In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook i3 groep een inzending gedaan. Met het project 'TweeSteden ziekenhuis: fundament voor digitale datagroei gelegd' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het realiseren van ict-voorzieningen die tot proces- en zorgverbetering zouden leiden.
Het Noord-Brabants TweeSteden ziekenhuis (TSz), een regionaal algemeen opleidingsziekenhuis met een breed zorgaanbod, heeft met aanhoudende datagroei te maken. De bestaande platformen konden deze grote groei niet meer faciliteren. Uit een interne analyse bleek dat veel interne projecten onder druk kwamen te staan of simpelweg niet konden worden uitgevoerd. Een belangrijke doelstelling voor 2007-2010 was om ict-voorzieningen te realiseren die tot proces- en zorgverbetering zouden leiden. Daarnaast bereidt het TSz zich voor op de keuze en implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD). Een keuze voor uitbreiding van een storageplatform, van welk merk dan ook, mag een uiteindelijke keuze voor een EPD niet in de weg staan.
Continue datagroei
De ict-afdeling van het TweeSteden ziekenhuis is facilitair aan de gebruikers; medewerkers en, indirect, patiënten. De wens van de gebruikers bepaalt de geboden diensten. Nieuwe ontwikkelingen zoals video-opnamen tijdens operaties konden op het bestaande platform niet worden opgeslagen. Deels vanwege de ontbrekende ruimte en deels vanwege de benodigde bandbreedte. Uitbreiding van het huidige platform was niet voldoende, de eis was om een fundament te leggen waarop de dataomvang kan worden beheerd, geborgd en bewaard, conform wensen en eisen van de gebruikers. Het was eveneens noodzakelijk om op continue datagroei voorbereid te zijn. Met andere woorden, het platform moest toekomstklaar zijn.
'Het project betreft het ontwerpen, leveren en implementeren van een storageplatform voor de opslag van applicatiedata', aldus Martine Toussaint van i3 groep. 'Op basis van HP XP-technologie, back-up en restore met Symantec NetBackup-software en een digitaal archief van i3 groep, i3 Grid Information Store, is het platform een gelaagde oplossing voor dataopslag. Door de verschillende niveaus in dataopslag kunnen de gegevens naar wens van de gebruiker worden opgehaald. Immers, niet alle data hoeven op het snelste, en vaak kostbaarste, opslagmedium te staan. Het onderscheid tussen altijd beschikbare, dynamische data en statische data wordt belangrijker en loont.'
Nachtelijke uren
Medio 2009 is de opdracht aan i3 groep en HP gegund. Met de medewerkers van TSz is een projectteam, bestaande uit in totaal 26 personen vanuit TSz, HP en i3 groep, direct met de voorbereidingen van de implementatie gestart. In een korte periode is een storageplatform geplaatst en achter de nieuwe systemen is een back-up platform gemigreerd en een digitaal archief ingericht. Dit zonder onderbrekingen voor de gebruikers. Wanneer onderbrekingen in de ict-voorziening nodig waren, werden deze in de nachtelijke uren uitgevoerd.
Toussaint: 'TweeSteden ziekenhuis beschikt nu over meer dan zestig terabyte high performance diskomgeving, inclusief replicatie en snapshot-technologie en circa vijftig terabyte aan diskomgeving voor overige dataopslag met honderd terabyte aan licenties voor externe opslag. Het iGIS-archief start met tweemaal twintig terabyte over twee locaties gespiegeld en kan tot vele petabytes uitgroeien. Woensdag 16 december 2009 is het project opgeleverd en overgedragen, een halve maand voor de deadline en binnen het afgesproken budget.'
Interactieve sessies
De eerste plannen ontstonden in de zomer van 2008. De door het TweeSteden ziekenhuis opgestelde interne analyses van datagroei dienden als basis voor een aantal schetsen van mogelijke oplossingen. Vanuit i3 groep zijn deze datagroei-analyses met een studie naar beschikbaarheideisen aangevuld. Door het combineren van beide analyses werd een architectuur ontworpen. Door goede voorbereiding en empathie, zeg maar door de taal van het ziekenhuis te begrijpen en te spreken, bleef de aanpak duidelijk. Tijdens interactieve sessies met kernachtige en 'menselijke' taal werd het mogelijk om een technisch complex ontwerp eenvoudig en begrijpelijk te maken. Uitgangspunt was dat het moet werken en te beheren zijn. De techniek is complex, het beheer zo eenvoudig mogelijk.
Na het maken van de architectuur zijn vier verschillende fabrikanten voor een invulling met producten en oplossingen gevraagd. Deze zijn gezamenlijk met het TweeSteden ziekenhuis beoordeeld en gewogen. De verschillende oplossingen zijn op functionaliteit en helderheid in beheer gewogen. De oplossing op basis van HP XP-storagetechnologie, Symantec Netbackup en de i3 groep iGIS-archiefoplossing bleek de juiste combinatie om het fundament onder de datagroei te kunnen leggen. Ook tijdens de implementatie is de aanpak een gezamenlijke geweest. Samen met de beheerders van het TweeSteden ziekenhuis bouwden de i3-engineers aan de infrastructuur. Onvoorziene veranderingen werden gezamenlijk aangepakt.
Gegevensuitwisseling
'Het storageplatform moet een significante bijdrage op het gebied van datagroei, beschikbaarheid en beheergemak leveren', meent Toussaint. 'Het platform moet de benodigde beschikbaarheid bieden. Upgrades van firmware, wat tot nu toe een aantal keren per jaar downtime betekende, mag niet meer verstorend werken. Beschikbaarheid van de ict heeft consequenties voor de zorg van de patiënt. Andere projecten, zoals gegevensuitwisseling tussen verschillende afdelingen, kunnen worden uitgevoerd.'
Naast de technische betekenis voor de ICT-afdeling en de verhoogde meetbare groei, stabiliteit en kwaliteit, zijn er ook positieve geluiden van gebruikers, want radiologen gebruiken het iGIS-archief als bron voor hun beelden. Meestal is een archief als lange termijn opslag met een lagere performance en dito kostprijs trager dan de primaire applicatie. Het archief is onbedoeld sneller dan de gebruikte applicatie. Gevraagd is om dit archief breder in te zetten.
CAREcontracten
Toussaint: 'Voor het dagelijks beheer vereist dit een andere manier van werken. Door de complexiteit van de onderliggende systemen neemt het aantal keuzes toe. Door het gelaagde systeem stapt men af van het principe 'one size fits all'. Door vooraf aandacht te geven aan de wens en behoefte van de gebruiker, de beschikbare functionaliteit, bewaartermijnen van gegevens en data en borging hiervan, verandert het werk van de beheerafdeling. Change management betekent nu een goede inventarisatie van de behoefte van de interne klant. i3 groep speelt daarop in door de afdeling systeembeheer te ondersteunen door middel van CAREcontracten.'
Op het financiële vlak is volgens Toussaint een jaarlijkse besparing van 20 procent op de onderhoudskosten voor de komende vijf jaar gerealiseerd. Deze besparing betreft uitsluitend de supportcontracten. De besparing in hogere beschikbaarheid en het voorkomen van geplande downtime is nog niet meegenomen in de berekening. Ook de winst in werkzaamheden overdag in plaats van in de avond of nacht zijn merkbaar bij de beheerorganisatie.
Techniek
Het project is gebaseerd op deels bewezen technieken en nieuwe samenwerking. Alle gebruikte technieken zijn bewezen: de HP XP-disktechnologie heeft een bewezen staat van dienst en is toonaangevend in beschikbaarheid. De mogelijkheid om de bestaande storagesystemen binnen het TweeSteden ziekenhuis te koppelen aan de controllers van de XP storage arrays is bestaande techniek. Door het plaatsen van de bestaande systemen achter de XP-technologie, kon een datamigratie zeer eenvoudig worden uitgevoerd. De hoeveelheid data is nu via XP-technologie op twee locaties aanwezig.
De Symantec NetBackup-software is al jarenlang op zijn plaats in grote enterprise omgevingen. Door back-upsessies in te richten via service levels kan een grote winst worden behaald. Zowel de interne klant als de beheerafdeling weten of de kwaliteit van de back-up aan het afgesproken service level voldoet.
De componenten van het iGIS-archief bestaan uit hardware op basis van standaard HP-servertechnologie en ByCast-software. Nieuw is dat i3 groep deze twee elementen heeft verbonden tot een eigen archiefplatform. Hiermee ontstaat een onafhankelijke oplossing die het TweeSteden ziekenhuis de zekerheid biedt van een onafhankelijk platform voor lange termijn borging. De toepasbaarheid en vrijheid van dit archief zijn breder dan vergelijkbare oplossingen en geven meer keuze in onderliggende hardware. Hierdoor blijft de kostprijs beïnvloedbaar.
Responsesnelheid
'De betrokkenheid is vanaf het prille begin hoog geweest' zegt Toussaint.'In de vele sessies is er continu intensief samengewerkt. Omdat de technische infrastructuur van dataopslag, borging en archief op de achtergrond staat, merken de gebruikers er niet veel van. Beschikbaarheid van systemen valt niet op, uitval daarentegen wel. Snelheid van disken, tape of archief valt in de meeste gevallen niet op. Uitzondering hierop is de, verhoogde, responsesnelheid zoals reeds door de radiologen is ervaren.'
De aandacht is het meest op die medewerkers van TweeSteden ziekenhuis gericht die dagelijks het beheer invullen. Naast een ondersteunend CAREcontract vanuit i3 groep zijn opleidingen gegeven. In eerste instantie was de hoeveelheid nieuwe techniek overweldigend. Het volgen van de training gaf inzicht in de mogelijkheden en de manier waarop beheer kon worden vereenvoudigd. De wens is om het aanvullende trainingstraject in 2010 in te vullen.
Menselijke factor
Toussaint: 'Een groot deel van het succes is toe te schrijven aan de samenwerking tussen het i³ groep projectteam en de medewerkers van het TweeSteden ziekenhuis. Niet alleen het eigen project werd geleid, er was ook oog en oor voor andere projecten. Aanpassingen in de planning en de flexibiliteit zorgden ervoor dat het project door kon gaan zonder dat andere projecten werden verstoord. Ook aanvullende werkzaamheden konden worden ingepland. Aanpassingen in het fundament van een ict-voorziening kan vele gevolgen hebben. Om dan uitsluitend op je eigen resultaten te richten, is niet bevorderlijk voor het te behalen succes. Getuige het feit dat een halve maand voor de deadline is opgeleverd, laat zien dat ondanks de prachtige techniek de menselijke factor ook het verschil kan maken.'
'In dit project is een leermoment geweest dat opleiden van de beheerorganisatie nooit mag worden onderschat', besluit Toussaint. 'Hoe eenvoudig de verandering ook is, het beschikken over en overdragen van kennis zorgt voor een kwalitatief goed beheer. In veel trajecten wordt vaak het opleiden van de eigen medewerkers als laatste aandachtspunt behandeld. In dit traject is hier in een vroeg stadium al aandacht aan geschonken. De uiteindelijke planning van de training voor het dagelijkse beheer was later dan de primaire installatie. Een duidelijk verschil in beheer was merkbaar: voor de training een hoge mate van onzekerheid en na de training kennis en overtuiging. Investeren in de kennis en kunde van medewerkers zorgt voor het succesvol zijn van implementaties.'
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
