit (van de bedrijfsprocessen), groeipotentie, innovatie, aandacht verdient. Dit is nieuw voor UVIT.
HRM-aspecten
In de business case zijn ook verschillende HRM-aspecten opgenomen. Zo bedraagt de personeelsgroei tot 2011 0 procent per jaar. Eén van de doelstellingen van UVIT-ict is dat de groei van ict-capaciteit wordt opgevangen zonder personeelstoename. Dus door effectiever en efficiënter te gaan werken. Vanaf 2011 wordt uitgegaan van een groei van 3 procent. In de personeelskosten voor de in te richten regieorganisatie is een opslag op personele kosten van 25 procent gehanteerd, omdat de praktijk leert dat de personeelskosten voor medewerkers in dergelijke functies 25 procent hoger zijn dan beheerfuncties. Tot slot wordt uitgegaan van een besparing van vijf FTE op overige activiteiten, waaronder het beheer van het computercentrum local area network, incident- en problemmanagement en Active Directory (AD).
In het kader van de Wet Overgang Onderneming zijn uiteindelijk achttien medewerkers geduid om over te gaan naar Atos Origin. Twaalf medewerkers zijn per 1 oktober 2009 daadwerkelijk bij Atos Origin in dienst getreden. Jepma: 'Half juni 2009, direct na de (voorgenomen) besluitvorming in de RvB, zijn de betrokken medewerkers, medewerkers in scope van de uitbesteding en hun teams, geïnformeerd door het verantwoordelijk lid van de RvB, de directeur ict en een HR-adviseur. Als verwacht waren de reacties verschillend. Van boosheid tot euforie over de nieuwe kansen. Na een zorgvuldig begeleid proces is de uiteindelijke overgang per 1 oktober 2009 goed verlopen. Er is een bewuste keuze gemaakt om de lijnmanagers uit de staande organisatie verantwoordelijk te maken voor de personele overgang. Het project is voor wat betreft de personele aspecten ondersteunend geweest aan de lijn en heeft nauwgezet de tijdlijnen bewaakt.'
Prijs/volume-afspraak
De business case wordt gemanaged door de controller van het bedrijfsonderdeel ict en de projectmanager. De controller is met name geïnteresseerd in de financiële resultaten van de stappen die in het project worden gezet. De projectmanager houdt toezicht op een effectieve en efficiënte uitvoering van transitie en migratie (verhuizing en de migreren naar Future Mode of Operations) en het (financiële) resultaat van deze bewegingen.
Jepma: 'De met Atos Origin gemaakte prijs/volume-afspraak is nieuw voor UVIT. Zowel de controller als de projectmanager zijn actief bezig met het sturen op de volumes. Hoe lager de volumes, hoe lager immers de kosten zijn en hoe gunstiger dus de business case is. Dit aspect verdient nadrukkelijk aandacht binnen UVIT. Met name de bedrijfsonderdelen, maar ook afnemers binnen ict(-projecten), zullen de voordelen van dit mechanisme moeten gaan zien en bewust om moeten gaan met aanvragen voor additionele capaciteit. In de nieuwe situatie vertalen volumeveranderingen zich direct in een kostenstijging of -daling voor UVIT. Dit in tegenstelling tot de huidige situatie waarin assets door UVIT worden aangeschaft en in vier jaar worden afgeschreven. In dit model leidt een volumestijging direct tot extra kosten, terwijl bij een volumedaling, tenzij sprake is van herinzet van assets, sprake is van het na-ijlen van kosten.'
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
