SAM levert uiteindelijk altijd geld op

Software asset management heeft geen sexy imago: je investeert immers in een project dat als mogelijke uitkomst heeft dat je meer moet gaan betalen. Door de economische crisis zijn geplande projecten bovendien op de lange baan geschoven. Op termijn levert de hogere transparantie van SAM echter geld op.

De Business Software Alliance (BSA) ziet een enorme toename in de hoeveelheid misbruik, zegt voorzitter Jacco Brand. "Door de economische crisis is het aantal zaken verdrievoudigd. We hebben wel wat extra capaciteit ingeschakeld, maar die is zeker niet verdubbeld. Die zaken gaan vooral om onderlicensering: een klant heeft bijvoorbeeld dertig werkplekken en maar twintig licenties. Ook zijn er veel verkeerde licenties: er worden oem-, overheids- of studentenlicenties gebruikt waar dat niet is toegestaan."
Voor ondernemers liggen de prioriteiten op dit moment echter ergens anders. "We horen geregeld dat een bedrijf had willen investeren in software asset management (SAM) en dat daar ook budget voor was vrijgemaakt, maar dat het allemaal is teruggedraaid. Bedrijven zitten nu op hun geld. Wie zich echter niet bewust is van zijn software assets, gaat keihard voor de bijl."
Hoe bedrijven met hun licenties omgaan, hangt volgens Brand vooral af van hun grootte. Bij beursgenoteerde ondernemingen is SAM onderdeel van hun compliance-proces. Zij moeten zich verantwoorden aan accountants en aandeelhouders. Bij kleinere bedrijven is SAM niet verplicht, tenzij ze een ISO-certificering hebben. "Veel bedrijven boeken licenties nog als een eenmalige kostenpost, maar die zouden op de balans moeten. Dan kunnen ze ook afgeschreven worden."

Tachtigduizend brieven
Ondanks alles ziet Brand de inzet van SAM wel toenemen, mede dankzij een actieve promotie door de BSA. "Wij doen per jaar tachtigduizend brieven de deur uit. Er zijn in Nederland twee- tot driehonderdduizend ondernemers. Iedereen moet inmiddels wel van ons gehoord hebben. Een ondernemer kan zich dus niet verschuilen achter de smoes dat hij het niet wist. In het verleden hoorden we geregeld ‘leg maar uit hoe ik het dan wel moet doen’. Sinds drie jaar dragen we echter ook de SAM-boodschap uit. Bovendien helpen we actief om die markt te ontwikkelen. We bieden bijvoorbeeld best practices aan. Welke software een bedrijf precies gebruikt, zal ons een zorg zijn, maar we promoten wel tools als de fabrikant dat toestaat. Daarnaast stellen we bedrijven voor die een health check kunnen uitvoeren."
Op dit moment is de BSA in gesprek met een aantal brancheorganisaties. Een van de doelen is om SAM-software aan de man te brengen. Uiteindelijk wil men naar een SaaS-portal toe.

Belangenverstrengeling
Hoewel een SAM-pakket een vanzelfsprekende aanvulling lijkt voor een software-reseller, is dat voor een eindgebruiker bepaald niet vanzelfsprekend. Dezelfde partij die de licenties verkoopt, krijgt op die manier immers volledig inzicht in de behoefte en compliance van zijn klant. Vandaar dat ITAM-directeur Michel Ham zich laat voorstaan op de onafhankelijkheid van zijn bedrijf. "Wij zijn geen reseller, maar een consultancy-organisatie. Er zijn echter wel veel resellers die ook SAM doen. Ik denk dat dat door Microsoft komt. Die boden ooit extra marge als een reseller ook SAM zou verkopen. Uiteindelijk hebben die bedrijven toch maar één belang: een langetermijnrelatie waarin ze zo veel mogelijk licenties verkopen. Vandaar dat onze onafhankelijkheid zo belangrijk is."
Er zijn klanten die al jarenlang een heel goede relatie met hun reseller hebben, weet Ham. "Dan willen ze daar ook hun SAM onderbrengen. Er zijn echter ook legio eindgebruikers die dat per se niet willen vanwege de belangenverstrengeling. Daarom zijn er ook resellers die absoluut geen SAM willen verkopen."
Vaak zal consolidatie immers de belangrijkste uitkomst zijn van een software-inventarisatie. "Organisaties zouden met minder applicaties toe moeten kunnen, bijvoorbeeld omdat pakketten niet worden gebruikt, omdat ze overlappen in functionaliteit, of omdat er verschillende versies in omloop zijn." Terwijl ITAM heel vaak adviseert te consolideren, zal dat voor een reseller heel moeilijk zijn.

Open calculaties
Insight is een van de resellers die zowel licenties als SAM-dienstverlening aan de man brengt. "Wij dienen inderdaad twee broodheren", zegt Martin van den Broek, manager Insight Technology Solutions. "Dat is soms best lastig. Er zijn klanten die daar heel strikt in zijn. Die zeggen ‘ik wil geen dienstverlening bij jou afnemen, want je levert me de licenties’. Daarom werken we ook met open calculaties. Als we één keer een foute calculatie zouden doen, dan zijn we die klant direct kwijt."
Desondanks zegt Van den Broek maar zelden tegen te komen dat klanten hun licentiebeheer bij een andere leverancier onderbrengen. "Wij helpen onze klanten ook met consolideren. Als wij dat niet doen, dan doet een ander het wel. Als we een verkeerd advies zouden geven, kunnen we meteen gaan. Deze markt is enorm competitief."
Tegelijkertijd benadrukt Van den Broek dat zij die expertise niet eens zouden hebben als zij zelf geen licenties zouden verkopen. "Softwareleveranciers hebben minstens elk halfjaar een wijziging in hun prijzen of voorwaarden. Klanten gaan met ons in zee vanwege onze kennis van licenties. Als je tweeduizend werkplekken hebt en vierhonderd applicaties per desktop, probeer daar dan zelf maar eens chocola van te maken."

Daadwerkelijk gebruik
Terwijl Brand de laagconjunctuur als belangrijkste veroorzaker noemt voor het enorm toegenomen aantal zaken, denkt Van den Broek dat bedrijven onder economische druk juist meer aan compliance gaan doen. "Compliance is belangrijker dan ooit. SAM is steeds vaker een must-have in plaats van een nice-to-have."
Hij ontkent ook dat een inventarisatie altijd tot hogere licentiekosten leidt. "Er is altijd de mogelijkheid dat met een investering in SAM een extra kostenpost boven tafel komt. Dat kan de eerste keer wel tot een verrassing leiden bij het hogere management. Soms steken die hun kop in het zand. We proberen echter altijd uit te gaan van het positieve. In het algemeen levert meer transparantie lagere kosten op. Bedrijven die structureel in SAM investeren, zullen op termijn besparen. Het gaat namelijk niet alleen om het aantal licenties per werkplek, maar vooral om het daadwerkelijke gebruik daarvan."

Uitbesteding
Ook Imre Hüsen, commercieel directeur van CDG, ziet het belang van SAM toenemen. "De meeste bedrijven denken dat ze dat wel voor elkaar hebben. Bij security hebben ze vaak wel een goed zicht op wat er gebeurt, wat de kosten en baten zijn. Als je echter naar aantallen en soorten licenties vraagt, wat er wordt gebruikt en wat de kosten daarvan zijn, dan moeten negen van de tien het antwoord schuldig blijven. Dat SAM via de compliance-processen geregeld zou zijn, is een fabeltje. Dat geldt alleen op enterprise-niveau, onder druk van de accountant. Maar zelfs overheden en semi-overheden hebben het niet voor elkaar. Als je een bedrijf met honderd medewerkers hebt, dan heb je wel een accountantskantoor, maar die leggen je toch niet het vuur aan de schenen."
Uitbesteding is volgens Hüsen een veel belangrijker drijfveer achter licentiebeheer dan compliance. "Dan wordt wel precies geïnventariseerd wat voor hardware, software, applicaties en licenties er zijn. Wat wel en niet in beheer wordt genomen, wordt vastgelegd in de SLA (service-level agreement). Soms moet je zelf in de kluis duiken om te kijken wat een bedrijf aan licenties heeft. Iedereen kan licenties kopen, maar het gaat om de vraag of ze daadwerkelijk gebruikt worden, of ze de pieken afdekken, of het er misschien te weinig zijn. Dat kun je niet zonder SAM-software."
 

Software-as-a-service
Met de trend naar software-as-a-service (SaaS) zal een aanzienlijk deel van de huidige licentieproblematiek straks tot het verleden behoren. SaaS werkt immers niet meer volgens een licentiemodel, maar op basis van abonnementen en daadwerkelijk gebruik (metering). Jacco Brand van de BSA noemt online back-up als voorbeeld. "Het enige wat een eindgebruiker afsluit, is een SLA. Welke applicatie daarachter draait, zal hem worst wezen."
Brand ontkent dat ict-dienstverleners straks zelf onder vuur van de BSA zouden kunnen komen te liggen. "Dat is een volledig nieuw gebied voor ons. Wij richten ons op de traditionele licenties bij de eindklanten. Dat heeft ook te maken met onze capaciteit."

Kansen
– veel bedrijven hebben nog geen inzicht in hun licenties
– SAM is geen eenmalig project maar een doorlopend proces
– vanwege de belangenverstrengeling is het voor een software-reseller niet vanzelfsprekend om diezelfde klanten ook SAM-oplossingen aan te bieden
– projectorganisaties, dienstverleners en system integrators hebben niet de scope om SAM bij hun klanten binnen te brengen
– hoewel veel eindgebruikers bang zijn voor een extra kostenpost na inventarisatie, biedt consolidatie ook mogelijkheden tot besparingen
– op de lange termijn levert meer inzicht altijd lagere kosten op
– gebruikers van SAM stappen eerder over naar nieuwe versies en nieuwe technologie
– licentieproblematiek vraagt om veel expertise
– virtualisatie heeft die complexiteit nog eens vergroot
– tot 200, 300 gebruikers is SAM nog zelf te doen; daarboven is speciale software en expertise vereist
– softwarelicenties worden geregeld als eenmalige kostenpost geboekt in plaats van afgeschreven over de looptijd
– de aanschaf van software ligt bij een inkoper, het beheer is bij ict ondergebracht en de asset bij finance; licenties kunnen beter worden opgenomen in een life-cycle management proces
– software-resellers moeten nadenken over wat de beweging naar SaaS voor hun business betekent

Trends
– het aantal licentiezaken bij de BSA is verveelvoudigd
– over de vraag of de economische crisis leidt tot meer compliance is men het niet eens
– hetzelfde geldt voor de compliance-trend van de afgelopen jaren
– SAM is niet sexy en wordt geassocieerd met hogere licentiekosten
– het is in deze tijd moeilijk om een SAM-project erdoorheen te krijgen
– beursgenoteerde ondernemingen hebben hun zaakjes wel voor elkaar, onder druk van accountants en aandeelhouders
– bij uitbesteding worden onder andere alle licenties vastgelegd in de SLA
– budgetten, waaronder ook die voor SAM-projecten, zijn teruggedraaid
– SAM-tools worden wel vaker ingezet
– de BSA en leveranciers pushen het gebruik van SAM
– de SAM-software is redelijk volwassen
– tachtig procent van SAM zit in de organisatie en het proces, maar twintig procent is software
– de BSA stimuleert actief het gebruik van dergelijke pakketten
– SaaS werkt niet meer volgens een licentiemodel, maar op basis van abonnementen en daadwerkelijk gebruik