K3 zoekt K4

In organisaties wordt veel geld verspild. Men leeft bij de dag en het besef dat dezelfde activiteiten en gebeurtenissen telkens terugkomen, is wel aanwezig, maar er worden geen structurele oplossingen voor gevonden. Een voorbeeld is dat na nieuwbouw van systemen deze ook onderhouden moeten worden. Nieuwe wensen, maar ook gebeurtenissen van buitenaf, zoals wetswijzigingen, veranderingen in de maatschappij en technologische ontwikkelingen, vragen continu om aanpassingen in ict-systemen.

Bij aanpassingen aan ict-systemen speelt K3 een grote rol. Deze drie K's zijn kwaliteit, kosten (geld) en kwantiteit (of tijd). Deze K3 is analoog aan de duivelsdriehoek. De theorie achter de duivelsdriehoek is:

– De drie factoren beïnvloeden elkaar. Gaan bijvoorbeeld de kosten omlaag, dan lijdt de kwaliteit en/of de kwantiteit hieronder.
– Hooguit twee van de drie factoren kunnen tegelijk positief beïnvloed worden. Alleen als de kwaliteit daaronder lijdt zijn de kosten lager én de kwantiteit groter.

Deze theorie is algemeen geaccepteerd en bestrijd ik niet. De duivelsdriehoek speelt inderdaad een rol bij afzonderlijke trajecten, maar ieder afzonderlijk traject moet beschouwd worden als onderdeel van een groter geheel.

Als afstand genomen wordt van de waan van de dag en niet uitsluitend per project gehandeld wordt, dan kan K4 aangewend worden. Deze vierde K staat voor kennis. Kennisverwerving, en met name kennisborging, is hét middel om met een relatief kleine investering alle toekomstige duivelsdriehoeken te beïnvloeden. Kennis verwerf je vanzelf, voor borging van kennis moet je iets meer doen. Hoe vindt kennisborging plaats?

– Door het binden en in de buurt houden van mensen. Dit kan door met eigen mensen de kennisborging in te regelen. Mensen die kennis hebben van meerdere ict-systemen vinden meer uitdaging in het werk. Binden van mensen kan ook door afspraken met leveranciers te maken. Een aantal leveranciers is hierop ingericht en kan deze dienstverlening bieden. Meestal gebeurt dit in de vorm van outsourcing of co-sourcing.

– Door actief op kennisborging te sturen. Dit moet 'lean and mean' gebeuren. Ieder los project wordt gebruikt om een bredere kennisborging te krijgen. Middel hierbij is een kennis-scorekaart. Dit is een matrix waarin de mensen staan en welke kennis zij hebben. De kennis wordt op globaal niveau in de matrix opgenomen. Ga daarin niet dieper dan de kennis van ict-systemen en deelsystemen. Door meer detail, zoals processen of use cases, gaat de onderhoudbaarheid achteruit en het geheel belandt dan voorgoed in de kast. Per systeem en deelsysteem moeten minimaal twee mensen kennis opbouwen.

– Door standaardisatie in het proces. Door het hanteren van een standaard projectopzet (wat staat waar?) en gebruik van standaarden, zoals sjablonen, weten mensen die met die standaarden bekend zijn snel waar zij de kennis vandaan moeten halen en zijn snel ingewerkt.

– Ook standaarden moeten 'lean and mean' ontwikkeld worden. De producten die bij een project opgesteld worden kunnen algemeen gemaakt worden en ook op het web zijn genoeg standaarden te vinden om in de eigen bibliotheek op te nemen.

Hoe beïnvloed kennis de duivelsdriehoek?

– Kosten: Door mensen met kennis blijven de inwerkkosten beperkt.
– Kwaliteit: Door kennis worden minder fouten gemaakt en bij controle meer fouten ontdekt.
– Kwantiteit: Door kennis is een korte inwerktijd en een snelle start mogelijk, waardoor in dezelfde tijd meer gerealiseerd wordt.

Het voordeel is het grootst in de disciplines die kennisintensief zijn, waaronder systeemontwerp en testen. Bij design en testen is kennis van de omgeving, organisatie, business, technologie en ict-systemen onmisbaar.