In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook StreamServe een inzending gedaan. Met het project PiCompany dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case bestaan uit het onafhankelijk inrichten van Legal-applicaties en output-systemen. De legacy-systemen, met de intellectuele eigendommen, zijn losgekoppeld van de communicatie richting de buitenwereld. Hierdoor worden continuïteit en een hoge performance gerealiseerd.
PiCompany heeft (online) onderzoeksmethoden ontwikkeld die het gedrag en de vaardigheden van medewerkers direct inzichtelijk maken. Het onderscheidende vermogen van PiCompany ligt met name in de wijze en snelheid waarop de testresultaten worden gepresenteerd in de eindrapportage. Een goede rapportage over de beoordeling van een individuele medewerker van de opdrachtgever is essentieel. Het rapport is immers de schakel tussen de meting (het instrument) en de vervolgacties van de deelnemer. Denk hierbij aan het gesprek met de leidinggevende over de manier waarop een medewerker zich verder kan ontwikkelen. Daarnaast is het rapport het visitekaartje van PiCompany
Knelpunten
De rapporten komen in de backoffice tot stand nadat de medewerker de test online heeft afgerond. Bij dit proces ontstonden verschillende knelpunten die moesten worden opgelost. 'Zo wilden PiCompany's opdrachtgevers in toenemende mate verschillende versies van een rapport hebben', meent Aranka Aarsman van StreamServe. 'Bijvoorbeeld één voor de medewerker zelf, één voor de afdelingsmanager en één voor de P&O-manager. Ook wilden de opdrachtgevers de rapporten via verschillende kanalen aangeleverd krijgen. Naast het versturen van e-mail en papieren post, was er behoefte om ook mobiele telefoon (sms) en een internetportal als distributiemiddel in te kunnen zetten. Daar zul je dus in de outputfase rekening mee moeten houden.'
PiCompany maakt momenteel een snelle groei door, vooral ook op internationaal gebied. Het gevolg hiervan is dat de rapporten in tal van vreemde talen moesten worden opgesteld. Zeker bij Chinese tekens kan dit een groot probleem worden. PiCompany wilde daarnaast dat de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van rapportages veilig gesteld zou worden bij een nieuwe oplossing.
Eisen
Doel van het project was om te komen tot een een rapportagetool die voldoet aan de verschillende eisen. Zo moeten de mogelijkheden voor de lay-out van de rapporten hetzelfde zijn zoals deze voorheen werden geboden door Visual Basic in combinatie met Word. Ook moeten er eenduidige rapportages komen, moeten teksten die uit één bron komen eenvoudig beheerd en vertaald kunnen worden en moeten rapportages worden opgebouwd uit bouwstenen, zodat door hergebruik van bouwstenen steeds sneller nieuwe rapportages kunnen worden gerealiseerd. Tot slot moeten er een schaalbaar high performance systeem komen, waarmee grote hoeveelheden rapportages snel kunnen worden verwerkt (binnen tien seconden per rapportage) en moet het beheer kunnen worden uitgevoerd door niet-technische operators. De ict-afdeling bouwt alleen nieuwe bouwstenen.
Aarsman: 'De huidige rapportage was al volledig losgekoppeld van de overige webapplicaties. De modules wisselden xml uit via een message broker. Hierdoor was het mogelijk om een gefaseerde aanpak te volgen. Het project startte met een proof of concept om aan te tonen dat StoryTeller dezelfde lay-outmogelijkheden biedt zoals PiCompany die gebruikte in Visual Basic. Vervolgens is de implementatie van StreamServe en de koppeling met de broker gerealiseerd. Door StreamServe aan een eigen queue van de broker te koppelen, kon men vervolgens rapport voor rapport omzetten. In de beheerapplicatie kon PiCompany door middel van een parameter per test en per organisatie aangeven wie wanneer de nieuwe rapportages gaat gebruiken. Dit resulteerde in een beheersbare, gefaseerde uitrol.'
Klantspecifieke wensen
'De bestaande (en potentiële) PiCompany-klanten zijn heel tevreden omdat de benodigde tijd voor het genereren van rapportages is teruggebracht van tien minuten naar enkele seconden en zij nu dus realtime inzicht hebben in de prestaties van hun kandidaten en medewerkers', vervolgt Aarsman. 'Daarnaast is de kwaliteit van de rapportages verder verhoogd door de uitgebreide mogelijkheden om rapportagedata te presenteren. Een ander interessant aspect is dat de rapporten nu meertalig kunnen worden uitgevoerd, waarbij bijvoorbeeld ook Chinese tekens worden ondersteund. PiCompany kan op eenvoudige wijze tal van grafische elementen toevoegen aan haar rapportages en sjablonen wijzigen als dat op internationaal niveau is gewenst. Ook op dit vlak is PiCompany nu dus in staat om aan de klantspecifieke wensen te voldoen. Zij leveren de door de klant gewenste informatie aan op de manier waarop de klanten het willen en wanneer zij dat willen. Hierdoor heeft PiCompany de klanttevredenheid naar een nog hoger niveau weten te brengen.'
De verantwoordelijken binnen PiCompany zijn ook erg tevreden over de flexibiliteit, stabiliteit en de schaalbaarheid van de oplossing. Door de nieuwe technologie zijn zij nu in staat aanzienlijk uit te breiden. De flexibele infrastructuur waarover PiCompany nu beschikt, maakt het namelijk mogelijk nieuwe landen of taalgebieden snel operationeel te maken.
Bouwstenen
Volgens Aarsman zit het vernieuwende hem in het feit dat PiCompany met nieuwe software (StoryTeller) een zeer fraai en dynamisch rapport kan genereren. De output is ondermeer afhankelijk van de taal van de kandidaat (sommige rapporten ondersteunen meer dan twintig talen waaronder ook Aziatische), de resultaten van de test en de organisatie. Aarsman: 'Er wordt gebruik gemaakt van zelfontworpen graphics en het geheel resulteert in een herkenbaar, klantvriendelijk en mooi document. Dit soort standaardrapporten konden voorheen niet met andere applicaties worden gegenereerd. De snelheid van het genereren van documenten is daarnaast ook nog aanzienlijk verhoogd. Binnen een paar seconden zijn deze beschikbaar in pdf of html, online in een http-response of via e-mail als bijlage. Daarbij zijn de rapporten opgebouwd uit bouwstenen, die op zich weer uit bouwstenen kunnen bestaan. Hiermee is een zeer herbruikbare objectgeoriënteerde structuur ontstaan, waar bouwstenen eenvoudig aan xml-nodes kunnen worden gemapped.'
Veel opkomende economieën gaan voor het eerst werken met dit soort methodieken en online tools. De Chinese overheid heeft de ambitie om al haar ambtenaren door PiCompany te gaan testen in de komende jaren. Dit zijn er tientallen miljoenen. Ook India en Zuid-Afrika zijn landen met grote interesse in dit soort methodieken.
Gepaste trots
'Het was vanaf het begin duidelijk dat als PiCompany internationaal zou willen groeien, de rapportagecapaciteit drastisch aangepakt diende te worden', mertk Aarsman op. 'Daar dit in het belang van de continuïteit van de business was, en dus in het belang van alle betrokkenen, was er een hoge mate van acceptatie van dit project en zeker ook gepaste trots op de realisatie ervan.'
Het project is gemanaged vanuit de ict-afdeling van PiCompany. Hierbij is nadrukkelijk ook kennis van buiten de eigen organisatie betrokken om een en ander binnen de grenzen van tijd en geld te realiseren. Successen waren zaken zoals het live krijgen van de Thaise taal (lastig met tal van vreemde 'krabbels') en het verbeteren van de standaard Java-interface. Wat StreamServe tegenviel was dat PiCompany initieel met een oudere versie van de software werkte, hetgeen beperktere mogelijkheden met zich meebracht. Dit werd later hersteld. Doorslaggevend was de goede samenwerking met zowel StreamServe als Nokavision.
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
