In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook MobiPro een inzending gedaan. Met het project 'GGZ Westelijk Noord-Brabant koppelt zorgprogramma's met EPD via MindManager' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over een plug-in die voor MindManager gemaakt is zodat de zorgprogramma's worden gekoppeld met beschikbare informatie in het EPD.
GGZ Westelijk Noord-Brabant (WNB) is een tweedelijns instelling voor geestelijke gezondheidszorg. Zij bieden hulp aan cliënten met vaak ernstige geestelijke problematiek. De zorg die geboden wordt is beschreven in zogenaamde zorgprogramma's zoals gebruikelijk in de GGZ. Deze zorgprogramma's zijn vaak lijvige boekwerken geschreven door professionals en weinig toegankelijk voor cliënten en iedereen die niet op de hoogte is van het vakjargon. Toen het zorgprogramma herstelgerichte rehabilitatie geschreven moest worden is er gekozen voor een ongebruikelijke aanpak. Geen lijvig boekwerk maar een digitale versie welke makkelijk up to date te houden is.
Productenboeken
Een andere eis was dat het zo geschreven moest worden dat het voor cliënten toegankelijk is. Een zorgprogramma voor de gebruikers in plaats van voor professionals. MindManager is, door zijn goede koppeling met allerlei Microsoft-toepassingen en het elektronisch mindmappen, een geschikt programma om digitale zorgprogramma's te ontwikkelen. Het eindproduct was dan ook een productenboek waarin de hulpverleners op de werkvloer de producten beschreven hebben zoals ze ook daadwerkelijk geleverd worden. Dit in tegenstelling tot andere zorgprogramma's waarin de theoretische uitgangsprincipes meestal leidend zijn. Met deze productenboeken was het mogelijk om, middels Whitebox/MindManager, individuele zorgplannen te maken en deze vervolgens te koppellen aan de indicaties (in tijd) die de zorgverzekeraars stellen.
'Er zijn gemiddeld bij GGZ WNB een viertal medewerkers gedurende tweeënhalf jaar bij betrokken en een veelvoud in de vorm van werkgroepen', zegt Rob Janssen, senior sales consultant bij Mobipro Benelux. 'Ruim achthonderd mandagen alleen al bij GGZ WNB. Toekomstig perspectief is dat we werken volgens de laatste inzichten conform de standaarden die gelden en binnen de kaders die gesteld worden door de indicaties voor zorg en de beschikbare middelen. Werken volgens deze methode zal behoren tot de best-practise op zijn gebied en derhalve overgenomen worden door diverse andere zorginstellingen en centra voor expertise.'
Kosten per module
GGZ WNB werkte al langer met MindManager om informatie rondom patiëntbehandelingen te ordenen. Tijd- en projectmanagementspecialist Mobipro heeft nu een plug-in voor MindManager gemaakt die de zorgprogramma's koppelt met beschikbare informatie in het EPD. Op deze manier ontstaan nog volledigere MindMaps die onder andere eenvoudig aantonen wat de bestedingen in tijd en dus geld zijn op patiëntniveau, een van de eisen van de zorgverzekeraars. Alle behandelmodules staan nu in een centrale database waardoor alle behandellaren inzicht hebben in welke zorg GGZ WNB aanbiedt en wat de kosten per module zijn. Kortom, de Whitebox maakt het mogelijk voor patiënten en zorgverleners om op basis van het beschikbare budget de behandeling zo optimaal mogelijk te plannen.
Janssen: 'Er zijn verschillende groepen die voordeel hebben bij het op deze manier invulling geven aan de planning van de zorg. Voor de cliënten is het voor het eerst mogelijk dat ze over dezelfde informatie beschikken over mogelijkheden van behandeling. Het maakt mogelijk dat de cliëntengroep duidelijker emancipeert en participeert. Voor zorgverleners is het nu mogelijk om in een oogopslag alle mogelijkheden van zorg in de instelling te zien en deze te plannen. Het werkt kosten- en tijdsbesparend. Daarnaast zijn ze in staat om beter werk op maat te bieden aan de cliënt. Met name de cliëntenorganisaties en hulpverleners zijn erg positief over het systeem. Bij presentaties in andere GGZ-instellingen ontmoeten we ook veel enthousiasme en de vraag om hen ook te begeleiden in het in gebruik nemen van het systeem. Het management heeft een overzicht waarin duidelijk wordt waar de hiaten zitten in het aanbod en waar vragen van cliënten zitten. Het hele zorgproces is hierdoor beter te managen. Ook is het helder welke zorgproducten wel en welke zorgproducten niet worden afgenomen. Vraag en aanbod kunnen beter op elkaar afgestemd worden. Tot slot krijgen overheid en politiek een antwoord op de vraag hoe ons geld wordt besteed in de zorg. Dit systeem maakt het mogelijk om voor iedere cliënt een zorgplan op maat te maken. Andere programma's benaderen dit maar zijn niet instaat om het zo gedetailleerd te doen als Whitebox.'
Zorgadministratie
'Het project is vernieuwend omdat er voor de eerste maal een product ontwikkeld is met behulp van de werkvloer en denkend vanuit de inhoud van de zorg', meent Janssen. 'Dit product is gekoppeld aan het indicatie systeem van de overheid. Alle ander systemen zijn ontwikkeld of vanuit de zorgadministratie of met behulp van artsen. Bedenk hierbij dat bij langdurige zorg meer dan 95 procent van de zorg niet door artsen wordt geleverd. Whitebox is bottom up ontwikkeld vanuit de directe zorg.'
Verpleegkundigen en verzorgenden kunnen nu eenvoudig, samen met hun cliënten, een individueel zorgplan maken zonder dat ze veel tijd kwijt zijn met het uitzoeken van wat de mogelijkheden zijn voor de cliënt. Dit levert een grote tijdsbesparing op en verminderd de administratieve last. Cliënten kunnen zien wat de instelling te bieden heeft aan modules. Voordat ze met hun persoonlijk begeleider afspraken maken over de zorg die ze nodig hebben, hebben zij de mogelijkheid om over dezelfde informatie te beschikken als de hulpverleners.
Langdurige zorg
Janssen: 'Hulpverleners die de zorgplannen samen met de cliënt maken zijn nu in staat de link te leggen tussen het zorginhoudelijke deel waarvoor ze verantwoordelijk zijn en het kostenaspect/bedrijfsvoering van de instelling. Hulpverleners worden zich bewuster van dat deel van de zorg en kunnen dit duidelijk overbrengen naar de betreffende cliënt en zijn systeem. Het systeem is gestart voor langdurige zorg voor volwassenen en wordt nu uitgerold naar langdurige zorg voor ouderen. Het systeem wordt in 2010 ook gereed gemaakt voor DBC-gestuurde zorg. GGZ Westelijk Noord Brabant heeft zich voorgenomen om het gehele zorg- en behandelaanbod op deze manier te organiseren en vorm te geven.'
Volgens Janssen is het grootste succes in het project dat de 'werkvloer' vanaf het begin actief betrokken is in het maken van het zorgprogramma. Basis is in wezen gemaakt door mensen van de werkvloer met gebruikmaking van de vormgeving en ict-middelen van MindManager. 'Om op deze manier een zorgprogramma te maken was landelijk de eerste keer en daardoor kostte het nu veel tijd (ongeveer twee jaar)', aldus Janssen. 'Door te leren in het gehele proces zijn we nu in staat om nieuwe programma's op dezelfde wijze in drie tot vier maanden te maken. Dit alles was alleen mogelijk door niet alleen intern samen te werken maar ook heel nauwkeurig samen te werken met Mobipro Benelux.'
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
