In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Aspect een inzending gedaan. Met het project 'Wereldwijde implementatie unified communications' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over de vervanging van de wereldwijde telefonie-infrastructuur en de implementatie van unified communications.
Aspect, een unified communications solutions en services provider, zag zich in 2007 geconfronteerd met een verouderde telefonie-infrastructuur en met een groot verbruik van conferencingservices. Het bedrijf is een strategische partner van Microsoft, hetgeen leidde tot een interne implementatie van Microsoft Office Communications Server 2007 R2 in 2008 en 2009. Dankzij de implementatie heeft Aspect de conferencingkosten weten te drukken, lokale telefooncentrales kunnen opdoeken en de productiviteit van de medewerkers kunnen verhogen. Dit alles heeft geresulteerd in een gemiddeld jaarlijks voordeel met een waarde van 2,4 miljoen dollar voor het bedrijf met meer dan 1800 Microsoft Office Communications Server 2007 R2-gebruikers.
Tussenstops
'Om de kracht van unified Communications (UC) ten volle te benutten, is het belangrijk om UC niet als een afzonderlijk project te zien, maar als een traject dat een zorgvuldige planning vereist van de business en de technologie en dat aankoerst op duidelijke voordelen op verschillende punten onderweg', aldus Edwin Paauwe, partner manager bij Aspect. 'Het UC-traject bij Aspect telt vier belangrijke tussenstops, met elk geleidelijk meer mogelijkheden en voordelen. Ten eerste de individuele productiviteit; toenemende productiviteit doordat werknemers in staat zijn om tijd te besparen in hun dagelijkse activiteiten via mogelijkheden zoals 'click to call' en unified messaging. Ten tweede de workgroupproductiviteit; de uitbreiding van de productiviteitsverbeteringen over complete werkgroepen via collaboration en conferencingtools en het boeken van aanzienlijke kostenbesparingen door middel van systeemconsolidatie, vermindering van de kosten voor externe communicatie, reizen en zelfs huisvesting.'
Als derde tussenstop noemt Paauwe 'communications enabled business processes'. 'Dit leidt tot verbetering van de efficiency en de effectiviteit van de onderneming door UC-mogelijkheden op te nemen in bedrijfsprocessen die zich uitstrekken over diverse functionele groepen van de onderneming. Tot slot is er de enterprisetransformatie; versnelling van de identificatie van nieuwe producten, diensten en kanalen door het gebruik van UC en collaboration teneinde een ecosysteem van klanten en partners te vormen. Aspect verkeert nu in de vierde fase. Aspect is begonnen op het hoofdkantoor in de Verenigde Staten en heeft continent voor continent, land voor land overgezet op de nieuwe infrastructuur.'
Geen reiskosten meer
Aspect besteedde ongeveer 1,2 miljoen dollar per jaar aan conferencingkosten. Deze zijn teruggebracht naar 900.000 dollar op jaarbasis. Na de implementatie van Microsoft Office Communications Server 2007 R2 zijn de onderhouds- en reparatiekosten voor de oude, legacy PBX-telefooncentrales komen te vervallen. Microsoft Office Communications Server 2007 R2 heeft minder support nodig dan de PBX'en en door het opdoeken van de vijftien PBX'en in de hele wereld kon Aspect 176.000 dollar uitsparen. Bovendien hoeven er geen wereldwijde reiskosten meer gemaakt worden voor het onderhoud van de PBX'en. De totale gemiddelde jaarlijkse kostenbesparing is 1,6 miljoen dollar.
Paauwe: 'De productiviteitswinst wordt uitgedrukt in de hoeveelheid tijd die de medewerkers van Aspect per jaar kunnen besparen. Dit is over het hele bedrijf (circa 1800 medewerkers) ongeveer duizend uur per maand. IDC heeft de waarde van die uren over een periode van drie jaar berekend, rekening houdend met groei van het personeelsbestand. IDC komt op een jaarlijks gemiddelde van 810.772 dollar productiviteitswinst, ofwel gemiddeld 9,2 uur per medewerker per jaar. De ROI van het project is 374 procent met een terugverdientijd van acht maanden.'
Ideale tools
De overgang naar UC betekent voor Paauwe veranderingen in zijn dagelijkse werk. 'Ik ben nu in staat om onafhankelijk van tijd en plaats overal mijn werk te doen op een zeer efficiënte en gebruikersvriendelijke manier. Al na één dag werken met MS OCS was het voor mijn geen optie meer om terug te keren naar de oude wereld van losse tools en telefonie. Met MS OCS werk je vanuit één applicatieomgeving waarin je overal inzage hebt in beschikbaarheid van mensen en middelen, zodat je geen tijd meer verdoet aan nutteloze voicemails en e-mail ping pong. Verder zijn de integrale benadering van conferencing, screen sharing en instant messaging nu voor mij de ideale tools om te communiceren en zaken te doen.'
Aspect's professional services- en systems integration-organisatie heeft zelf de planning, de uitrol, de support en het customizen van Microsoft Office Communications Server 2007 R2 uitgevoerd. Aspect's ict-organisatie heeft het Professional Service UC-team van Aspect geholpen in de wereldwijde uitrol van Office Communications Server 2007 R2 over meer dan 1800 medewerkers wereldwijd.
Succesfactoren
'Breng eerst volledig in kaart wat er aan infrastructuur in huis is', aldus Paauwe. 'Zorg voor een goed beeld van het gebruik van applicaties en welke behoefte bestaat aan video en andere communicatietools. Laat een diverse groep gebruikers aangeven welke communicatietools zij nodig hebben om nieuwe uitdagingen en mogelijkheden het hoofd te kunnen bieden. Inventariseer vervolgens welke huur of leasecontracten voor apparatuur wanneer aflopen en stel vast wat de interne en externe kosten zijn voor support van de apparatuur. Loop ook alle contracten na met leveranciers van telecommunicatie en netwerken om inzicht te krijgen in voorwaarden, SLA's en omzetgaranties. Waarborg tot slot dat oplossingen je niet klemzetten in een rigide ict-architectuur die niet kan worden aangepast aan groei of nieuwe/andere communicatiebehoeften. Onderzoek de architectuuraanpak van elke fabrikant op de mogelijkheid om bestaande apparatuur in te passen, netwerkbeheer te centraliseren en de UC-applicaties over alle gebruikers te distribueren.'
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
