Organisaties kunnen het zich onder druk van kostenbesparingen en een snel veranderende wereld niet langer permitteren te wachten om hrm verder te professionaliseren. eHRM is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Hoewel steeds meer organisaties bezig zijn met eHRM, blijken er in de praktijk ook nog heel wat hobbels en bobbels te zijn. Waar ligt dat toch aan?
Het zal je bekend voorkomen: eHRM is een middel en géén doel. Juist eHRM roept hele concrete vraagstukken op over de richting en inrichting van de hrm-discipline. eHRM zal immers leiden tot hele zichtbare en praktische veranderingen in de manier van werken en dus het gedrag van mensen. Mede daar ligt de winst van eHRM. Andersom ligt in het laatste ook juist het feit verscholen dat eHRM niet altijd gemakkelijk van de grond komt. eHRM gaat vaak gepaard met belangen, emoties en ‘politieke’ spanningsvelden. Onderdeel van de spanning is vaak de hrm'er zelf, maar dikwijls ook de leidinggevende die uiteindelijk als klant gebruik zal gaan maken van eHRM. De laatstgenoemde ziet ‘zelf service’, een van de principes van eHRM, vaak helemaal niet zitten en denkt alleen maar aan meer werk in plaats van minder: 'daar is de hrm-afdeling toch voor?'.
Daarnaast lukt het de hrm'er vaak niet om uit zijn traditionele rol als operationele uitvoerder te kruipen. Hij of zij valt voor de verleidingen om alledaagse problemen van de manager over te nemen, mensen helpen is immers een missie van veel hrm'ers. Mede door het veel gehoorde argument van te hoge werkdruk neemt men te weinig rust om de strategie en nieuwe oplossingsmogelijkheden goed te doordenken. En dat helpt niet echt om een echte ‘strategische business partner’ te worden. We hebben het daarmee dus ook over gedragsverandering. En juist dát blijkt in de praktijk niet al te gemakkelijk. De enigszins gevoelige vraag is nu of het niet ontbreekt aan de daadwerkelijke wil om te veranderen.
Als hrm'er moet je verschillende rollen kunnen en willen vervullen. De ene keer vervul je de rol als deskundige op het gebied van procesverbetering, de andere keer fungeer je als ambassadeur voor het introduceren van nieuwe technologie zoals eHRM. Dat betekent kennis en ervaring opdoen die daarvoor nodig is die je misschien eerder niet had. Niet blijven hangen in Calimero-denken (‘bang om eigen werk te verliezen’), maar open staan voor nieuwe kansen. Daar is discipline en enthousiasme voor nodig. Natuurlijk kost dat tijd, maar je moet toch ergens beginnen. Als lijnmanager kan je je daarentegen ook niet meer verschuilen achter de afhankelijkheid naar de hrm-afdeling. Het vormgeven van en dagelijks invulling geven aan personeelsbeleid is jouw managerstaak. Als de hrm-afdeling je daarin goed ondersteunt, dan heb je daar juist alleen maar voordeel van.
Naast het feit dat er natuurlijk technische of projectmatige succesfactoren zijn, is juist verandering van gedrag doorslaggevend in het welslagen van eHRM. Daar is wel behoorlijk wat lef voor nodig. Een paar tips:
Tip 1: Spreek krachtige taal en communiceer een heldere boodschap. Iedereen moet weten welk probleem eHRM nu eigenlijk oplost en wat voor consequenties dat heeft. Blijf niet hangen in vage doelen en gebruik in jouw plannen concrete voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. Wat betekent ‘self-service’ nu echt?
Tip 2: ‘Neem de tijd’: uitleg geven over de voordelen van eHRM en de implementatie ervan vraagt meer tijd dan je denkt. Investeer daar flink in. Verdiep je in elkaars werk, loop een dag (of meer) mee, schrijf frequent een nieuwsbrief en stel een spreekuur in voor vragen en klachten.
Tip 3: Durf elkaar aan te spreken op gedrag en vanzelfsprekendheden die door de komst van eHRM niet meer vanzelfsprekend zijn. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zullen verschuiven of zelfs verdwijnen. Schaf oude gedragspatronen af en blijf met elkaar in gesprek.
Kortom, eHRM is het middel waarmee je een professionaliseringsslag voor de organisatie kunt maken. Daarbij is de juiste attitude een belangrijke succesvoorwaarde voor de invoering van eHRM. Met de wil om te veranderen kom je dan al een heel eind!
Matthijs van den Bos
UmanID
