Helaas heb ik bij diverse organisaties de ervaring dat business intelligence, nadat projecten zijn afgerond, verdwijnen in de ict-organisatie. Servicesmanagement pakt de 'calls' op, functionele ontwerpen liggen bij FAB en technische ontwerpen bij TAB en de ict-manager bepaalt de prioriteiten. Oftewel, BI is onderdeel van ict. Niets ergers dan deze eindsituatie voor BI. Het is alsof je bij De Librije een mooi bord eten laat opmaken en dit vervolgens in een bak stopt om er thuis van te eten onder het motto 'het smaakt toch hetzelfde'.
BI is geen ict. De B staat voor business en de T voor technologie. Onthoud dat! Terwijl het governance-procesin ict zeer goed werkt voor individuele projecten of initiatieven, is het dus voor bepaalde programma's, zoals business intelligence, moeilijker inpasbaar, met name omdat BI dwars door de organisatie is toegepast. Om de integratie van BI in alle ict-programma's in te passen is een variant, de BI-governance, nodig.
Het doel van BI-governance is het scheppen van een kader voor BI-grondbeginselen en -uitgangspunten, het besluitvormingsproces en het beheer en toezicht rondom:
– steeds veranderende behoeften van de BI-gebruikers;
– selectie van BI-systemen en -instrumenten;
– voortgang van de business intelligence- en datawarehouse-implementaties;
– beheer BI-acceptatie door gebruikers;
– resolutie van problemen;
– kwaliteit van de gegevens;
– verhoging van het besef van de waarde van BI;
– BI-roadmaps;
– beheer van en toezicht op individuele BI-programma's en projecten.
BI-governance toetst prioriteiten van BI-verzoeken langs verschillende criteria.
Enterprise strategic value. In welke mate draagt het resultaat bij aan de organisatiedoelstellingen? De doelstelling van een BI-initatief kan verschillend zijn, denk aan kostenbesparing of op de verbetering van de marktpositie. Project-roi, financiële en kwalitatieve baten, in alle gevallen dient een business case de return on investment te verantwoorden. BI-governance bewaakt deze doelstelling.
In breder verband waarbij meerdere BI-projecten of -initiatieven lopen, is een organisatorisch budget soms beperkt. In de huidige economische tijd staan budgetten onder druk. Niet alle wensen kunnen worden ingevuld. De middelen zijn te beperkt. Interne deskundigheid en project resource/beschikbaarheid dient goed te worden gecoördineerd. Indien BI-initiatieven niet de core-business van de onderneming zijn, zal niet altijd de juiste kennis beschikbaar zijn. Welke kennis huur je in en welke kennis komt vanuit de eigen organisatie?
Ict-infrastructuurcapaciteit. Zijn we voldoende uitgerust met de juiste ict-middelen? Een datawarehouse of rapportagesysteem vereist een bepaalde systeemarchitectuur. In welke mate is er voldoende capaciteit en performance voor het project in relatie tot andere initiatieven?
Ik zie BI-governance vanuit drie perspectieven:
1. Richtlijnen – voor het definiëren van architectuur, standaarden en best practices binnen BI.
2. Besluitvorming – een prioriteringsmechanisme dat projecten goedkeurt of afwijst op basis van specifieke criteria.
3. Rolverdeling – ten behoeve van het realiseren van een goede samenwerking en onderhandeling over verantwoordelijkheden tussen ict en de business.
Er bestaat een beeld dat het implementeren van BI-governance vooral kostbaar en complex is zonder veel resultaat en meerwaarde. Toch ondersteunt BI-governance bij het slaan van een brug tussen corporate strategie en de strategie-implementatie. Ongeveer 70 procent van alle strategische doelen heeft een BI-component en vereist een BI-initatief. BI-governance ondersteunt hierbij.
Het documenteren van een projectplan en het inzichtelijk maken van de benodigde mensen en middelen. Dat inzicht bepaalt mede de organisatiebereidheid is om te starten. Een goed BI-governanceproces leidt ook tot goed verandermanagement, kwaliteitszorg (QA) en opleidingsbeleid die de acceptatie door gebruikers vergemakkelijkt. Dit bevordert het gebruikt van BI en is een belangrijke stap bij het minimaliseren van weerstand tegen nieuwe technologieën bij gebruikers.
Het stimuleren van samenwerking in besluiten rondom infrastructuur vanuit business en ict-perspectief. Dit verhoogt de kans op de keuze voor het juiste product (tool) doordat voor beide partijen de wensen en eisen in kaart zijn gebracht en het product dus voor beide partijen voldoet.
BI-govenrnance wordt algemeen gezien als een ict-functie. In theorie klopt dit, echter in werkelijkheid zit BI juist stevig tussen ict en de business in. Om die reden is BI-governance een grote katalysator in de afstemming tussen beide partijen.
Tien stappen richting BI-governance
1. Identificeer een executive sponsor voor BI-governance, bij voorkeur de cfo of cio. Dit levert kredietwaardigheid op voor het team bij de business en hiermee wordt het budget ook al redelijk toegekend.
2. Identificeer alle business stakeholders binnen de organisatie, verzoek representatieve deelnemers vanuit elke afdeling/businessline, en bespreek met hen alle voordelen van BI-governance. Benoem op welke wijze BI-governance hen helpt bij het oplossen van informatievragen en -problemen in hun bedrijfsvoering.
3. Definieer taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB's) van deze groep; zij worden de gedelegeerde sponsor van een of meerdere projecten voor hun afdeling of businessline. Zij zullen ook een leidende rol krijgen in het toewijzen van taken aan anderen, zoals requirements-definities, assistentie bij testen en het accepteren van de front-end uitrol. De businessbetrokkenen moeten in de business blijven voor de voeling met het proces, maar wel een harde uren allocatie krijgen voor het governanceteam, vanuit een echt budget, geen vrijblijvend praatgroepje.
4. Identificeer de ict-stakeholders.
5. Definieer de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ict-resources.
6. Haal commitment en ondersteuning bij ict-architecten en het projectbureau.
7. Start de BI-governancegroep. Plan een vergadering om een missie en strategie op te stellen en ontwikkel een BI-governancehandvest waarin deze strategie en doelstellingen zijn opgenomen.
8. Stel een vast vergaderschema op en een communicatieplan. BI leeft bij het succesvol gebruik van de door BI geleverde informatie. Niet zelden is BI en het gebruik van nieuwe informatiebronnen op dagelijkse basis. Door op structurele basis over verbeteringen en vernieuwingen te communiceren, wordt gebruik gestimuleerd, met als positief effect dat er veel nieuwe aanvragen/changes komen die in een vast schema opgepakt worden.
9. Maak een BI-roadmap, een overzicht van alle lopende en geplande initiatieven, met een BI-stappenplan. Bepaal tevens de onderlinge afhankelijkheid, de precedenten en identificeer gezamenlijke businessinitiatieven
10. Haal een handtekening, dus zorg voor de acceptatie en de goedkeuring voor de uitvoering van de BI-roadmap.
