Voor elk succesvol wan-optimalisatie project zijn er minstens evenveel rampverhalen die liever binnenshuis worden gehouden. Sommige van deze blunders gebeuren als gevolg van flagrante fouten die werden gemaakt in de planning of tijdens de uitwerkingsfase. Zo kan elke vergetelheid en subtiele fout zorgen voor een sneeuwbaleffect en resulteren in een totale mislukking. Hoe kan je ervoor zorgen dat jouw bedrijf van haar wan-optimalisatie geen rampverhaal maakt?
Aan de hand van vijf waargebeurde verhalen probeer ik hier een handvat te geven om niet in bekende en minder bekende valkuilen te stappen . Al deze blunderverhalen konden vermeden worden indien de firma's een beroep hadden gedaan op een wan-optimalisatie expert. Uiteraard zijn de firmanamen weggelaten ter bescherming van de slachtoffers.
Gebrek aan communicatie
Een grote internationale firma had goede bedoelingen toen ze besliste om zelf een wan-optimalisatie project te implementeren. Maar overal waar het fout kon lopen, liep het fout. Het plannen van het project duurde ongeveer drie jaar, wat sowieso al heel lang is. Gedurende die periode had de ‘cel optimalisatie' geen enkel overleg gepleegd met de andere teams binnen de firma. Het gevolg was dat de geselecteerde oplossing door de ‘cel optimalisatie'niet werkte omdat de basisinfrastructuur van de firma ondertussen veranderd was. Omdat ze steeds op hun eiland aan het plannen waren, wisten ze dit niet. Daarnaast was alle gekozen/gebruikte hardware onvoldoende om het netwerk met haar uitbreidingen te ondersteunen.Tot slot konden sommige toestellen niet meer worden gebruikt omdat de fysieke interfaces al veranderd waren.Het logische gevolg was dat het project eindigde in een volledige catastrofe als gevolg van het gebrek aan communicatie.
Voorkomen?
Communicatie is de boodschap! Het is essentieel dat het wan-optimalisatie team regelmatig overlegt met alle partijen die betrokken zijn met eventuele veranderingen. Het is ook belangrijk dat de communicatielijnen open blijven tijdens en na de evaluatie en de uitvoering van het project. Een onderneming is niet statisch; er zullen altijd dingen veranderen.
Kopen alvorens te proberen
Als je op zoek bent naar een krachtige, dure sportwagen, ben je toch ook niet tevreden met enkel een testrit op de parking van de autodealer? Dus waarom zou je als bedrijf je wan-optimalisatie project selecteren enkel op basis van enkele labtests? Helaas gebeurde het bij een grote multinational. Ze besloot om over te gaan tot de aankoop van een wan-optimalisatie oplossing gebaseerd op gestructureerde testen in de laboratoria van de verkopers. Door niet na te gaan of de wan-optimalisatie oplossing ook zou werken buiten het testlab, speelde zich het volgende scenario af. De wan-optimalisatie oplossing verbeterde op geen enkel vlak de prestaties van de belangrijkste applicaties. De firma kocht peperdure tools die niet gebruikt werden. Belangrijke en noodzakelijke tools ontbraken in de oplossing. Enkele toestellen die op zich perfect werkten in het lab, waren niet compatibel met andere hardware binnen de firma. De aangekochte apparaten waren niet verenigbaar met het ontwerp op maat voor de belangrijkste sites. De wan-optimalisatie oplossing bleek incompatibel met een groot deel van de beveiligingssoftware.`
Het bedrijf kreeg niet de resultaten waar ze op hoopten. Bovendien werkten meerdere systemen niet meer optimaal nadat de wan-oplossing werd geïmplementeerd.
Voorkomen?
Tijdens het evaluatieproces is aan te bevelen om eerst de beoogde oplossing te testen in je omgeving. Hoewel verkopers beweren dat hun specs en eigen labresultaten hetzelfde zullen zijn voor jouw omgeving, neigen zij vaak naar het opwaarderen van hun resultaten. Hiermee denken ze een voorsprong te hebben op hun concurrentie, maar zo haal je niet de beste oplossing in huis.
Korte termijnvisie
Als je bedrijf nooit uitbreidt, is de keuze voor wan-optimalisatie heel wat eenvoudiger. Je kan de oplossingen testen in de huidige omgeving en zeker zijn dat de oplossing steeds zal voldoen aan toekomstige behoeften. De meeste bedrijven blijven echter groeien en gedijen. Deze groei betekent ook een toename van internet- en e-mailverkeer, nieuwe toepassingen en andere zakelijke behoeften. Als je geen rekening houdt met de toekomstige groei, zal je meteen opgezadeld zitten met een oplossing die geoptimaliseerd (of zelfs vervangen) moet worden voordat ze de nodige ROI heeft opgebracht.
Er was echter een bedrijf dat hun groeiperspectieven vergat mee te rekenen, ondanks het feit dat deze visie bekend was gemaakt. Het resultaat was dat na negen maanden de onderneming opnieuw moest investeren in wan-optimalisatie toestellen om alle bestaande modules te vervangen. De bijkomende investering in tijd en financiële middelen verwaarloosde alle kansen om hun investering terug te verdienen.
Voorkomen?
Als je groeiperspectieven hebt of wijzigingen plant binnen je omgeving, hou er dan zeker rekening mee bij het evalueren van oplossingen. Als je geen prognoses hebt, neem de tijd om de beste en slechtste toekomstscenario's op te stellen en gebruik ze om je selectiecriteria vast te leggen.
Onverharde slijkweg
Eén van de eerste stappen die je moet ondernemen bij het opstellen van een optimalisatieplan is het analyseren van de verkeersstromen en het gebruik van de verschillende toepassingen. Opmerkelijk is dat een bepaalde onderneming niet eens keek naar hun bestaande omgeving en een investering doorvoerde zonder te kijken naar de juiste benodigdheden. Als gevolg daarvan werken applicaties niet sneller. Verder is er weinig verbetering in compressie ratio's omdat voor de implementatie al een groot deel van het verkeer gecomprimeerd of versleuteld werd. En andere bedrijfssites kunnen geen gebruik maken van de wan-optimalisatie. Kortom: een oplossing die niet tegemoet kwam aan de echte vereisten.
Voorkomen?
Geen enkele wan-optimalisatie oplossing kan alle functies verbeteren; ze hebben elk hun sterke en zwakke punten. Als je niet begrijpt hoe je toepassingen communiceren, hoe het de verkeerspatronen eruit zien etc., kan je nooit een oplossing selecteren die de beste verbeteringen biedt.
Focus op technologie
De meeste wan-optimalisatie projecten worden gedreven door de ict-organisatie met nauwelijks of geen input van de business teams die dagelijks de toepassingen gebruiken. Als je alleen kijkt naar het totale netwerkverkeer zonder te begrijpen welke toepassingen hierin verwikkeld zijn, steven je af op een ramp.
Een groot internationaal adviesbureau kocht vele wan-optimalisatie apparaten, enkel op basis van de specificaties. Met als resultaat dat de oplossing niet de meest vitale toepassingen optimaliseerde. Daarnaast bleken de eisen van het bedrijf niet doordacht bestudeerd. Het gevolg: was dat het bedrijf terug moest naar de verkoper om de juiste producten aan te kopen. Het bedrijf verloor kostbare tijd en geld en kon de investering niet terugverdienen.
Voorkomen?
De ict-afdeling kan bepaalde langzaam draaiende toepassingen en/of andere wan-knelpunten identificeren, maar maken andere business units er gebruik van? De kans bestaat dat zij een compleet ander eisenpakket hebben waarmee je rekening moet houden. Als je doorgaat met een wan-optimalisatie en je gaat niet dieper in op de behoeften van de andere afdelingen binnen je onderneming, dan wordt de implementatie door hen aangezien als nutteloos.
Een wijze les?
Regelmatig horen we blunderverhalen van organisaties bij wan-optimalisatie. Door een aantal van deze blunders op deze manier kenbaar te maken, hopen we organisaties meer inzicht te geven hoe deze voorkomen kunnen worden.
Alain Stas, Managing Director Benelux Orange Business Services
tja…tussen wan-beheer en wanbeheer zit soms niet zoveel verschil 😉
Deze voorbeelden hebben inderdaad weinig te maken met wan-beheer of welke andere vorm van beheer, maar alles met dozenschuiven van het ergste soort. De gemaakte grove fouten hebben veel gemeen. De projecten waren niet op de juiste doelen gericht door het ontbreken van (de wil tot) een effectieve communicatie.
Dit is veroorzaakt door slecht functionerende interne opdrachtgevers, die bovendien ondermaatse projectleiders hebben aangewezen. Goede projectleiders hadden wel meteen ingegrepen en desnoods de opdracht teruggegeven als er geen heldere reële doelstellingen waren. Dit soort operaties treft het hart van de ICT-middelen en moeten zeer zorgvuldig opgepakt te worden.
Ook de inkopers van de bedrijven hebben gefaald. Dit soort orders dienen al decennia onder de voorwaarde van no-cure no-pay uitgevoerd te worden. Natuurlijk kan je tijdens een pilot nog complexe problemen tegenkomen waardoor je soms opnieuw moet beginnen met andere apparatuur, maar dan heb je alleen met je interne kosten te maken.
De overige betrokken projectleden mogen natuurlijk ook wel eens nadenken over hun rol, net als de leveranciers van de dozen.
WAN-optimalisatie past niet in een hokje. Het staat met één Been in de Microsoft / Applicatie omgeving, en met het andere Been in de Netwerk (lees router/switch) omgeving. Er zijn weinig Leveranciers in Nederland die beide omgevingen beheersen, én iets snappen van WAN-optimizers. Tenslotte zijn er vele Vendors actief en ook hier geldt: soms is Rond beter, soms Vierkant (vrij naar een bekende Bokma reclame). Een Tip: Ga eens praten met een System Integrator die ervaring heeft met meerdere Vendors (dit is wat anders dan: “die meerdere Vendors kan leveren”)