’70 procent ECM-projecten mislukt’

Wat is ECM?

Enterprise content management (ecm) is het totaal aan strategische plannen en softwarehulp om ongestructureerde informatie en handelingen te structureren. Het paraplubegrip omvat deeloplossingen zoals documentmanagement, webcontentmanagement, en digitaal asset-management. Het gaat zowel om opslag, beheer, als doorzoekbaarheid van gegevens.

Moet ik hierover nadenken?

‘Veel organisaties hebben de doelstelling om alle data, informatie en kennis beschikbaar te maken zonder zich af te vragen of dat noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of om te voldoen aan wet- en regelgeving. Het beheren van alle informatie is complex, kost veel tijd, geld en vergt veel inspanning. Ecm is alleen relevant voor bedrijven waar het resultaat (het gewenste effect) de investering overstijgt. Levert het werkelijk zoveel op dat het nodig is om alles via ecm vast te leggen en te ontsluiten?', zegt informatiemanager Daphne Depasse.

‘Denk na. Welke informatie is relevant om op te slaan en hoe? Voor welke groepen binnen en buiten de organisatie? Wie is eigenaar van de informatie? Welk systeem kan dit het beste ondersteunen?', zegt Marjolein Ahsmann van AutomaMa dat webgerelateerde ecm-projecten begeleidt.

Belangrijke vragen die een bedrijf zich moet stellen zijn volgens informatiestrateeg Erik Hartman: ‘Welke processen gaan we ondersteunen?  Welke metadata gaan we vragen aan de gebruikers? Welke standaarden en architectuur gaan we inzetten om bedrijfsgegevens te delen? Welke gebruikersinterface gaan we aanbieden? Welke architectuur gaan we inzetten?'

Wat valt er te kiezen?

Software die de dubbeling van gegevens moet tegengaan staat in de belangstelling. Bij data-deduplicatie gaat het om het zo efficiënt mogelijk wegschrijven van data, waarbij ‘dubbele' data met behulp van software maar één keer kan worden opgeslagen. De claims die aanbieders van die software hanteren zijn vaak echter nogal overdreven. Het is van groot belang om in de rekensommen alle relevante factoren mee te nemen en te testen op basis van eigen datasets. Belangrijke factoren zijn onder andere: Hoeveel megabyte kan een systeem per seconde verwerken? Welke basistechnologie wordt gebruik? Wat is de maximale capaciteit per deduplicatie-server en hoe schaalbaar is die aanpak? Levert men een standaardsysteem of gaat het om maatwerk per datacenter?

Wet- en regelgeving speelt vaak een grote rol bij de keuze om een ecm-strategie op te zetten. Een  voorbeeld is e-mailcompliance. Door e-mails op inhoud te filteren kan een bedrijf bijvoorbeeld vastleggen dat gevoelige financiële informatie niet via e-mail mag worden verstuurd. Ook zijn bedrijven verplicht om sommige informatie voor langere tijd te bewaren. Dat kan ook om gegevens gaan die in e-mails staan.

Elektronisch factureren groeit. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent (gegevens factuurwijzer.nl). Het afgelopen jaar was er volgens die organisatie een groei te zien van tien procent. Friso de Jong, directeur van Factuurwijzer.nl en voorzitter van Platform Elektronisch Factureren (Platform Elfa), verwacht dat in 2017 tachtig procent van facturen elektronisch wordt verstuurd.

Business intelligence (bi). Naast het beheer van gegevens staat de analyse van die data steeds vaker centraal. Bi is steeds vaker onderdeel van een ecm-strategie.

Wat is daar zo moeilijk aan?

‘Zeventig procent van de ECM-projecten mislukt. Een consultant kan helpen om de klant te behoeden voor de bekende valkuilen,' zegt Erik Hartman. ‘Het gaat bijvoorbeeld om gebruikers die te weinig worden betrokken bij het project, een te grote scope van het project, technologie die niet aansluit bij de behoeften van een organisatie,  zijn opgesteld en projectdoelstellingen die niet helder zijn.'

Wie geeft hierover advies?

Accenture
Altran
Atos Origin
BT
Caesar
Capgemini/Sogeti
Centric
Ciber
Ctac
Deloitte Consulting
HP
IBM
Imtech ICT
Inter Access
IT Staffing
KPN/Getronics
Logica
Microsoft
Ordina
Pecoma
Qurius
Siemens
Tata Consultancy Services
Unisys
VX Company

Selectie adviesbedrijven

Bovenstaande lijst kwam tot stand door aan de veertig grootste adviesbedrijven te vragen over welke ict-deelgebieden zij adviseren.

De selectie van de veertig grootste adviesbedrijven is uitgevoerd door Mazars Berenschot Corporate Finance. Dat gebeurde op basis van omzetgegevens van ict-bedrijven die ict-advisering als hoofdbedrijfsactiviteit hebben. Deze omzetgegevens zijn gehaald uit openbare bronnen.