ERP: kostenpost of besparing?

Hoeveel bedrijven die zijn begonnen met de grote erp-toepassingen, zoals SAP en Oracle, hebben zich schuldig gemaakt aan een bereking van de roi? Ze zijn er, dat is zeker, maar gemakkelijk is dit niet. Voortschrijdende kosten, nieuwe inzichten, nieuwe technologieen, is er ooit een goed moment om alles op een rijtje te zetten en te heroverwegen waarom alles ook alweer was begonnen?

De afweging die veel bedrijven maken om over te stappen op de grotere erp-leveranciers als SAP en Oracle (samen goed voor 60 procent van de markt) ligt zeker niet alleen ten grondslag aan de wil tot kostenbesparingen. Belangrijker misschien is de strategische visie die hieraan ten grondslag ligt (tot in de lengte van jaren kunnen groeien met erp, een stabiel platform bieden, business process redesign, business intelligence, etc.). Evident hierbij is dat gekeken wordt welke toepassing het beste past bij de processen van een bedrijf. Echter, de verwachting van een betere ondersteuning en het element van BPR is de facto tegenstrijdig: bedrijven zijn geneigd die pakketten te selecteren die beloven het beste aan te sluiten bij hun bedrijfsprocessen.

Tegelijkertijd zullen die eigen processen, mede onder invloed van het nieuwe pakket, stevig moeten worden herontworpen. Impliciet zit hierin de belofte dat het herontwerpen van deze processen leidt tot kostenbesparingen. En in veel gevallen is dat ook zo, maar wordt dit ook werkelijk door bedrijven gemeten? De introductie van nieuwe erp-software gaat namelijk gepaard met flinke investeringen. Enerzijds zijn daar de licentiekosten en dan is er de implementatie. Afhankelijk van scope en grootte van de organisatie zijn dit projecten die variëren van enkele tonnen tot miljoenen euro's. Een klant zal in de vergelijking met andere erp-boeren eens fronsen en zich afvragen: 'Nou, het kost allemaal wel wezenloos veel geld maar dat kosten ze eigenlijk allemaal dus ga ik maar voor het pakket dat in elk geval het meeste te bieden heeft, voor nu en in de toekomst.' So far so good. Maar dan begint het gesodemieter.

In het onwaarschijnlijke geval dat een erp-implementatie on-time en on-budget verloopt, en iedereen als een razende zijn ronkende persberichten de deur uitstuurt, is er altijd nog 'the first year after'. Want jij en ik weten hoe het werkt: een erp-project dat on-time en on-budget is geïmplementeerd is net zo zeldzaam als een jaar zonder bosbranden in Australië, tenzij er flink aan de scope is gesleuteld. Gevolg: veel kosten worden verschoven naar het eerste operationele jaar na livegang. Optimalisatietrajecten worden ingezet en een flinke waslijst van tijdens het project niet uitgevoerde, want niet kritische, wijzigingen wordt alsnog geagendeerd (lees: gebudgetteerd). Ook allemaal te verdedigen; vaak is de afweging tussen een verlate 'go live' en een 'go live met amputaties' in het voordeel van de laatste beslecht (ook vaak in het voordeel van de eerste, trouwens). Zaken als momentum en projectmoeheid spelen hierbij een belangrijke rol.

Dan komen de beheerkosten. Niet zelden worden bedrijven die zijn begonnen aan erp-trajecten verrast door de MRC (monthly recurring costs) die een (groter) erp-pakket met zich meebrengt. Ik noem hier specifiek de software maintenance kosten op de licenties (al zijn deze natuurlijk haarfijn van te voren in kaart gebracht), de kosten voor een service level agreement (vaste fees) en last but not least de kosten voor incidenten en wijzigingen binnen zo'n SLA, waarvan zeker de laatste meestal op time/material-basis worden gefactureerd. Deze zijn slecht voorspelbaar (want zo gaat dat nu eenmaal met support), al zijn sommige bedrijven goed (geworden) in het managen van zulke changes. Vanzelf gaat dit echter niet en niet zelden zijn bedrijven dan ook onaangenaam verrast als ze worden geconfronteerd met deze, in hun ogen, extra kosten. Dat ontneemt ze, in het beste geval, enigszins het zicht op de verwachte besparingen. Nogmaals: voor zover ze eraan toekomen deze werkelijk te berekenen. Of beter nog, toe te schrijven aan de erp-implementatie (want dat is vers twee).

Dan is men eindelijk gewend aan het nieuwe systeem (de gebruikers en zij die de facturen betalen althans) en dan willen ze eigenlijk net beginnen aan het verder optimaliseren van hun 'core-erp', komt er weer een nieuwe wind door het erp-land die ze vertelt dat het allemaal weer anders moet. Ik was een jaar of zes geleden op het SAP-congres in Maastricht. Er was een cto ingevlogen vanuit SAP Amerika met de naam Shai Agassi. Hij hield een, zoals het Amerikanen betaamt, zeer wervend verhaal over SAP Netweaver. Punt was, geen van de tweeduizend verbijsterde aanwezigen in de zaal begreep waar hij het over had. Men keek elkaar aan en dacht 'moeten wij dit dan ook hebben? Maar we zijn nog maar net begonnen met SAP.' Nu, begin 2010, is Netweaver allang een geaccepteerd begrip en zijn we allang al weer andere planeten aan het ontdekken.

Dat is nu het werkelijke probleem: de urgentie die bedrijven voelen bij het afnemen van de zogenaamde nieuwe componenten, in hun vrees achter te blijven bij de vooruitlopende pioniers of concurrentie, veroorzaakt een implementatiekramp die wat mij betreft één ding in de weg staat: een gezonde herijking van waar het ooit eens om begonnen was. Levert deze software ons de strategische voordelen op die het heeft beloofd? Halen we inderdaad de kostenbesparingen ten opzichte van ons oude pakket? Hoeveel efficiënter zijn we nu werkelijk geworden? Er zullen gerust (vele) bedrijven zijn die dit weten, maar er zijn er ook velen die dit in feite niet kunnen omdat ze zich steeds laten inhalen door de nieuwe technologie.