In de strijd om de beste business cases van 2009 hebben de integrale kankercentra (waaronder IKA, IKMN en IKNO) ook een inzending gedaan. Met het project 'HD-videoconferencing in de zorg ' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het terugdringen van de reistijd die medisch specialisten moeten maken om beter als consulent te kunnen fungeren. Surfnet heeft hiervoor een videoconferencing-oplossing geïmplementeerd.
De integrale kankercentra, waaronder IKA, IKMN en IKNO, hebben als een van haar taken om consulentdiensten voor de oncologische zorg uit te voeren. Medische specialisten nemen wekelijks of tweewekelijks deel aan patiëntenbesprekingen in de algemene ziekenhuizen. Deze IKC-consulenten geven sinds een aantal jaren aan dat reistijd een toenemend obstakel is om de rol als consulent voldoende te kunnen uitvoeren. Behalve een tekort aan reistijd is de inhoud van de bespreking een aanleiding om videoconferencing te implementeren. Multidisciplinaire oncologiebesprekingen, waar alle tumorsoorten worden besproken, veranderen in tumorspecifieke besprekingen. Deze hebben vaak een regionaal karakter waarbij meerdere ziekenhuizen betrokken zijn. De frequentie van de besprekingen neemt hierdoor toe, dit ten gunste van de kwaliteit.
Veilige verbinding
Het project vindt plaats in de context van een videoconferencing-opschalingsproject in de oncologie, gestart eind 2006 en afgerond medio 2009. Twee van de drie deelnemende integrale kankercentra (IKMN, IKNO) gingen samen met IKA halverwege het project in gesprek met Surfnet. Aanleiding was dat geen marktpartijen een HD-videoconferencing-dienst aanbood die aansloot bij de opgestelde functionele eisen, waaronder high definition (HD) kwaliteit en veilige verbinding over internet.
Surfnet had op dat moment een dergelijke dienst waar een aangesloten instelling, een academisch ziekenhuis, gebruik van maakte', aldus Ronald Vlaanderen van IKMN. 'Uiteindelijk is een project gestart waarbij algemene ziekenhuizen uit de regio's IKA, IKMN en IKNO via abonnementen van de drie integrale kankercentra kunnen aansluiten op deze dienst. De dienst, Surfcontact, is dus in pilotverband aangeboden aan organisaties die niet tot de doelgroep van Surfnet behoren. Achterliggend idee is dat zo een uitgebreide ervaring kon worden opgedaan in de zorg. Sinds de start (1 april 2009) zijn 27 van de 41 ziekenhuizen bij deze dienst aangesloten en kunnen via internetverbindingen met elkaar videoconferencen, waarbij ook medische beelden kunnen worden gedeeld.'
Strategie
Het project is gestart na overeenstemming tussen de directies van Surfnet, IKA, IKMN en IKA. Per regio is een projectleider actief, die veel contacten heeft met medewerkers in de ziekenhuizen van de betreffende regio (artsen, ict'ers en anderen.). Behalve Surfnet had videoconference-bedrijf Qconferencing een belangrijke adviserende rol. Doelstelling van het project is om zoveel mogelijk ziekenhuizen gedurende de projectduur van anderhalf jaar te laten deelnemen aan de videoconference-dienst Surfcontact.
De strategie is om ziekenhuizen te stimuleren zo snel mogelijk deel te nemen aan de dienst door een transparante dienst aan te bieden met wereldwijd geaccepteerde technische standaarden, een subsidie te verstrekken voor (een deel van) de aanschaf van apparatuur, draagvlak voor videoconferencing te creëren op het niveau van de Raad van Bestuur van de ziekenhuizen, de dienst voor de periode van anderhalf jaar voor niet-academische ziekenhuizen via de integrale kankercentra te laten verlopen, zonder hiervoor abonnementskosten te vragen, veel te communiceren met contactpersonen in de ziekenhuizen en tot slot demo's te organiseren in samenwerking met Qconferencing.
Vernieuwend
'De winst van het resultaat zal zijn en is dat medische specialisten, die namens een integraal kankercentrum een consulentfunctie vervullen, niet hoeven te reizen en hierdoor vaker kunnen deelnemen aan patiëntenbesprekingen (van invloed op de kwaliteit van de bespreking en dus op de kwaliteit van de behandeling)', aldus Irene Dingemans van IKCA. 'Maar ook worden demoderne technische standaarden ten aanzien van videoconferencing, gemeengoed en wordt door implementatie van videoconferencing in de oncologie de deur opengezet voor toepassing van videoconferencing door andere disciplines in de ziekenhuizen.'
'Het vernieuwende binnen het project is dat videoconference wordt toegepast met behulp van internet, in combinatie met een HD-kwaliteit', vult Vlaanderen aan. 'Omdat internet wereldwijd beschikbaar is, is connectiviteit geen belangrijk issue tijdens een verdere uitrol, ook internationaal gezien. Meerdere locaties die met elkaar videoconferencen, met uitwisseling van beelden, behoort tot de extra mogelijkheden en sluit bovendien aan bij nieuwe types besprekingen en een veranderende manier van kennisdeling in de gezondheidszorg (en natuurlijk niet alleen in de gezondheidszorg). Vernieuwend is verder dat bestaande technologie nu intensief in een sector wordt geïmplementeerd, die vooralsnog alleen in de zakelijke sector werd toegepast.'
Sceptische medisch specialisten
Tijdens de implementatie blijkt dat er veel medisch specialisten zijn die aanvankelijk veel nadelen zagen ten aanzien van videoconferencing. Zij verwachtten een minder intensieve samenwerking met de consulenten uit het academisch ziekenhuis en een minder informeel en persoonlijk contact. Dingemans: 'Door te zien dat het in praktijk anders is dan verwacht, namelijk dat de relaties met collega's in het academisch ziekenhuis niet veranderen door het gebruik van videoconference, is het draagvlak onder de sceptische medisch specialisten toegenomen. Er zijn ook voorbeelden van artsen die na veel scepsis juist erg enthousiast werden. Over het fysiek elkaar minder ontmoeten zei een chirurgconsulent treffend dat hij zijn collega's ruim voldoende tegenkomt tijdens congressen en dergelijke. De belangrijkste maatregel die is toegepast om draagvlak te creëren, is laten zien dat 'het' werkt. Mond-tot-mond-reclame blijkt daarna ook een positieve werking te hebben.'
Vlaanderen: 'Het succes van het inmiddels behaalde resultaat is met name gelegen in de goede samenwerking tussen IKA, IKMN, IKNO en Surfnet. De business case wordt door een vertegenwoordiging (directies, projectleiders, medewerkers Surfnet) van deze vier organisaties gedragen, niet door één organisatie in het bijzonder. Ten aanzien van het tot dusver behaald succes is de rol van extern adviseur Qconferencing ook van belang. Andere factoren die bepalend zijn voor het succes van het project zijn de urgentie om niet meer te hoeven reizen, de subsidie aan de ziekenhuizen voor de aanschaf van apparatuur en de openheid van het systeem (merkonafhankelijk, gebruikmakend van internet, etc.).'
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
