De voorziening tot samenwerking Politie Nederland, de ict-afdeling van de politie, huurde in 2007 en 2008 voor veel geld externen in. Daarom nam de organisatie vervolgens maatregelen om de inhuur terug te dringen. Edward van der Kruijk, voorzitter van de werkgroep externenbeleid legt uit wat er sinds de start van de werkgroep in juli 2009 allemaal gebeurd is.
Hoeveel externen wil vtsPN op 31 december 2009 hebben ingehuurd?
Volgens de begroting willen we aan het einde van het jaar uitkomen op een gemiddelde van 486 externen. In juni 2009 werkten er nog 720 externen voor ons. Dat aantal was al een daling van enkele honderden ten opzichte van 2008, maar lag nog altijd te hoog ten opzichte van ons streefgemiddelde. Vanaf juli hebben we daarom fors geïnvesteerd in de afbouw van het aantal externe medewerkers. Zoals de cijfers nu zijn zullen we er aan het einde van het jaar minder dan vierhonderd in dienst hebben.
En wat is jullie doelstelling voor 2010?
In het ict-jaarplan staat dat we in 2010 375 externen willen inhuren.
Hoe komt het dat de vtsPN zoveel externe ict'ers inhuurt?
De vtsPN is een jonge organisatie, we bestaan sinds 2006. In het begin was het alle hens aan dek. We konden met de eigen medewerkers niet voldoen aan de vraag vanuit de korpsen en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Onze betrokkenheid bij het politiewerk maakte dat we zoveel mogelijk wilden voldoen aan de vraag. Daarom huurden we externen in.
Welke maatregelen hebben jullie genomen?
Wat heel erg helpt is dat we 350 interne medewerkers hebben binnengehaald het afgelopen jaar. Verder stellen we expliciet vast welke functies we intern willen houden en voor welke functies we externen willen inhuren. De vtsPN zal externen in de toekomst nodig blijven hebben, vooral voor specialistische functies. Voor deze functies gelden soms betere arbeidsvoorwaarden dan dat de politie-cao kan bieden. En als de geldende arbeidsvoorwaarden in een beroepsmarkt niet conform de politie-cao zijn, dan moet je daar een oplossing voor zoeken.
Hebben jullie niet eerder onderzocht welke externen vervangen konden worden door internen?
Dat hebben we eerder gedaan, maar we zijn het proces nu aan het verfijnen. Dat betekent dat ons externenbeleid steeds meer een hrm-beleid wordt. Je kijkt nu naar welke competenties je nodig hebt en of je dit wilt inhuren, of dat je op zoek gaat naar een medewerker.
Uit rapportages bleek ook dat jullie niet wisten wat in huis was. Hoe lossen jullie dat nu op?
We hebben inmiddels een dashboard dat voortdurend laat zien welke externen we in huis hebben en welke competenties die hebben. Daarnaast hebben we de systemen aan elkaar gekoppeld om een beter zicht te krijgen op het aantal externen in de organisatie.
Eerder dit jaar hadden jullie nog moeite met het werven van internen. Is dat nu omgeslagen?
Ja, we hebben inmiddels ons doel om 350 medewerkers te werven gehaald. Het feit dat we ict-werkgever van het jaar zijn geworden heeft daar erg aan bijgedragen. Dat is goede public relations. En we hebben wat voordeel gehad van de financiële crisis. Werknemers willen graag stabiliteit en denken dat bij de overheid te vinden. Uiteindelijk is het werven heel vlot gegaan. We hebben het doel in september al gehaald.
Wat voor functies willen jullie nu nog door medewerkers laten doen die nu door externen worden uitgevoerd?
Er is niet meer zo heel veel wat door externen wordt gedaan. Eerder waren er bijvoorbeeld nog veel externe projectmanagers, dat werk wordt nu veel door interne medewerkers gedaan.
Jullie hebben veel interne medewerkers geworven. Wat is er verder nog gebeurd?
Managers zijn zich nu veel meer bewust van de noodzaak van het inhuren van personeel. Soms kun je een project ook even uitstellen tot er in een ander project iemand vrijkomt in plaats van dat je er iemand voor inhuurt.
Hoe maak je de managers daarvan bewust?
De directie, de werkgroep en het managementteam heeft daar ongelooflijk hard op gestuurd. Het heeft erg geholpen dat we de rijen gesloten hebben. Dat levert vaak wel lastige keuzes op. Daarnaast hebben we gezorgd voor transparantie door bijvoorbeeld rapportages. Managers wisten vaak niet wat er bedrijfsbreed aan externen werd ingehuurd.
Is dat het lastigst geweest om de managers bewust te maken?
Nee, ik vond het inrichten van het proces het lastigst. Het proces was in eerste instantie heel ingewikkeld. Dat hebben we aangepast.
Uiteindelijk is er natuurlijk wel heel veel gebeurd. Dat vraagt heel veel van een organisatie. Je gaat anders om met externen, maar ook met eigen medewerkers. De werkgroep wil dat er begin 2010 minder dan 400 externen in dienst zijn. Daarnaast moeten de nieuwe processen rond externeninhuur dan binnen de vtsPN onder controle zijn. Lijnmanagers nemen dan onze taken weer over. Dat gaan we halen. Er blijven regelmatig rapportages over ons externenbeleid komen, ook naar de politiek. Dat is niet erg, inmiddels hebben we een goed verhaal.
