Nadat een eerste vorm van project management office (PMO) is geïmplementeerd en deze zich op korte termijn heeft bewezen, is het zaak om het PMO in volwassenheid te laten groeien. Dit is noodzakelijk om de gewenste doelstellingen van het verhogen van de slagingspercentages van projecten, de time to market en de kostenreductie te behalen. Om de effecten van de groei in volwassenheid effectief te kunnen meten hebben we de nulmeting en de baseline benchmark uitgevoerd en deze meeting dienen we periodiek te herhalen (zie de eerste twee artikelen uit deze reeks).
Groeien: waar beginnen?
Groeien in volwassenheid van het PMO kan op verschillende manieren. De ene organisatie kiest voor de bottom-up aanpak waarbij de pojectmanagement-processen op operationeel niveau als eerste aangepast worden. De andere organisatie kiest voor de top-down aanpak waarbij gestart wordt met het proces van 'what-if' scenario's voor portfolio- en projectmanagement, waarbij high-level project- en resource-informatie uit de projecten gebruikt wordt (let wel: de verkregen 'what-if' informatie is dan natuurlijk ook alleen op high-level betrouwbaar). Weer andere organisaties kiezen ervoor om processen op alle drie de niveaus (project-, programma- en portfoliomanagement) tegelijk te verbeteren.
Het maakt dus niet zo veel uit waar men start. Wat wel van belang is is dat men een strategie gebruikt die rekening houdt met het gegeven dat je alleen in volwassenheid kunt groeien door middel van het doorvoeren van meedere plateaus. Een plateau is een project dat een groep van aanbevelingen voor het verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement naar hogere volwassenheid volbrengt. Voor elk plateau dient bepaald te worden waar men nu staat, waar men naar toe wil, wat de 'gap' is en hoe men deze 'gap' denkt te overbruggen in termen van requirements voor procesverbetering, personele training en tools.
Groeien met behulp van plateaus
Bij elk in te voeren plateau zijn mensen, processen en tools benodigd. Elk plateau zal een verdere groei in volwassenheid moeten realiseren. De optimale doorlooptijd van een plateau is tussen de zestig en negentig dagen. Hierdoor worden op korte termijn stappen in volwassenheid zichtbaar en zal het draagvlak voor het PMO verder toenemen. De doorlooptijd van een plateau bepaalt dus ook de hoeveelheid verbeteringen die in een plateau kunnen zitten. Dit heeft te maken met het absorptievermogen van een organisatie.
Nadat een plateau klaar is dient deze geïmplementeerd te worden en dient men de organisatie de tijd te geven om de verbeteringen uit een plateau zich eigen te maken. Of en in hoeverre een organisatie zich een plateau eigen heeft gemaakt kan weer gemeten worden door het opnieuw uitvoeren van een benchmark. De resultaten zullen zicht geven op het al dan niet eigen gemaakt hebben van de nieuwe processen en tools. Zo ontstaat dus een iteratief proces van 'plateau-gebruik-benchmark'.
De kunst bij het samenstellen van plateaus is om ervoor te zorgen dat er steeds meetbare voordelen voor de verschillende stakeholders zijn (projectmanagers, programmamanagers, lijnmanagers, directie, stuurgroep). Om alle stakeholders tevreden te houden is het dus noodzakelijk om in elk plateau verbeteringen op te nemen die voor de verschillende stakeholders van belang zijn. Er zullen dus verbeteringen aangebracht moeten worden in de voorbrengingsprocessen voor de projecten en tevens verbeteringen in de ondersteunende processen. Want vanuit deze laatste zal de stuurinformatie voor de betrokkenen verbeteren.
Alleen als het PMO in staat is om de voordelen van elk plateau zichtbaar te maken voor de stakeholders (of sterker: de stakeholders te laten ervaren dat hun wereld er weer een stukje transparanter en beter is geworden) zal men toestemming verkrijgen om een volgende stap in volwassenheid te maken. Een voorbeeld van hoe plateaus samengesteld kunnen zijn:
– Plateau 1: basic projectplanningsproces, resource allocatie proces, tijdschrijfproces (allen ten behoeve van projectmanagement).
– Plateau 2: voeg aan het projectmanagement een project risk-managementproces toe, introduceer een basic programma managementproces (bijvoorbeeld het verzamelen en agregeren van informatie uit projecten ten behoeve van programma-voortgangsrapportages), introduceer een governanceproces voor portfoliomanagement.
– Plateau 3: voeg aan projectmanagement een project cost managementproces toe, voeg procurement management en business case management toe aan programmamanagement en introduceer quality management op alle niveaus.
– Plateau 4: voer portfoliomanagement-processen in, programma cost management, benefits management en programma quality management.
Zorg voor succes: tips
Zodra de te verbeteren processen zijn vastgesteld en de inhoud van de plateaus is bepaald, zijn de volgende aspecten van belang om ervoor te zorgen dat de ten uitvoer brengende projecten zullen slagen:
– Duidelijke visie: stel een visie en een roadmap op waarin de te verbeteren processen en plateaus zijn opgenomen. Zorg voor een continue communicatie over de visie en de roadmap: besteed aandacht aan onder andere waarom doen we dit, hoe staat het met de voortgang, welke issues komen we tegen en welke successen hebben we behaald?
– Zorg voor duidelijke requirements en zorg voor een acceptabele scope:
* De scope dient in een doorlooptijd van zestig tot negentig dagen te realiseren zijn.
* Doordat er regelmatig plateaus opgeleverd worden kan men ook regelmatig successen melden en zal het project in een (positieve) schijnwerper blijven staan.
– Aanpak in meerdere teams:
* Het implementatieteam: zorgt voor het implementeren van de in het plateau vastgestelde processen, rollen en tools. Nadat dit team klaar is worden de deliverables opgeleverd aan het beheerteam: het PMO.
* Het beheerteam – het PMO: neemt de processen, rollen en tools in beheer. Is de staande PMO-organisatie.
* Het opleidingenteam: zorgt voor opleiding van eindgebruikers. Dit zijn enerzijds de PMO-medewerkers en anderzijds medewerkers uit de lopende projecten en programma's die gebruik gaan maken van de nieuwe processen, rollen en tools. De reden om hier een apart team voor te maken voorkomt dat resources uit het implementatieteam te veel worden onttrokken aan hun werkzaamheden aldaar voor opleidingsactiviteiten. Nu is het mogelijk dat het opleidingenteam de opleidingen van plateau X verzorgt terwijl het implementatieteam werkt aan plateau X+1.
Het zal duidelijk zijn dat de hier genoemde tips niet anders zijn dan tips die je zou kunnen benoemen bij 'normale' projecten. Het groeien in volwassenheid door het doorvoeren van een aantal plateaus is dan ook gelijk aan het ten uitvoer brengen van een 'normaal' project. Met dien verstande dat nu niet via een project de staande organisatie wordt veranderd, maar de veranderorganisatie.
Dit alles zal uiteindelijk er toe leiden dat de organisatie een professioneler PMO heeft waardoor projecten op een hoger volwassenheidsniveau uitgevoerd worden. Dat resulteert in waar het het allemaal om te doen was, het verbeteren van het projectmanagement, het programmamanagement, het portfoliomanagement en de productiviteit. Dit resulteert in een kortere time to market en een hogere kwaliteit van gerealiseerde producten en diensten.
