Nu steeds meer bedrijven samenwerkingstechnologie implementeren en binnen hun bedrijfsprocessen integreren, kunnen zij zelfs met het nemen van kleine stappen grote resultaten boeken wat betreft de bedrijfsprestatie en het zakelijke rendement.
Het onderzoek "Meetings Around the World II: Charting the Course of Advanced Collaboration" werd recentelijk uitgevoerd door Frost & Sullivan in opdracht van Verizon en Cisco. De onderzoeksresultaten bieden een rijkdom aan informatie over de manier waarop bedrijven van alle omvang geavanceerde samenwerkingstools in hun bedrijfsprocessen kunnen opnemen. Uit het onderzoek blijkt dat bedrijven die gebruikmaken van uiterst geavanceerde samenwerkingstechnologie in staat zijn om een hoger rendement op hun investeringen in samenwerking te realiseren, en beter presteren dan concurrenten die minder op samenwerking zijn ingesteld.
Uit de resultaten van dit baanbrekende onderzoek kunnen 10 stappen worden gedistilleerd die bedrijven kunnen ondernemen om een optimaal rendement op hun samenwerkingsactiva te realiseren:
Investeer in IP-infrastructuur. Om de wereld van geavanceerde samenwerking te kunnen betreden is een functierijke IP-infrastructuur nodig. Flexibele en uitgebreide IP-netwerken staan aan de basis van een succesvolle implementatie van communications and collaboration (UC&C)-tools. Deze netwerken moeten ‘on demand’ bandbreedte en classes of service bieden ter ondersteuning van een toename van het netwerkverkeer en om een optimale gebruikerservaring mogelijk te maken. Uit het onderzoek blijkt dat steeds meer bedrijven gebruikmaken van IP-netwerken ter ondersteuning van hun bedrijfsvoering, en dat samenwerking veel meer omvat dan de traditionele vergaderdiensten. De nadruk ligt steeds vaker op samenwerking op basis van IP-toepassingen.
Definieer benchmarks om de effectiviteit van de samenwerking te meten. Zorg ervoor dat alle betrokkenen inzicht hebben in hun werkvereisten en de noodzaak van verandering onderkennen. Ga na op welke manier de bedrijfsactiviteiten momenteel worden uitgevoerd, en op elke wijze UC&C uw bedrijfsprocessen kan stroomlijnen en verbeteren om het werk van het personeel te vereenvoudigen. Breng de huidige en toekomstige vereisten in kaart, en plan overeenkomstig.
Concentreer u op uw einddoelstellingen. Laat u niet leiden door hypes, maar ga na voor welke zakelijke problemen er een oplossing is vereist. Stel vervolgens een UC&C-plan op dat is gebaseerd op uw doelstellingen voor de korte en lange termijn. Bestudeer de mogelijkheden op het gebied van netwerktechnologie, hardware en software aandachtig om te achterhalen of deze afdoende voorzien in de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften. Zorg ervoor dat u investeert in technologie die optimaal gebruikmaakt van de reeds aanwezige bedrijfsactiva.
Combineer elementen om een integrale samenwerkingservaring te creëren. UC&C omvat een strategie, geen specifieke technologie. Effectieve samenwerking gaat over meer dan gegevens, video, spraak of mobiliteit. Het gaat om het combineren van tools om een samenwerkingservaring te bieden die voor een optimaal rendement zorgt.
Schep een samenwerkingscultuur. Uit het ´Meetings Around the World II´-onderzoek bleek dat de bedrijfscultuur een belangrijke rol speelt bij samenwerking. Het belang van de bedrijfscultuur lijkt zelfs te zijn toegenomen sinds het eerste ´Meetings Around the World´-onderzoek. Hoewel technologie een belangrijke rol speelt, is een open bedrijfscultuur en een decentrale beslissingsstructuur onontbeerlijk. Hooggeplaatste managers moeten de voordelen van samenwerkingstools aan hun personeel duidelijk maken om ervoor te zorgen dat alle werknemers er gebruik van maken.
Luister naar uw personeel. Moderne technologie maakt het mogelijk om altijd en overal te werken. Hoewel 61 procent van de respondenten aangaf graag vanaf elke mogelijke locatie te kunnen werken, beschikte slechts 47 procent van alle bedrijven over een officieel telewerkbeleid. Minder dan een derde van de respondenten zei minimaal één keer per week te telewerken. Het is belangrijk om de beleidsregels te herzien om de efficiëntie en productiviteit binnen de organisatie te bevorderen. Dit kan het werkmoraal ten goede komen.
Grote sprongen vooruit beginnen vaak met kleine stapjes. Uit het ´Meetings Around the World II´-onderzoek bleek dat bedrijven van alle omvang in staat zijn om het rendement op hun investeringen in samenwerking te verhogen, en dat de inzet van steeds geavanceerdere samenwerkingstools een evenredig hoog rendement oplevert. Maak uw personeel wegwijs in het gebruik van instant messaging, desktop- en mobiele gesprekken en audio-, internet- en videoconferencingtechnologie om toegevoegde waarde voor uw organisatie te creëren. Ook doet u er goed aan om het gebruik van gehoste oplossingen te overwegen, omdat deze oplossingen organisaties in staat stellen om snel te schakelen en de bedrijfsvoering aan te passen aan veranderende zakelijke behoeften.
Werk samen met de beste leveranciers. Zorg ervoor dat u samenwerkt met een leverancier van oplossingen die in staat is om uiteenlopende technologische platformen te integreren, zodat u een optimaal resultaat verkrijgt. Vraag uzelf aan of u UC&C intern wilt beheren of er beter aan zou doen om te kiezen voor een managed services provider die over de mankracht, tools en processen beschikt die nodig zijn om een betrouwbare prestatie van UC&C-toepassingen te waarborgen.
Werk samen met andere partijen. Voor een goede samenwerking moet u verder kijken dan uw interne organisatie. Uit het ´Meetings Around the World II´-onderzoek bleek dat teams die gebruikmaken van UC&C-tools kunnen profiteren van het zogenaamde ´netwerkeffect´. De theorie van het netwerkeffect, die wordt toegeschreven aan Robert Metcalfe, de mede-uitvinder van Ethernet, stelt dat hoe meer gebruikers aan een netwerk deelnemen, des te groter de waarde die uit dit netwerk kan worden verkregen. Het is dus zaak om uw samenwerkingscultuur uit te breiden naar klanten, leveranciers en partners om uw reikwijdte en het rendement op uw investeringen in samenwerking te vergroten.
Bewaak de door u geboekte vooruitgang. Definieer mijlpalen om uw succes te meten. Definieer interne benchmarks waarmee u de invloed van UC&C op de verkoop- en resultaten, financiën, bedrijfscultuur en gebruikerstevredenheid kunt meten, en breng waar nodig verbeteringen aan.
"We hebben bemerkt dat de inzet van steeds geavanceerdere unified communications and collaboration-tools bedrijven kan helpen om het rendement op hun investeringen in samenwerking te vergroten en de bedrijfsprestatie te verbeteren," aldus Kerry Bailey, de chief marketing officer van Verizon Business. "Samenwerking omvat meer dan alleen tools of technologie. Wat samenwerking betreft maken de bedrijfscultuur en -structuur het verschil. Voor bedrijven die geavanceerdere samenwerking nastreven, kunnen kleine stappen die op dit gebied worden genomen zich onmiddellijk in zakelijk rendement vertalen."
Het ´Meetings Around the World II´-onderzoek brengt manieren in kaart waarop werknemers binnen het bedrijfsleven en de overheidssector gebruikmaken van technologie om samen te werken. Uit het onderzoek blijkt dat bedrijven die gebruikmaken van geavanceerdere Internet protocol (IP)-samenwerkingstools zoals Voice over Internet Protocol (VoIP), instant messaging, audio-, internet- of videoconferencing of immersive video voor vrijwel levensechte audiovisuele communicatie een hoger rendement op hun investeringen in samenwerking weten te behalen. Raadpleeg voor meer informatie over het onderzoek http://www.verizonbusiness.com/go/meetingsaroundtheworld
