In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Inter Access een inzending gedaan. Met het project 'Inrichting nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving HagaZiekenhuis' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over de migratie naar een nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving, waaronder een compleet nieuw e-mailsysteem.
Omwille van diverse aspecten wil het HagaZiekenhuis migreren naar een nieuwe kantoorautomatiseringomgeving. Een van de aanleidingen is de huidige e-mail omgeving die dringend aan vervanging toe is. Het uitgangspunt voor deze migratie is om naar twee platformen te gaan, namelijk Windows en IBM AIX. Daarbij speelt standaardisering een belangrijke rol. Het ontwerp en de implementatie van een gestandaardiseerde (en gedeeltelijk virtuele) server omgeving en een nieuwe werkplekinrichting. Het leveren van expertise voor het opstellen van een project initiation document, functioneel ontwerp en zevetien technische ontwerpen. Voor de mailomgeving is de keuze gemaakt voor Microsoft Exchange 2007 als mailserver in combinatie met Microsoft Outlook op de werkstations.
Server based computing
De geheel nieuwe implementatie heeft de basis gelegd om een oude Active Directory en een Novell-omgeving uit te faseren', zegt Onno van Beek van Inter Access.' Daarbij is de huidige Sun e-mailomgeving en de Oracle-agenda- of kalenderomgeving vervangen door één nieuwe MS Exchange 2007 omgeving. Bij de inrichting is bovendien rekening gehouden met de NEN7510-norm met betrekking tot informatiebeveiliging en de GBA-naamgevingconventie. Ook heeft het project de basis gelegd voor de toekomstige vernieuwing van de infrastructuur binnen het HagaZiekenhuis. Onder andere is er een volledig nieuwe Active Directory ingericht ten behoeve van een toekomstig identity access management-inrichting en worden de applicaties op dusdanige wijze aangeboden (applicatievirtualisatie) aan de eindgebruikers zodat deze eenvoudig bruikbaar zijn binnen bijvoorbeeld een 'server based computing'-omgeving.'
De uitvoering van het project was grotendeels in handen van Inter Access, waarbij waar nodig een beroep is gedaan op de medewerkers binnen de automatiseringsafdeling van het HagaZiekenhuis. Het project is op 1 januari 2008 gestart en opgeleverd op 20 juli 2009. Het gemiddeld aantal projectmedewerkers was vijftien en in totaal is er circa 13.000 uur besteed. Gezien de grote hoeveelheid en diversiteit in disciplines is gekozen om een technisch ontwerp per discipline op te stellen. Dit vergemakkelijkt het accorderingsproces en eventuele wijzigingen kunnen in de diverse deeldocumenten eenvoudiger worden doorgevoerd.
Meeverhuizen
Van Beek: 'De gehele omgeving is gebaseerd op een nieuw gebouwde Active Directory. Deze Active Directory is opgezet volgens de structuur van het bestaande personeelsregistratiesysteem van het HagaZiekenhuis, zodat 'role-based access control' in de nabije toekomst relatief eenvoudig te realiseren is. Ook de virtualisatie van de applicaties heeft de basis voor een eventuele overgang naar thin client-computers gelegd binnen een server based computing-omgeving. Daarnaast is met het project bereikt dat circa 80 procent van de gebruikers niet meer gebonden zijn aan een vaste werkplek; de applicaties 'verhuizen mee' naar een andere werkplek.'
De eindgebruikers en applicatiebeheerders kenden voor de migratie op de individuele werkplekken veel vrijheden. Deze vrijheden zijn door de werkplekmigratie niet teruggekomen, waardoor de wijzigingen aan en toevoegingen van applicaties procesmatig (en daarmee gecontroleerd) doorgevoerd moeten worden. Dit is niet door alle betrokken als prettig ervaren. Uiteindelijk is het verhogen van de beschikbaarheid van de kantoorautomatiseringomgeving tegen aanzienlijk lagere onderhoudskosten bereikt, door standaardisatie op een nieuw te realiseren flexibele en adaptieve ict-architectuur.
Noodzakelijke wijziging
'Inter Access heeft binnen dit project Prince2 als de projectaanpak gehanteerd om het project te kunnen sturen op aspecten als kwaliteit, risico's en kosten', aldus Van Beek. 'Doelstelling van deze aanpak is te komen tot een optimale invulling van de eisen en wensen van het HagaZiekenhuis als opdrachtgever. De combinatie van de producten maakt het project voor het HagaZiekenhuis bijzonder. De afgelopen tien jaar is de inrichting van de pc's volledig vrij en open geweest, waardoor iedere pc anders was. Uit oogpunt van beheer is hier een noodzakelijke wijziging doorgevoerd en wordt iedere pc door dit project centraal beheerd; installatie, patches en updates via SCCM, afscherming en beheer via Powerfuse en applicaties zoveel mogelijk via App-V.'
Naast de gestandaardiseerde werkplekken is een drietal clusters ingericht ten behoeve van Microsoft SQL 2005, Microsoft Exchange 2007 en file- en printservices. Deze stabiele omgeving vervangt de sterk verouderde losse componenten, welke bestond uit zowel een Novell-omgeving als een oude Active Directory. Ook heeft het HagaZiekenhuis nu de beschikking over een VMware ESX-omgeving, inclusief een gedegen ontwikkel-, test-, acceptatie- en productieomgeving (OTAP). Daarnaast is er duidelijkheid gebracht in de eindgebruikers. Voorafgaand aan dit project was er geen enkele duidelijkheid in welke natuurlijke persoon gebruik maakt van verschillende gebruikersaccounts (afzonderlijk voor netwerk, mail- en kalenderautorisatie). Het personeelsregistratiesysteem is als leidend benoemd bij de inrichting van de Active Directory, waarbij een toekomstige inrichting van 'role-based access control' is voorbereid. Doordat iedere applicatie via Powerfuse worden aangeboden, zijn nauwkeurige rapportages ten behoeve van licentiebeheer eenvoudig op te stellen.
Pc simpelweg vervangen
'Ook is bereikt dat iedere eindgebruiker opgenomen moet zijn binnen het personeelsregistratiesysteem voordat er een gebruikersaccount aangemaakt kan worden', legt Van Beek verder uit. 'De GBA-richtlijnen zijn gehanteerd voor de naamgevingconventie. Door middel van deze naamgevingconventie en het gebruik van Active Directory-groepen is nu volledig inzichtelijk welke eindgebruiker hoort bij welk gebruikersaccount, welke applicaties deze gebruiker tot zijn of haar beschikking heeft en welke rechten deze gebruiker heeft. De binnen het project ontwikkelde hulpprogramma's zorgen ervoor dat ieder gebruikersaccount op eenduidige wijze binnen enkele seconden wordt gecreëerd, waar in de oude omgeving soms een dag nodig was. Alle beschikbare applicaties en specifieke rechten zijn gekoppeld aan een gebruikersaccount. Dit betekent dat een pc simpelweg vervangen kan worden, waarna de eindgebruiker direct kan doorwerken op een vervangende pc. Hiermee worden de oplostijden korter en de beschikbaarheid voor de eindgebruiker hoger.'
De omgeving is op zo'n wijze ingericht dat het al dan niet toekennen van rechten voor het gebruik van usb-poorten, cd-romdrives, schermbeveiliging en internet binnen enkele klikken ingesteld kan worden. Deze inrichting is opgesteld volgens de NEN-7510-richtlijnen voor informatiebeveiliging. Gedurende de ontwerpfase werd duidelijk dat in de oude omgeving geen gebruik was gemaakt van een naamgevingsconventie. Hierdoor kon er geen link worden gelegd tussen de bestaande gebruikersaccounts en de natuurlijke medewerkers uit organisatie van het HagaZiekenhuis. Verscheidene inventarisaties zijn noodzakelijk geweest om de eindgebruikers inzichtelijk te kunnen maken, de eindgebruikers in te delen in het juiste organisatieonderdeel en te kunnen bepalen welke applicaties er gebruikt werden voor de individuele eindgebruikers.
Kennis en kunde nodig
Binnen het project was de kennis en kunde nodig van de aanwezige systeembeheerders van het HagaZiekenhuis. Daarnaast is er een intensief contact geweest met organisatorisch managers en 'key-users' ten behoeve van de test en acceptatie van applicaties. Naast het projectmanagement (dat werd geleverd door het HagaZiekenhuis en Inter Access) heeft Inter Access de architectuur en opstellen functioneel ontwerp vastgesteld, het technische ontwerpen opgesteld, de server- en desktopomgeving ingericht, eindgebruikers, pc's, randapparatuur en applicaties geïnventariseerd en migratiedraaiboeken samengesteld, migratiescripts en -procedures opgesteld en migratie (zowel server- als pc-zijde) uitgevoerd.
Van Beek: 'De business case is in eerste instantie gemanaged door de gehele stuurgroep. De stuurgroep is via een tweewekelijkse rapportage over de voortgang, inclusief knelpunten en risico's geïnformeerd. Daarnaast zijn via uitzonderingsrapporten en wijzigingsverzoeken de consequenties voor de business case inzichtelijk gemaakt. De uitvoering van de activiteiten door Inter Access zijn gedurende het gehele project volgens de initiële planning en het bijbehorende budget uitgevoerd. Toch is het project enorm uitgelopen. Reden hiervoor was dat de vooraf opgestelde randvoorwaarden op belangrijke vlakken door parallel lopende projecten niet konden worden ingevuld. Deze afhankelijkheden zijn direct zeer belangrijke leerpunten gebleken. Zo was er door deze parallel lopende projecten onvoldoende capaciteit beschikbaar van de beheerorganisatie van het HagaZiekenhuis. Daarnaast zijn er binnen het project organisatorische problemen opgelost, welke buiten het project gehouden hadden moeten worden. Een duidelijk leerpunt hier is dat de juiste vertegenwoordigers uit de organisatie (op een hoger niveau en niet alleen uit de ict-afdelingen, maar juist vooral ook manager uit de 'business' (in dit geval medisch managers) in de stuurgroep moeten deelnemen, zodat de problemen op de juiste plek blijven liggen. Dit had de scope van het project 'schoner' gehouden en de kosten van deze extra activiteiten los kunnen houden van het project.'
Extra moeilijkheidsgraad
Het project heeft ervoor gezorgd dat tien jaar achterstallig onderhoud in de periode van anderhalf jaar is vervangen door een volledig gestandaardiseerde en gecentraliseerde kantoorautomatiseringsomgeving. 'Daar waar eerdere pogingen tot een migratie waren mislukt, heeft dit project de organisatorische problemen in goed overleg tussen het HagaZiekenhuis en Inter Access overwonnen en is het plan doorgezet en succesvol tot uitvoering gebracht', besluit Van Beek. 'De flexibiliteit, inventiviteit en doorzettingskracht van het gehele projectteam en de gezonde overlegstructuur tussen het HagaZiekenhuis en Inter Access hebben geleid tot de uitvoering van het bedachte concept. Daarnaast is de 24/7-omgeving binnen een ziekenhuis een extra moeilijkheidsgraad voor het realiseren van het projectresultaat.'
Het project is afgerond en succesvol opgeleverd door Inter Access aan het HagaZiekenhuis, om vervolgens in een nieuwe vorm een doorstart te maken om de laatste afdelingen te migreren. De nieuwe vorm hield met name in dat het projectteam sterk werd teruggebracht in aantal medewerkers om op die wijze de kosten te drukken. De business case is altijd van kracht gebleven.
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
